Съдържание
- Защо цената на софтуера за управление на разходи рядко е едно число?
- Кои фактори определят цената на софтуера за разходи?
- Какви са скритите разходи на инструмент, който изглежда евтин?
- Как да се подготвите за искане на оферта?
- Как да сравнявате офертите честно?
- Заключение: правилните въпроси водят до правилната оферта
Защо цената на софтуера за управление на разходи рядко е едно число?
Цената на софтуера за управление на разходи обикновено се изчислява според размера на компанията, използваните модули и нуждата от интеграция, затова рядко е едно число.
Въпросът „Колко струва софтуерът за разходи?“ прилича на въпроса „Колко струва една кола?“. Екип от двадесет души може да иска само да събира касови бележки, докато група с няколко дъщерни дружества търси равнение на фирмени карти, командировки, аванси и интеграция с ERP. Под едно и също име на продукт се получават много различни конфигурации.
Затова много доставчици дават цена чрез оферта. Цените на Masraff също не се публикуват в публичен ценоразпис, а се предоставят като оферта според вашите нужди. Тази статия обяснява кои фактори оформят офертата, какви са скритите разходи на решение, което изглежда евтино, и как да сравнявате офертите честно.
Кои фактори определят цената на софтуера за разходи?
Цената на софтуера за разходи се определя главно от броя потребители, избраните модули, ERP интеграцията, структурата на компанията, схемата на одобрение, обхвата на поддръжката и срока на договора.
| Фактор | Какво засяга | Какво да изясните преди офертата |
|---|---|---|
| Брой потребители | Обхват на лиценза; подаващи, одобряващи и счетоводни потребители може да се отчитат различно | Колко души ще въвеждат разходи и колко ще одобряват |
| Модули | Управление на разходи, равнение на фирмени карти (Ekstre Modülü), командировки, фактури, аванси, бюджет, политика за разходи | Кои са нужни сега и кои на следващ етап |
| ERP интеграция | Усилия при внедряване и дългосрочна поддръжка | Каква ERP система ползвате и какви данни ще се прехвърлят |
| Брой дружества / дъщерни дружества | Нужда от отделна настройка, отчетност и права | Колко юридически лица и разходни центрове има |
| Схема на одобрение | Сложност на настройката и поддръжката | Колко стъпки на одобрение и дали има разклоняване по сума или отдел |
| Поддръжка и внедряване | Първоначално обучение, пренос на данни, ниво на поддръжка | Кой ще води внедряването и каква е нуждата от обучение |
| Срок на договора | Общ ангажимент и гъвкавост | Дали обмисляте месечен, годишен или многогодишен договор |
Три елемента от таблицата заслужават специално внимание:
- Модулите обикновено правят най-голямата разлика. Може да започнете само с управление на разходи и да добавите фирмени карти, командировки или бюджет по-късно; ако опишете нуждите си като поетапен план, това внася яснота и за двете страни.
- ERP интеграцията е най-техническата част от внедряването. Masraff работи с повече от 20 ERP системи; въпреки това вашата система и начинът на прехвърляне на данни трябва да се обсъдят от самото начало.
- Простата схема на одобрение улеснява и настройката, и ежедневната работа. Сложната схема често е резултат от процеса, а не от софтуера; ако първо опростите процеса, ще опростите и офертата.
Какви са скритите разходи на инструмент, който изглежда евтин?
Скритите разходи на инструмент, който изглежда евтин, са ръчният труд на финансовия екип, забавеното месечно приключване и рискът от двойни или грешни плащания.
Лицензът е само видимата част от общите разходи. Особено при търсене на достъпен софтуер за разходи за малък бизнес следните пера често остават извън сметката:
- Excel и ръчно въвеждане: Събирането на бележки, прехвърлянето им в таблица, категоризирането и проверката отнемат време на финансовия екип. Това време не се вижда във фактура, но присъства във ведомостта за заплати.
- Късно приключване: Липсващи бележки, изгубени документи и разходи, чакащи одобрение, забавят месечното приключване. Късното приключване означава, че и отчетите стигат до ръководството късно.
- Риск от двойно плащане: Една и съща бележка, въведена два пъти, или покупка с карта, възстановена отново като разход, са грешки, които трудно се забелязват при ръчни процеси.
- Невидими нарушения на политиката: Ако правилата са записани само в документ, нарушенията се забелязват едва впоследствие, а понякога изобщо не.
- Разходи за смяна: Преминаването след няколко години от инструмент, който вече не отговаря на нуждите, означава пренос на данни и ново обучение.
Нито едно от тези пера не присъства във формуляра на офертата, но именно те определят какво реално ви носи софтуерът.
Как да се подготвите за искане на оферта?
За оферта се подготвяте, като опишете писмено броя потребители, нужните модули, ERP системата, структурата на компанията и процеса на одобрение и ги изпратите на доставчика.
Ясният пакет с информация ви помага да получите по-точна оферта и да сравните различни доставчици на една и съща основа. Какво да изпратите:
- Профил на потребителите: Брой хора, които подават разходи, одобряват ги и работят в счетоводството.
- Месечен обем: Приблизителен брой разходи и бележки; ако нямате точни данни, ориентировъчен диапазон е достатъчен.
- Списък с модули: Управление на разходи, равнение на фирмени карти, командировки, фактури, аванси, бюджет, политика за разходи; кои са нужни веднага и кои по-късно.
- ERP и счетоводна структура: Вашата ERP система, разходните центрове и очакванията за съответствие със сметкоплана.
- Структура на компанията: Брой юридически лица и дъщерни дружества и дали работите с няколко валути.
- Процес на одобрение: Текущите стъпки и кой одобрява.
- Очаквания за внедряването: Желана начална дата, нужда от обучение и пренос на данни.
- Предпочитания за договора: Срокът, който обмисляте, и вашият бюджетен цикъл.
Дори частичната подготовка на този списък показва къде в сегашния процес губите време.
Как да сравнявате офертите честно?
Офертите трябва да се сравняват по общата цена на притежание, включително внедряване, интеграция, поддръжка и вътрешни усилия, а не само по цената на лиценза.
Изравнете обхвата. Запишете в една таблица какви модули, колко потребители, каква интеграция и какво ниво на поддръжка включва всяка оферта. Две оферти с различен обхват не могат да се сравняват, каквито и да са числата.
Изчислете общата цена на притежание. Освен лиценза, внедряването, интеграцията, обучението и поддръжката, вземете предвид ръчната работа, която екипът ще продължи да върши извън инструмента. Инструмент с евтин лиценз, който оставя повече ръчна работа, може да излезе по-скъп като цяло.
Прочетете условията на договора. Как се таксува добавянето или премахването на потребители? Може ли да се добавят нови модули? В какъв формат получавате данните си при края на договора?
Оценявайте със собствени данни. В демонстрация всичко изглежда бързо. Оценката със собствените ви бележки, собствените стъпки на одобрение и собствения експорт към ERP е най-надеждната част от сравнението.
Заключение: правилните въпроси водят до правилната оферта
Тъй като цените на софтуера за управление на разходи варират според потребителите, модулите, интеграцията и структурата на компанията, доброто сравнение започва с правилните въпроси. Опишете нуждите си писмено, сравнявайте оферти с еднакъв обхват и решавайте по общата цена на притежание.
Подходът на Masraff за малки и растящи екипи е описан на страницата решение за малък бизнес, а модулите — на страницата управление на разходи. За оферта се свържете с нас чрез страницата цени.