Ce este Societatea 5.0?

Pe măsură ce tehnologia avansează rapid, întrebarea despre modul în care societățile vor ține pasul cu acest progres este mai critică decât oricând. Viziunea Societății 5.0 (Society 5.0), născută în Japonia și răspândită în lume, oferă un răspuns clar la această întrebare: tehnologia trebuie folosită nu doar pentru eficiența producției, ci direct pentru a îmbunătăți calitatea vieții umane. În acest articol vom defini pe scurt Societatea 5.0, apoi ne vom concentra pe chestiunea principală: ce înseamnă această viziune pentru procesele financiare și de gestionare a cheltuielilor ale companiilor?

Ce este Societatea 5.0? Scurtă definiție

Societatea 5.0 este un model de societate centrat pe om care își propune să rezolve problemele sociale prin îmbinarea lumii fizice cu cea digitală. Conceptul a fost introdus la mijlocul anilor 2010 de guvernul japonez în cadrul Planului de bază pentru știință și tehnologie și a fost definit de Federația de afaceri japoneză Keidanren drept „construirea unei societăți durabile prin creativitate și imaginație“.

„5.0“ din denumire indică etapele parcurse de omenire: societatea vânători-culegători (1.0), societatea agrară (2.0), societatea industrială (3.0) și societatea informațională (4.0). În a cincea etapă, instrumente precum inteligența artificială, internetul lucrurilor și volumele mari de date sunt folosite integrat pentru ca oamenii să trăiască o viață de calitate superioară.

Aici se află și diferența față de Industria 4.0: Industria 4.0 construiește „fabrica inteligentă“, accentul ei este pe eficiența producției. Societatea 5.0 însă construiește „societatea inteligentă“; ea cuprinde întreaga viață — de la sănătate la transport, de la educație la finanțe — și măsoară succesul nu prin cifre de producție, ci prin bunăstarea umană.

Funcția financiară în Societatea 5.0

Discuțiile despre Societatea 5.0 se poartă în cea mai mare parte în jurul orașelor inteligente și al vehiculelor autonome; și totuși unul dintre locurile unde această viziune găsește cel mai rapid ecou într-o companie este funcția financiară. Bonuri pe hârtie, introducerea manuală a datelor, aprobări care așteaptă săptămâni întregi și agitația închiderii de la sfârșitul lunii — toate acestea sunt procese în care tehnologia nu este în slujba omului, ci omul este pus să lucreze ca o mașină. Privind prin lentila Societății 5.0, se remarcă trei axe ale transformării financiare.

1. Automatizare centrată pe om

Principiul fundamental al Societății 5.0 este că tehnologia este un instrument și nu un scop. Traducerea sa în procesele financiare este aceasta: obiectivul automatizării nu este de a-l scoate pe om din proces, ci de a-l elibera pe om de sarcinile repetitive și predispuse la erori.

Citirea automată a datelor din fotografia unui bon, atribuirea automată a cheltuielii la linia bugetară corectă, aprobarea care curge pe bază de reguli — niciunul dintre acestea nu servește la reducerea echipei financiare. Scopul este de a muta timpul echipei de la introducerea datelor către analiză, planificare și parteneriat de afaceri. Costul de timp invizibil pe care introducerea manuală a cheltuielilor îl impune companiei l-am tratat în detaliu în acest articol; primul câștig al automatizării centrate pe om este tocmai recuperarea acestei pierderi.

2. Procese de cheltuieli inteligente

Ciclul ciber-fizic al Societății 5.0 — culege date din lumea fizică, prelucrează-le în mediul digital, aplică rezultatul în viața reală — este și modul ideal de funcționare al gestionării cheltuielilor corporative:

• Cheltuiala este captată instantaneu: angajatul înregistrează bonul cu telefonul; documentul devine o înregistrare digitală înainte chiar de a ajunge în buzunar.
• Regulile se aplică singure: o cheltuială contrară politicii de cheltuieli a companiei este semnalată fără a fi nevoie de ochiul uman. Pentru o bază solidă a politicii puteți consulta ghidul nostru privind politica de cheltuieli.
• Fluxul de aprobare nu rămâne în așteptare: managerul dă aprobarea instantaneu, fără a aștepta ca dosarul să ajungă pe biroul său.
• Nicio surpriză la închidere: la sfârșitul lunii, în locul întrebării „care cheltuială unde“, există date pregătite pentru contabilitate și clasificate.

Este importantă și latura umană a acestui ciclu: angajatul încetează să mai fie cel care, deși și-a împrumutat propriii bani companiei, așteaptă rambursarea săptămâni întregi. Pe măsură ce procesul se accelerează, se îmbunătățesc atât experiența angajatului, cât și vizibilitatea fluxului de numerar al companiei.

3. Decizii pe bază de date

În Societatea 5.0, deciziile nu se iau din intuiție, ci pe baza datelor în timp real. Pentru funcția financiară aceasta înseamnă întrebări la care se poate răspunde fără a aștepta sfârșitul perioadei: ce departament își consumă bugetul și cu ce viteză? Ce linie de cheltuieli se abate de la plan? La ce furnizor există o concentrare?

Când datele privind cheltuielile circulă instantaneu și clasificat, gestionarea bugetului încetează să mai fie un exercițiu anual de previziune și se transformă într-un instrument de management viu. Aceeași vizibilitate permite și observarea timpurie a tiparelor de cheltuieli neconforme cu regulile; riscul de abuz devine vizibil în date înainte ca incidentul să se amplifice.

Cum se pregătesc echipele financiare pentru această transformare?

Adaptarea la viziunea Societății 5.0 nu necesită un program uriaș de transformare; pe partea financiară începe cu pași concreți:

1. Scoateți hârtia din proces. Mutați circulația bonurilor, facturilor și formularelor pe canal digital; datele să se nască digitale la sursă.
2. Faceți-vă politica de cheltuieli scrisă și bazată pe reguli. O politică ce nu se transformă în regulă este o politică ce nu poate fi controlată.
3. Simplificați fluxurile de aprobare. Să fie clar cine ce aprobă și până la ce sumă; excepția — la decizia umană, rutina — la automatizare.
4. Uniți-vă în jurul unei singure surse de date. Dacă datele privind cheltuielile trăiesc împrăștiate în tabele, deciziile pe bază de date sunt imposibile; construiți un singur flux integrat cu contabilitatea.
5. Redefiniți rolul echipei voastre. Direcționați timpul eliberat de la introducerea datelor către analiză și consultanță pentru unitățile de business.

Masraff: forma concretă a tehnologiei financiare centrate pe om

Ca exemplu de aplicare a principiului Societății 5.0 „tehnologia îl servește pe om“ la gestionarea cheltuielilor corporative, Masraff unește cele trei axe descrise mai sus într-o singură platformă:

• Recunoaștere inteligentă a documentelor: datele din imaginea bonurilor și facturilor sunt citite automat și trecute în câmpurile corecte; introducerea manuală dispare.
• Urmărirea cheltuielilor în timp real: angajatul înregistrează cheltuiala instantaneu, managerul o aprobă instantaneu.
• Conformitate automată cu politica: cheltuielile contrare regulilor companiei sunt semnalate și raportate automat.
• Raportare integrată: toate datele privind cheltuielile sunt adunate într-un singur loc; echipa financiară ia decizii pe bază de date.

Aceasta este exact și logica de proiectare a produsului nostru de gestionare a cheltuielilor: un proces financiar în care tehnologia devine invizibilă, iar omul se poate concentra pe munca sa.

Concluzie

Societatea 5.0 este o viziune a viitorului care poziționează tehnologia nu ca o forță ce amenință omenirea, ci ca un aliat care rezolvă problemele sociale. Cea mai practică probă a acestei viziuni în interiorul companiei este funcția financiară: când se instituie automatizarea centrată pe om, procesele de cheltuieli inteligente și cultura deciziei pe bază de date, principiul „tehnologia există pentru om“ încetează să mai fie un slogan abstract și se transformă într-o realitate resimțită la fiecare sfârșit de lună.

---

Dacă doriți să vă întâlniți procesele financiare și de cheltuieli cu această viziune, contactați-ne și să analizăm împreună abordarea centrată pe om a Masraff.