Logistikada sürücü yol xərcləri necə idarə olunur?

Türkiyədə bir TIR sürücüsü İstanbuldan Mersinə reysə çıxanda cibində avans, telefonunda bir neçə şəkil, bardaçokda isə əzilmiş çeklər olur. Reys bitəndə mühasibatlığın qarşısında eyni suallar qalır: pul nəyə xərclənib, sənədi varmı və hansı reysə yazılmalıdır? Bu məqalə logistika şirkətlərinin sürücülərin yol xərclərini reys avansından mühasibat yazılışına qədər necə idarə edə biləcəyini izah edir: tipik xərc maddələri, avansın verilməsi və bağlanması, nümunə mühasibat yazılışı, yoxlama siyahısı və bu prosesin Masraff-da necə işlədiyi.

Sürücülərin yol xərcləri hansı maddələrdən ibarətdir?

Sürücülərin yol xərcləri reys zamanı sürücünün öz cibindən və ya reys avansından ödədiyi yemək, yaşayış, dayanacaq, yol haqları və təcili təmir xərclərindən ibarətdir. Maddələr marşruta görə dəyişir, amma aşağıdakı cədvəl əksər şirkətlərə tanış gələcək.

Yanacaq kartları və elektron yol ödəniş sistemləri (Türkiyədə HGS və OGS) adətən ayrıca çıxarış kimi gəlir və öz uzlaşdırma prosesinə malikdir. Bu məqalə sürücünün reys zamanı özünün ödədiyi və sənədini gətirməli olduğu xərclərə fokuslanır.

Logistikada xərclərin izlənməsi niyə çətinləşir?

Logistikada xərclərin izlənməsi çətinləşir, çünki xərci edən şəxs günlərlə ofisdən uzaqda olur və sənədlər reys bitənə qədər sürücüdə qalır. Bir neçə tipik problem önə çıxır:

• İtən çeklər: termal kağıza çap olunmuş çeklər zamanla silinir, bir qismi isə kabinədə itir.
• Gecikən sənədlər: sürücü qayıdan kimi növbəti reysə çıxır, çeklər ayın sonunadək təhvil verilmir.
• Reysə bağlanmayan xərclər: çekdə reys nömrəsi və ya dövlət nömrəsi olmayanda xərcin hansı reysin maya dəyərinə yazılacağı bəlli olmur.
• Açıq qalan avanslar: reysin sonunda avansın nə qədərinin xərcləndiyi, nə qədərinin qaytarılacağı aydın olmur.
• Təkrar bəyan: eyni çek həm kağız şəklində təhvil verilir, həm də şəkli göndərilir.

Bu problemlərin ortaq həlli xərcin edildiyi anda və reys məlumatı ilə birlikdə qeydə alınmasıdır.

Reys avansı necə verilir və necə bağlanır?

Reys avansı reysdən əvvəl təsdiqlənmiş sorğu əsasında verilir və reysdən sonra sürücünün bəyan etdiyi xərclərlə əvəzləşdirilərək bağlanır. Fərq ya sürücüdən geri alınır, ya da sürücüyə ödənilir.

İşlək avans qaydası belə görünür:

1. Sürücü reysdən əvvəl reys məlumatı ilə avans sorğusu açır.
2. Park və ya əməliyyat meneceri sorğunu təsdiqləyir, ödəniş edilir.
3. Sürücü reys boyu xərclərini hər çekin şəkli ilə daxil edir.
4. Reys bitəndə xərclər avansla uyğunlaşdırılır, qalan balans görünür.
5. Fərq qaytarılır və ya sürücüyə ödənilir, avans bağlanır.

Daxili və beynəlxalq reyslər üçün avansları ayrı növlər kimi saxlamaq valyuta və balans izləməsini asanlaşdırır. Avans prosesinin əsaslarını işçi avanslarının idarə edilməsi bələdçimizdə izah etmişik.

Sürücü xərcləri mühasibatlıqda necə qeydə alınır?

Türkiyədə sürücü xərcləri vahid hesablar planına (Tekdüzen Hesap Planı) əsasən avans üçün 195 İş avansları hesabı, xərc üçün 7-ci sinif xərc hesabları və əvəzləşdirilən ƏDV üçün 191 hesabı ilə qeydə alınır. Aşağıdakı rəqəmlər nümunədir.

Nümunə: sürücüyə 8.000 TL reys avansı verilir. Sürücü reysdən ƏDV daxil 120 TL məbləğində, 20% ƏDV-li dayanacaq çeki gətirir. Dayanacaq daxil bütün xərclərin cəmi 6.350 TL-dir; qalan 1.650 TL şirkətə qaytarılır.

Xərcin hansı 7-ci sinif hesaba yazılacağı şirkətin xərc strukturundan asılıdır: reys xərclərini xidmətin maya dəyərində izləyən şirkətlər xərcləri 760 və ya 770-də izləyənlərdən fərqli hesab istifadə edir. Avans verilmədiyi hallarda sürücüyə olan borc 195/320 işçi hesabında izlənir.

Hüquqi əsas: Türkiyədə xərcin vergi məqsədləri üçün qəbul edilməsi üçün sənədlə sübut olunması lazımdır (213 saylı Vergi Prosedur Qanunu, maddə 227; Rəsmi Qəzet 10.01.1961). Eyni qanunun 253-cü maddəsinə görə sənədlər aid olduqları ildən sonrakı ildən başlayaraq 5 il saxlanılır. Sürücülərə ödənilən gündəlik pulların vergi rejimi 193 saylı Gəlir Vergisi Qanununun (Rəsmi Qəzet 06.01.1961) 24-cü və 27-ci maddələrində tənzimlənir. Şirkətinizə necə tətbiq olunduğunu maliyyə məsləhətçiniz (mali müşavir) ilə dəqiqləşdirin.

Sürücü xərc siyasətinə nələr yazılmalıdır?

Sürücü xərc siyasəti hansı maddələrin ödəniləcəyini, gündəlik limitləri, sənəd qaydasını və təhvil müddətini aydın yazmalıdır. Qısa siyasəti sürücülər oxuyur və tətbiq edir. İlkin variant üçün xərc siyasəti şablonumuzdan istifadə edə bilərsiniz.

Yoxlama siyahısı:

• Ödənilən xərc maddələri bir-bir sadalanıbmı?
• Yemək üçün gündəlik limit varmı və reys günlərinin sayına vurulurmu?
• Yaşayış fakturasının şirkətin adına yazılması şərti qeyd olunubmu?
• Sənədsiz xərcin necə qarşılanacağı bəllidirmi?
• Xərclərin reys bitdikdən sonra ən gec neçə gün ərzində daxil ediləcəyi yazılıbmı?
• Hər xərcdə reys nömrəsi və ya dövlət nömrəsi məcburidirmi?
• Avansın qaytarılma müddəti və qaydası müəyyən edilibmi?
• Beynəlxalq reyslər üçün məzənnə və sənəd qaydaları ayrıca yazılıbmı?

Masraff-da necə işləyir?

Masraff sürücülərin yol xərclərini avans sorğusundan mühasibat yazılışına qədər vahid axında toplayır. Ümumi mənzərəni logistika şirkətləri üçün Masraff həlli səhifəsində görə bilərsiniz.

• Mobil tətbiqlər: sürücülər xərclərini App Store, Google Play və Huawei AppGallery-dən yüklənən mobil tətbiqdə çekin şəklini çəkərək daxil edir. Süni intellekt ilə çek skanı çekdəki məlumatları xərc sahələrinə köçürür.
• Avans sorğusu və əvəzləşdirmə: sürücü reys avansını Masraff vasitəsilə tələb edir, təsdiqlənmiş avans daxil edilən xərclərlə əvəzləşdirilir və balans real vaxtda izlənir. Daxili, xarici və iş avansı kimi alt növlər ayrıca təyin edilə bilər; hər birinə ayrıca hesab, təsdiq axını və xərc siyasəti verilə bilər.
• Xərc siyasəti mühərriki: kateqoriya üzrə gündəlik və aylıq limitlər təyin edilir. Formada gün sahəsi aktiv ediləndə, məsələn, gündəlik yemək limiti günlərin sayına görə tətbiq oluna bilər. Limit aşıldıqda sistem yalnız xəbərdarlıq göstərə və ya xərci bloklaya bilər.
• Reys məlumatı: Layihə kodu, Etiket və Əlavə sahə vasitəsilə reys nömrəsi və ya dövlət nömrəsi hər xərcə əlavə edilə və məcburi edilə bilər.
• Yoxlamalar: təkrar yoxlaması eyni xərcin iki dəfə bəyan edilməsinin qarşısını alır. Son xərc qəbulu günü və dövrün bağlanması gecikən sənədləri məhdudlaşdırır.
• Mühasibat: ətraflı ƏDV müəyyənləşdirilməsi ilə hər çek xərc, ƏDV və işçi hesablarına bölünür. Masraff 20-dən çox ERP və mühasibat proqramı ilə inteqrasiya olunur.

Masraff istifadə edən bir park operatorunun təcrübəsini qlobal park operatoru keys araşdırmasında oxuya bilərsiniz. Sürücülərin həqiqətən istifadə edəcəyi tətbiqin xüsusiyyətlərini mobil yönümlü xərc tətbiqi haqqında məqaləmizdə izah etmişik.

Tez-tez verilən suallar

Logistika şirkətlərində sürücü xərcləri necə izlənir?

Logistika şirkətlərində sürücü xərcləri ən yaxşı halda xərc anında, mobil tətbiqlə və reys məlumatı ilə birlikdə izlənir. Beləliklə çek itmədən qeydə düşür və reysin sonunda avansla uyğunlaşdırılır.

Sürücüyə verilən reys avansı hansı hesabda izlənir?

Türkiyədə sürücüyə verilən reys avansı vahid hesablar planının 195 İş avansları hesabında izlənir. Xərclər bəyan edildikcə bu hesab kreditlənərək bağlanır.

Çeki itmiş sürücü xərci vergi xərci kimi yazıla bilərmi?

Türkiyədə sənədsiz xərc, Vergi Prosedur Qanununun sənədlə sübut tələbinə görə, adətən vergi xərci kimi qəbul edilmir. Belə hallarda şirkət siyasəti və maliyyə məsləhətçinizin rəyi həlledicidir.

Logistika kartı və ya xərc tətbiqi seçərkən nəyə baxmaq lazımdır?

Logistika kartı və ya xərc tətbiqi seçərkən mobil çek daxiletməsinə, avans əvəzləşdirməsinə, reys səviyyəli sahələrə və ERP ixracına baxmaq lazımdır. Sürücünün xərci bir neçə addımla daxil edə bilməsi tətbiqin davamlı istifadəsini müəyyən edir.