Gastos de viaje de conductores en logística

Cuando un conductor de camión en Turquía sale de Estambul hacia Mersin, lleva un anticipo en el bolsillo, unas cuantas fotos en el móvil y tiques arrugados en la guantera. Al terminar el viaje, el equipo de finanzas se queda con las mismas preguntas: ¿en qué se gastó el dinero, hay justificante y a qué viaje corresponde? Este artículo explica cómo las empresas de logística pueden gestionar los gastos de viaje de sus conductores desde el anticipo hasta el asiento contable: partidas típicas, entrega y liquidación del anticipo, un asiento de ejemplo, una lista de control y cómo funciona el proceso en Masraff.

¿De qué se componen los gastos de viaje de un conductor?

Los gastos de viaje de un conductor son las comidas, el alojamiento, el aparcamiento, los peajes y las reparaciones urgentes que paga durante el viaje de su bolsillo o con el anticipo. Las partidas cambian según la ruta, pero la tabla siguiente resultará familiar a la mayoría de empresas.

Las tarjetas de combustible y los sistemas de peaje electrónico (HGS y OGS en Turquía) suelen llegar en un extracto aparte con su propia conciliación. Este artículo se centra en los gastos que el conductor paga en persona durante el viaje y cuyo justificante debe entregar.

¿Por qué es más difícil el control de gastos en logística?

El control de gastos es más difícil en logística porque quien gasta pasa días fuera de la oficina y los justificantes se quedan con el conductor hasta que termina el viaje. Destacan varios problemas típicos:

• Tiques perdidos: los tiques en papel térmico se borran con el tiempo y algunos se pierden en la cabina.
• Justificantes tardíos: el conductor vuelve y sale enseguida hacia el siguiente viaje, así que los tiques no llegan hasta fin de mes.
• Gastos sin viaje asignado: si el tique no lleva número de viaje ni matrícula, no está claro a qué viaje imputar el coste.
• Anticipos abiertos: al acabar el viaje no se sabe cuánto del anticipo se gastó y cuánto hay que devolver.
• Doble presentación: el mismo tique se entrega en papel y además se envía como foto.

La solución común es registrar el gasto en el momento en que se produce y junto con los datos del viaje.

¿Cómo se entrega y se liquida un anticipo de viaje?

Un anticipo de viaje se entrega antes de salir con una solicitud aprobada y se liquida después compensándolo con los gastos declarados por el conductor. La diferencia se recupera del conductor o se le abona.

Una rutina que funciona sería así:

1. Antes del viaje, el conductor abre una solicitud de anticipo con los datos del viaje.
2. El responsable de flota u operaciones la aprueba y se realiza el pago.
3. Durante el viaje, el conductor registra sus gastos con una foto de cada tique.
4. Al terminar, los gastos se cruzan con el anticipo y el saldo pendiente queda visible.
5. La diferencia se devuelve o se abona, y el anticipo se cierra.

Mantener los anticipos de viajes nacionales e internacionales como tipos separados facilita el seguimiento de divisas y saldos. Explicamos lo básico del proceso en nuestra guía de gestión de anticipos a empleados.

¿Cómo se contabilizan los gastos de los conductores?

En Turquía, los gastos de los conductores se contabilizan según el Plan de Cuentas Uniforme (Tekdüzen Hesap Planı), con la cuenta 195 Anticipos de trabajo para el anticipo, cuentas de gasto de la clase 7 para el coste y la cuenta 191 para el IVA deducible. Las cifras siguientes son un ejemplo.

Ejemplo: un conductor recibe un anticipo de viaje de 8.000 TL. Del viaje trae un tique de aparcamiento de 120 TL con un 20 % de IVA incluido. Todos los gastos, aparcamiento incluido, suman 6.350 TL; los 1.650 TL restantes se devuelven a la empresa.

A qué cuenta de la clase 7 va el coste depende de la estructura de costes de la empresa: quienes siguen el coste de los viajes como coste de producción del servicio usan una cuenta distinta de quienes lo registran en la 760 o la 770. Si no hay anticipo, la deuda con el conductor se sigue en la cuenta de empleado 195/320.

Base legal: en Turquía, un gasto debe estar acreditado con un documento para ser deducible (Ley de Procedimiento Tributario n.º 213, artículo 227; Boletín Oficial del 10.01.1961). Según el artículo 253 de la misma ley, los documentos se conservan 5 años a partir del año siguiente al que corresponden. El tratamiento fiscal de las dietas pagadas a los conductores está regulado en los artículos 24 y 27 de la Ley del Impuesto sobre la Renta n.º 193 (Boletín Oficial del 06.01.1961). Confirme cómo se aplica a su empresa con su asesor fiscal (mali müşavir).

¿Qué debe incluir la política de gastos para conductores?

La política de gastos para conductores debe indicar con claridad qué partidas se cubren, los límites diarios, la regla de justificantes y el plazo de entrega. Una política breve es la que los conductores leen y cumplen. Para un primer borrador puede usar nuestra plantilla de política de gastos.

Lista de control:

• ¿Se enumeran una por una las partidas cubiertas?
• ¿Hay un límite diario de comidas y se multiplica por los días de viaje?
• ¿Se exige que la factura de alojamiento esté a nombre de la empresa?
• ¿Está claro qué se hace con un gasto sin justificante?
• ¿Se indica en cuántos días tras el viaje deben registrarse los gastos?
• ¿Es obligatorio el número de viaje o la matrícula en cada gasto?
• ¿Están definidos el plazo y la forma de devolver el anticipo?
• ¿Se detallan por separado las reglas de tipo de cambio y justificantes para viajes internacionales?

¿Cómo funciona en Masraff?

Masraff reúne los gastos de viaje de los conductores en un único flujo, desde la solicitud de anticipo hasta el asiento contable. Puede ver la imagen general en la página de la solución de Masraff para empresas de logística.

• Apps móviles: los conductores registran sus gastos en la app móvil, disponible en App Store, Google Play y Huawei AppGallery, haciendo una foto del tique. El escaneo de tiques con IA traslada los datos del tique a los campos del gasto.
• Solicitud y liquidación de anticipos: el conductor solicita el anticipo de viaje a través de Masraff; el anticipo aprobado se compensa con los gastos registrados y el saldo se sigue en tiempo real. Se pueden definir por separado subtipos como anticipo nacional, internacional o de trabajo, cada uno con su propia cuenta, flujo de aprobación y política de gastos.
• Motor de políticas de gastos: se definen límites por categoría, diarios y mensuales. Si en el formulario se activa un campo de días, un límite diario de comidas, por ejemplo, se aplica según el número de días. Cuando se supera un límite, el sistema puede solo mostrar un aviso o bloquear el gasto.
• Datos del viaje: con los campos Código de proyecto, Etiqueta y Campo adicional se añade a cada gasto el número de viaje o la matrícula, y pueden hacerse obligatorios.
• Controles: el Control de duplicados impide declarar dos veces el mismo gasto. El Último día de aceptación de gastos y el cierre de período limitan los justificantes tardíos.
• Contabilidad: con la Determinación detallada del IVA, cada tique se reparte entre las cuentas de gasto, IVA y empleado. Masraff se integra con más de 20 sistemas ERP y de contabilidad.

Puede leer la experiencia de un operador de flotas con Masraff en el caso de estudio de un operador global de flotas. Qué hace que los conductores usen de verdad una app lo contamos en nuestro artículo sobre apps de gastos mobile-first.

Preguntas frecuentes

¿Cómo controlan las empresas de logística los gastos de sus conductores?

Las empresas de logística controlan mejor los gastos de sus conductores en el momento del pago, con una app móvil y junto con los datos del viaje. Así el tique queda registrado antes de perderse y se cruza con el anticipo al final del viaje.

¿En qué cuenta se registra el anticipo de viaje de un conductor?

En Turquía, el anticipo de viaje de un conductor se registra en la cuenta 195 Anticipos de trabajo del Plan de Cuentas Uniforme. A medida que se declaran los gastos, la cuenta se abona y se cierra.

¿Se puede deducir un gasto de conductor si se perdió el tique?

En Turquía, un gasto sin documento en general no se acepta como deducible, porque la Ley de Procedimiento Tributario exige acreditación documental. En estos casos deciden la política de la empresa y el criterio de su asesor fiscal.

¿Qué hay que buscar en una app de tarjeta o de gastos para logística?

Al elegir una app de tarjeta o de gastos para logística, fíjese en la captura móvil de tiques, la liquidación de anticipos, los campos por viaje y la exportación al ERP. Que el conductor pueda registrar un gasto en pocos pasos decide si la app se usa de forma constante.