Fahrerspesen in der Logistik richtig steuern

Wenn ein Lkw-Fahrer in der Türkei von Istanbul nach Mersin aufbricht, hat er einen Vorschuss in der Tasche, ein paar Fotos auf dem Handy und zerknitterte Belege im Handschuhfach. Nach der Tour bleibt der Buchhaltung dieselbe Frage: Wofür wurde das Geld ausgegeben, gibt es einen Beleg, und zu welcher Tour gehört er? Dieser Beitrag zeigt, wie Logistikunternehmen die Reisekosten ihrer Fahrer vom Tourvorschuss bis zur Buchung steuern: typische Kostenpositionen, Vorschuss und Verrechnung, ein Buchungsbeispiel, eine Checkliste und wie der Ablauf in Masraff funktioniert.

Woraus bestehen die Reisekosten von Fahrern?

Die Reisekosten von Fahrern bestehen aus Verpflegung, Übernachtung, Parken, Wegegebühren und Notreparaturen, die der Fahrer unterwegs selbst oder aus dem Tourvorschuss bezahlt. Die Positionen hängen von der Route ab, doch die folgende Tabelle kennen die meisten Unternehmen.

Tankkarten und elektronische Mautsysteme (in der Türkei HGS und OGS) kommen meist als eigene Abrechnung mit eigenem Abgleich. Dieser Beitrag konzentriert sich auf Ausgaben, die der Fahrer unterwegs selbst bezahlt und für die er den Beleg mitbringen muss.

Warum ist die Kostenerfassung in der Logistik schwieriger?

Die Kostenerfassung ist in der Logistik schwieriger, weil der Fahrer tagelang unterwegs ist und die Belege bis zum Tourende bei ihm bleiben. Einige typische Probleme fallen auf:

• Verlorene Belege: Belege auf Thermopapier verblassen mit der Zeit, manche gehen im Führerhaus verloren.
• Verspätete Belege: Der Fahrer startet nach der Rückkehr gleich die nächste Tour, die Belege kommen erst zum Monatsende.
• Ausgaben ohne Tourbezug: Fehlen Tournummer oder Kennzeichen, ist unklar, welcher Tour die Kosten zuzuordnen sind.
• Offene Vorschüsse: Am Tourende ist unklar, wie viel vom Vorschuss ausgegeben wurde und wie viel zurückfließen muss.
• Doppelte Einreichung: Derselbe Beleg wird auf Papier abgegeben und zusätzlich als Foto geschickt.

Die gemeinsame Lösung: Die Ausgabe wird im Moment des Kaufs und zusammen mit den Tourdaten erfasst.

Wie wird ein Tourvorschuss ausgezahlt und abgeschlossen?

Ein Tourvorschuss wird vor der Tour auf Basis eines genehmigten Antrags ausgezahlt und danach mit den eingereichten Ausgaben des Fahrers verrechnet. Die Differenz wird vom Fahrer zurückgefordert oder an ihn ausgezahlt.

Ein funktionierender Ablauf sieht so aus:

1. Der Fahrer stellt vor der Tour einen Vorschussantrag mit den Tourdaten.
2. Der Fuhrpark- oder Betriebsleiter genehmigt ihn, die Zahlung erfolgt.
3. Unterwegs erfasst der Fahrer seine Ausgaben mit einem Foto des Belegs.
4. Nach der Tour werden die Ausgaben mit dem Vorschuss abgeglichen, der Restsaldo ist sichtbar.
5. Die Differenz wird erstattet oder ausgezahlt, der Vorschuss ist geschlossen.

Getrennte Vorschussarten für Inlands- und Auslandstouren erleichtern die Währungs- und Saldoverfolgung. Die Grundlagen des Vorschussprozesses beschreiben wir in unserem Leitfaden zum Mitarbeitervorschuss-Management.

Wie werden Fahrerausgaben verbucht?

In der Türkei werden Fahrerausgaben nach dem Einheitskontenrahmen (Tekdüzen Hesap Planı) mit Konto 195 Geschäftsvorschüsse für den Vorschuss, Aufwandskonten der Klasse 7 für die Kosten und Konto 191 für die abziehbare Vorsteuer gebucht. Die folgenden Zahlen sind ein Beispiel.

Beispiel: Ein Fahrer erhält 8.000 TL Tourvorschuss. Unterwegs bringt er einen Parkbeleg über 120 TL inklusive 20 % MwSt. mit. Alle Ausgaben einschließlich Parken ergeben 6.350 TL; die restlichen 1.650 TL gehen an das Unternehmen zurück.

Auf welches Konto der Klasse 7 die Kosten gehen, hängt von der Kostenstruktur ab: Unternehmen, die Tourkosten als Herstellungskosten der Dienstleistung führen, buchen anders als solche, die sie unter 760 oder 770 erfassen. Ohne Vorschuss wird die Verbindlichkeit gegenüber dem Fahrer auf dem Mitarbeiterkonto 195/320 geführt.

Rechtsgrundlage: In der Türkei muss eine Ausgabe durch einen Beleg nachgewiesen sein, um abzugsfähig zu sein (Steuerverfahrensgesetz Nr. 213, Artikel 227; Amtsblatt 10.01.1961). Nach Artikel 253 desselben Gesetzes werden Belege 5 Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem Jahr nach dem betreffenden Jahr. Die steuerliche Behandlung von Tagegeldern für Fahrer regeln die Artikel 24 und 27 des Einkommensteuergesetzes Nr. 193 (Amtsblatt 06.01.1961). Klären Sie die Anwendung in Ihrem Unternehmen mit Ihrem Steuerberater (mali müşavir).

Was gehört in eine Spesenrichtlinie für Fahrer?

Eine Spesenrichtlinie für Fahrer sollte klar festlegen, welche Positionen übernommen werden, welche Tageslimits gelten, welche Belegregel gilt und bis wann eingereicht wird. Eine kurze Richtlinie wird von Fahrern gelesen und eingehalten. Als Ausgangspunkt können Sie unsere Vorlage für eine Spesenrichtlinie nutzen.

Checkliste:

• Sind die übernommenen Kostenpositionen einzeln aufgeführt?
• Gibt es ein Tageslimit für Verpflegung, multipliziert mit den Tourtagen?
• Ist festgelegt, dass Übernachtungsrechnungen auf den Firmennamen lauten?
• Ist klar, wie mit Ausgaben ohne Beleg umgegangen wird?
• Steht fest, wie viele Tage nach Tourende die Ausgaben erfasst werden müssen?
• Ist Tournummer oder Kennzeichen bei jeder Ausgabe Pflicht?
• Sind Frist und Weg für die Rückzahlung von Vorschüssen definiert?
• Sind Kurs- und Belegregeln für Auslandstouren gesondert beschrieben?

Wie funktioniert das in Masraff?

Masraff bündelt die Reisekosten der Fahrer in einem Ablauf, vom Vorschussantrag bis zur Buchung. Das Gesamtbild zeigt die Masraff-Lösungsseite für Logistikunternehmen.

• Mobile Apps: Fahrer erfassen Ausgaben in der mobilen App aus dem App Store, Google Play oder der Huawei AppGallery, indem sie den Beleg fotografieren. Die KI-Belegerkennung überträgt die Angaben vom Beleg in die Ausgabefelder.
• Vorschussantrag & Verrechnung: Der Fahrer beantragt den Tourvorschuss über Masraff; der genehmigte Vorschuss wird mit den erfassten Ausgaben verrechnet, der Saldo ist jederzeit aktuell. Unterarten wie Inland, Ausland und Geschäftsvorschuss lassen sich getrennt anlegen, jeweils mit eigenem Konto, Genehmigungsablauf und eigener Richtlinie.
• Spesenrichtlinien-Engine: Kategoriebezogene Tages- und Monatslimits werden festgelegt. Ist im Formular ein Tagesfeld aktiv, kann zum Beispiel ein tägliches Verpflegungslimit nach Anzahl der Tage angewendet werden. Bei Überschreitung zeigt das System nur eine Warnung oder blockiert die Ausgabe.
• Tourdaten: Mit den Feldern Projektcode, Tag und Zusatzfeld lassen sich Tournummer oder Kennzeichen an jede Ausgabe hängen und als Pflichtfeld setzen.
• Kontrollen: Die Duplikatprüfung verhindert, dass dieselbe Ausgabe zweimal eingereicht wird. Der letzte Annahmetag für Ausgaben und der Periodenabschluss begrenzen verspätete Belege.
• Buchhaltung: Mit der detaillierten MwSt.-Bestimmung wird jeder Beleg auf Aufwands-, Vorsteuer- und Mitarbeiterkonten aufgeteilt. Masraff ist mit mehr als 20 ERP- und Buchhaltungssystemen integriert.

Wie ein Fuhrparkbetreiber mit Masraff arbeitet, lesen Sie in der Fallstudie eines globalen Fuhrparkbetreibers. Was eine App ausmacht, die Fahrer wirklich nutzen, beschreiben wir im Beitrag über Mobile-first-Spesen-Apps.

Häufig gestellte Fragen

Wie erfassen Logistikunternehmen die Ausgaben ihrer Fahrer?

Logistikunternehmen erfassen Fahrerausgaben am besten im Moment des Kaufs, per mobiler App und zusammen mit den Tourdaten. So ist der Beleg erfasst, bevor er verloren geht, und wird am Tourende mit dem Vorschuss abgeglichen.

Auf welchem Konto wird der Tourvorschuss eines Fahrers geführt?

In der Türkei wird der Tourvorschuss eines Fahrers auf Konto 195 Geschäftsvorschüsse des Einheitskontenrahmens geführt. Mit jeder eingereichten Ausgabe wird das Konto im Haben entlastet und schließlich ausgeglichen.

Ist eine Fahrerausgabe ohne Beleg abzugsfähig?

In der Türkei wird eine Ausgabe ohne Beleg in der Regel nicht als abzugsfähig anerkannt, weil das Steuerverfahrensgesetz den Nachweis per Beleg verlangt. Maßgeblich sind hier die Unternehmensrichtlinie und die Einschätzung Ihres Steuerberaters.

Worauf sollte man bei einer Logistik-Karten- oder Spesen-App achten?

Bei der Wahl einer Logistik-Karten- oder Spesen-App zählen mobile Belegerfassung, Vorschussverrechnung, tourbezogene Felder und ERP-Export. Ob Fahrer eine Ausgabe in wenigen Schritten erfassen können, entscheidet über die dauerhafte Nutzung.