Cheltuielile de drum ale șoferilor în logistică

Când un șofer de camion din Turcia pleacă din Istanbul spre Mersin, are în buzunar un avans, câteva fotografii în telefon și bonuri mototolite în torpedou. La finalul cursei, departamentului financiar îi rămân aceleași întrebări: pe ce s-au cheltuit banii, există document justificativ și la ce cursă se înregistrează? Acest articol arată cum pot companiile de logistică să gestioneze cheltuielile de drum ale șoferilor, de la avansul de cursă până la înregistrarea contabilă: cheltuieli tipice, acordarea și decontarea avansului, un exemplu de înregistrare, o listă de verificare și modul în care procesul funcționează în Masraff.

Din ce sunt formate cheltuielile de drum ale șoferilor?

Cheltuielile de drum ale șoferilor cuprind masa, cazarea, parcarea, taxele de drum și reparațiile urgente pe care șoferul le plătește în timpul cursei din banii proprii sau din avans. Pozițiile diferă în funcție de rută, dar tabelul de mai jos va fi familiar majorității companiilor.

Cardurile de combustibil și sistemele electronice de taxare a drumurilor (HGS și OGS în Turcia) vin de regulă pe un extras separat, cu propria reconciliere. Acest articol se concentrează pe cheltuielile pe care șoferul le plătește personal în timpul cursei și pentru care trebuie să aducă documentul.

De ce este mai dificilă urmărirea cheltuielilor în logistică?

Urmărirea cheltuielilor este mai dificilă în logistică pentru că persoana care cheltuie stă zile întregi departe de birou, iar documentele rămân la șofer până la finalul cursei. Ies în evidență câteva probleme tipice:

• Bonuri pierdute: bonurile tipărite pe hârtie termică se șterg în timp, iar unele se pierd în cabină.
• Documente întârziate: la întoarcere șoferul pleacă imediat în cursa următoare, iar bonurile se predau abia la sfârșit de lună.
• Cheltuieli fără legătură cu o cursă: fără numărul cursei sau numărul de înmatriculare pe bon, nu e clar pe costul cărei curse se înregistrează.
• Avansuri nedecontate: la finalul cursei nu se știe cât din avans s-a cheltuit și cât trebuie returnat.
• Declarare dublă: același bon este predat pe hârtie și trimis și ca fotografie.

Soluția comună este înregistrarea cheltuielii în momentul în care se face, împreună cu datele cursei.

Cum se acordă și cum se decontează un avans de cursă?

Avansul de cursă se acordă înainte de plecare pe baza unei cereri aprobate și se decontează după aceea prin compensare cu cheltuielile declarate de șofer. Diferența este recuperată de la șofer sau plătită șoferului.

O rutină care funcționează arată așa:

1. Înainte de cursă, șoferul deschide o cerere de avans cu datele cursei.
2. Managerul de flotă sau de operațiuni o aprobă și plata se efectuează.
3. În timpul cursei, șoferul introduce cheltuielile cu o fotografie a fiecărui bon.
4. La final, cheltuielile sunt comparate cu avansul, iar soldul rămas este vizibil.
5. Diferența se returnează sau se plătește, iar avansul se închide.

Păstrarea avansurilor pentru curse interne și internaționale ca tipuri separate ușurează urmărirea valutei și a soldurilor. Elementele de bază ale procesului le-am prezentat în ghidul nostru de gestionare a avansurilor angajaților.

Cum se înregistrează în contabilitate cheltuielile șoferilor?

În Turcia, cheltuielile șoferilor se înregistrează conform planului de conturi unificat (Tekdüzen Hesap Planı), cu contul 195 Avansuri de serviciu pentru avans, conturi de cheltuieli din clasa 7 pentru cost și contul 191 pentru TVA deductibilă. Cifrele de mai jos sunt un exemplu.

Exemplu: un șofer primește un avans de cursă de 8.000 TL. Din cursă aduce un bon de parcare de 120 TL cu TVA de 20% inclus. Toate cheltuielile, inclusiv parcarea, însumează 6.350 TL; restul de 1.650 TL se returnează companiei.

Contul din clasa 7 folosit depinde de structura costurilor companiei: firmele care urmăresc costul curselor drept cost de producție al serviciilor folosesc alt cont decât cele care le înregistrează în 760 sau 770. Dacă nu s-a acordat avans, datoria față de șofer se urmărește în contul de angajat 195/320.

Temei legal: în Turcia, o cheltuială trebuie dovedită cu un document pentru a fi deductibilă (Legea procedurii fiscale nr. 213, articolul 227; Monitorul Oficial din 10.01.1961). Conform articolului 253 din aceeași lege, documentele se păstrează 5 ani începând cu anul următor celui la care se referă. Tratamentul fiscal al diurnelor plătite șoferilor este reglementat de articolele 24 și 27 din Legea impozitului pe venit nr. 193 (Monitorul Oficial din 06.01.1961). Confirmați aplicarea în compania dumneavoastră cu consultantul financiar (mali müşavir).

Ce trebuie să cuprindă politica de cheltuieli pentru șoferi?

Politica de cheltuieli pentru șoferi trebuie să precizeze clar ce cheltuieli se acoperă, plafoanele zilnice, regula privind documentele și termenul de predare. O politică scurtă este citită și respectată de șoferi. Pentru o primă variantă puteți folosi modelul nostru de politică de cheltuieli.

Listă de verificare:

• Sunt enumerate una câte una cheltuielile acoperite?
• Există un plafon zilnic pentru masă, înmulțit cu numărul de zile ale cursei?
• Este scrisă cerința ca factura de cazare să fie pe numele companiei?
• Este clar cum se tratează cheltuielile fără document?
• Este precizat în câte zile după cursă trebuie introduse cheltuielile?
• Este obligatoriu numărul cursei sau numărul de înmatriculare la fiecare cheltuială?
• Sunt definite termenul și modul de returnare a avansului?
• Sunt descrise separat regulile de curs valutar și documente pentru cursele internaționale?

Cum funcționează în Masraff?

Masraff reunește cheltuielile de drum ale șoferilor într-un singur flux, de la cererea de avans până la înregistrarea contabilă. Imaginea de ansamblu o găsiți pe pagina soluției Masraff pentru companiile de logistică.

• Aplicații mobile: șoferii introduc cheltuielile în aplicația mobilă, descărcată din App Store, Google Play sau Huawei AppGallery, fotografiind bonul. Scanarea bonurilor cu inteligență artificială transferă datele de pe bon în câmpurile cheltuielii.
• Cerere de avans și decontare: șoferul solicită avansul de cursă prin Masraff; avansul aprobat se compensează cu cheltuielile introduse, iar soldul este urmărit în timp real. Subtipuri precum avans intern, extern sau de serviciu se definesc separat, fiecare cu propriul cont, flux de aprobare și politică de cheltuieli.
• Motorul de politici de cheltuieli: se definesc plafoane pe categorii, zilnice și lunare. Când pe formular este activat un câmp de zile, un plafon zilnic pentru masă, de exemplu, se aplică în funcție de numărul de zile. La depășire, sistemul poate doar să avertizeze sau să blocheze cheltuiala.
• Datele cursei: cu câmpurile Cod proiect, Etichetă și Câmp suplimentar, numărul cursei sau numărul de înmatriculare se adaugă la fiecare cheltuială și pot fi făcute obligatorii.
• Controale: verificarea duplicatelor împiedică declararea de două ori a aceleiași cheltuieli. Ultima zi de acceptare a cheltuielilor și închiderea perioadei limitează documentele întârziate.
• Contabilitate: prin determinarea detaliată a TVA, fiecare bon este repartizat pe conturile de cheltuieli, TVA și angajat. Masraff se integrează cu peste 20 de sisteme ERP și programe de contabilitate.

Experiența unui operator de flote cu Masraff o puteți citi în studiul de caz despre un operator global de flote. Ce face ca o aplicație să fie cu adevărat folosită de șoferi am descris în articolul despre aplicațiile de cheltuieli mobile-first.

Întrebări frecvente

Cum urmăresc companiile de logistică cheltuielile șoferilor?

Companiile de logistică urmăresc cel mai bine cheltuielile șoferilor în momentul plății, printr-o aplicație mobilă și împreună cu datele cursei. Astfel bonul este înregistrat înainte să se piardă și este comparat cu avansul la finalul cursei.

În ce cont se urmărește avansul de cursă al unui șofer?

În Turcia, avansul de cursă al unui șofer se urmărește în contul 195 Avansuri de serviciu din planul de conturi unificat. Pe măsură ce cheltuielile sunt declarate, contul este creditat și închis.

Este deductibilă o cheltuială a șoferului fără bon?

În Turcia, o cheltuială fără document nu este, de regulă, acceptată ca deductibilă, deoarece Legea procedurii fiscale cere dovada prin document. În astfel de cazuri decid politica companiei și opinia consultantului dumneavoastră financiar.

La ce să vă uitați într-o aplicație de card sau de cheltuieli pentru logistică?

La alegerea unei aplicații de card sau de cheltuieli pentru logistică, urmăriți introducerea mobilă a bonurilor, decontarea avansurilor, câmpurile la nivel de cursă și exportul în ERP. Faptul că șoferul poate introduce o cheltuială în câțiva pași decide dacă aplicația este folosită constant.