Какво е Общество 5.0?

Докато технологиите напредват стремглаво, въпросът как обществата ще успеят да следват този прогрес е по-критичен от всякога. Родената в Япония и разпространила се по света визия за Общество 5.0 (Society 5.0) дава ясен отговор на този въпрос: технологиите трябва да се използват не само за производствена ефективност, а пряко за повишаване на качеството на човешкия живот. В тази статия ще определим накратко Общество 5.0, а след това ще се съсредоточим върху основния въпрос: какво означава тази визия за финансовите процеси и процесите по управление на разходите на компаниите?

Какво е Общество 5.0? Кратко определение

Общество 5.0 е човекоцентричен обществен модел, който цели да решава обществените проблеми, сливайки физическия свят с цифровия. Концепцията е въведена в средата на 2010-те години от японското правителство в рамките на Основния план за наука и технологии и е определена от Японската бизнес федерация „Кейданрен“ като „изграждане на устойчиво общество чрез творчество и въображение“.

„5.0“ в името сочи етапите, през които е преминало човечеството: ловно-събираческо общество (1.0), земеделско общество (2.0), индустриално общество (3.0) и информационно общество (4.0). В петия етап инструменти като изкуствен интелект, интернет на нещата и големи данни се използват интегрирано, за да живеят хората по-качествен живот.

Тук е и разликата с Индустрия 4.0: Индустрия 4.0 изгражда „умната фабрика“, фокусът ѝ е производствената ефективност. Общество 5.0 обаче изгражда „умното общество“; то обхваща целия живот — от здравеопазването до транспорта, от образованието до финансите — и измерва успеха не с производствени числа, а с човешкото благополучие.

Финансовата функция в Общество 5.0

Дискусиите за Общество 5.0 се водят предимно около умните градове и автономните превозни средства; а всъщност едно от местата, където тази визия намира най-бърз отклик в една компания, е финансовата функция. Хартиени бележки, ръчно въвеждане на данни, одобрения, чакащи със седмици, и трескавото приключване в края на месеца — всичко това са процеси, в които технологията не служи на човека, а човекът е накаран да работи като машина. През призмата на Общество 5.0 изпъкват три оси на финансовата трансформация.

1. Човекоцентрична автоматизация

Основният принцип на Общество 5.0 е, че технологията е средство, а не цел. Преводът му към финансовите процеси е следният: целта на автоматизацията не е да изключи човека, а да освободи човека от повтарящите се и податливи на грешки задачи.

Автоматичното разчитане на данните от снимка на бележка, автоматичното причисляване на разхода към правилното бюджетно перо, одобрението, което тече по правила — нищо от това не служи за свиване на финансовия екип. Целта е времето на екипа да се пренасочи от въвеждане на данни към анализ, планиране и бизнес партньорство. Невидимата времева цена, която ръчното въвеждане на разходи налага на компанията, разгледахме подробно в тази статия; първата придобивка на човекоцентричната автоматизация е именно възвръщането на тази загуба.

2. Умни процеси на разходите

Кибер-физичният цикъл на Общество 5.0 — събери данни от физическия свят, обработи ги в цифрова среда, приложи резултата в реалния живот — е и идеалният начин на работа на корпоративното управление на разходите:

• Разходът се улавя мигновено: служителят записва бележката с телефона си; документът се превръща в цифров запис още преди да влезе в джоба.
• Правилата работят сами: разход, който противоречи на разходната политика на компанията, се маркира без нужда от човешко око. За стабилна основа на политиката можете да разгледате нашето ръководство за разходна политика.
• Потокът на одобрение не засяда в изчакване: мениджърът дава одобрението мигновено, без да чака документът да стигне до бюрото му.
• Няма изненади при приключването: в края на месеца вместо въпроса „кой разход къде“ има готови за счетоводството и класифицирани данни.

Важна е и човешката страна на този цикъл: служителят престава да бъде този, който, макар да е дал парите си назаем на компанията, чака възстановяването им със седмици. С ускоряването на процеса се подобряват както преживяването на служителя, така и видимостта на паричния поток на компанията.

3. Решения с данни

В Общество 5.0 решенията се вземат не по интуиция, а с данни в реално време. За финансовата функция това означава въпроси, на които може да се отговори, без да се чака краят на периода: кой отдел и с каква скорост изразходва бюджета си? Кое разходно перо се отклонява от плана? При кой доставчик има концентрация?

Когато данните за разходите текат мигновено и класифицирано, управлението на бюджета престава да бъде годишно упражнение по прогнозиране и се превръща в жив управленски инструмент. Същата видимост позволява и ранното забелязване на несъответстващите на правилата разходни модели; рискът от злоупотреба става видим върху данните, преди инцидентът да нарасне.

Как финансовите екипи да се подготвят за тази трансформация?

Адаптирането към визията на Общество 5.0 не изисква огромна програма за трансформация; от финансовата страна започва с конкретни стъпки:

1. Извадете хартията от процеса. Прехвърлете обращението на бележки, фактури и формуляри в цифров канал; нека данните се раждат цифрови при източника.
2. Направете разходната си политика писмена и основана на правила. Политика, която не се превръща в правило, е политика, която не може да бъде контролирана.
3. Опростете потоците на одобрение. Нека е ясно кой какво и до каква сума одобрява; изключението — на човешко решение, рутината — на автоматизацията.
4. Обединете се около единен източник на данни. Ако данните за разходите живеят разпръснати в таблици, решенията с данни са невъзможни; изградете единен поток, интегриран със счетоводството.
5. Предефинирайте ролята на екипа си. Насочете освободеното от въвеждане на данни време към анализ и консултиране на бизнес звената.

Masraff: конкретното въплъщение на човекоцентричната финансова технология

Като пример за прилагане на принципа на Общество 5.0 „технологията служи на човека“ към корпоративното управление на разходите, Masraff обединява трите гореописани оси в една платформа:

• Умно разпознаване на документи: данните в изображението на бележки и фактури се разчитат автоматично и се вписват в правилните полета; ръчното въвеждане отпада.
• Проследяване на разходите в реално време: служителят записва разхода мигновено, мениджърът го одобрява мигновено.
• Автоматично съответствие с политиката: разходите, противоречащи на правилата на компанията, се маркират и отчитат автоматично.
• Интегрирано отчитане: всички данни за разходите се събират на едно място; финансовият екип взема решения с данни.

Точно такава е и проектната логика на нашия продукт за управление на разходите: финансов процес, в който технологията става невидима, а човекът може да се съсредоточи върху работата си.

Заключение

Общество 5.0 е визия за бъдещето, която позиционира технологията не като сила, заплашваща човечеството, а като съюзник, който решава обществените проблеми. Най-практичното изпитание на тази визия вътре в компанията е финансовата функция: когато се изградят човекоцентричната автоматизация, умните процеси на разходите и културата на решенията с данни, принципът „технологията съществува за човека“ престава да бъде абстрактен лозунг и се превръща в реалност, усещана всеки край на месеца.

---

Ако искате да срещнете финансовите си и разходни процеси с тази визия, свържете се с нас, за да разгледаме заедно човекоцентричния подход на Masraff.