Cos'è la Società 5.0?

Mentre la tecnologia avanza rapidamente, la domanda su come le società terranno il passo con questo progresso è più cruciale che mai. La visione della Società 5.0 (Society 5.0), nata in Giappone e diffusasi nel mondo, offre una risposta chiara a questa domanda: la tecnologia non deve essere usata solo per l'efficienza produttiva, ma direttamente per migliorare la qualità della vita umana. In questo articolo definiremo brevemente la Società 5.0 e poi ci concentreremo sulla questione centrale: cosa significa questa visione per i processi finanziari e di gestione delle spese delle aziende?

Cos'è la Società 5.0? Breve definizione

La Società 5.0 è un modello di società incentrato sull'uomo che mira a risolvere i problemi sociali fondendo il mondo fisico con quello digitale. Il concetto è stato introdotto a metà degli anni 2010 dal governo giapponese nell'ambito del Piano di Base per la Scienza e la Tecnologia ed è stato definito dalla Federazione delle Imprese Giapponesi Keidanren come "costruire una società sostenibile con creatività e immaginazione".

Il "5.0" nel nome indica le fasi attraversate dall'umanità: società di caccia e raccolta (1.0), società agricola (2.0), società industriale (3.0) e società dell'informazione (4.0). Nella quinta fase, strumenti come l'intelligenza artificiale, l'Internet delle cose e i big data vengono usati in modo integrato affinché le persone vivano una vita di qualità superiore.

Qui sta anche la differenza con l'Industria 4.0: l'Industria 4.0 costruisce la "fabbrica intelligente", il suo focus è l'efficienza produttiva. La Società 5.0 invece costruisce la "società intelligente"; abbraccia l'intera vita, dalla sanità ai trasporti, dall'istruzione alla finanza, e misura il successo non con le cifre di produzione ma con il benessere umano.

La funzione finanziaria nella Società 5.0

Le discussioni sulla Società 5.0 ruotano per lo più attorno alle città intelligenti e ai veicoli autonomi; eppure uno dei luoghi in cui questa visione trova più rapidamente riscontro in un'azienda è la funzione finanziaria. Ricevute cartacee, inserimento manuale dei dati, approvazioni che attendono per settimane e la frenesia della chiusura di fine mese — tutti questi sono processi in cui la tecnologia non è al servizio dell'uomo, ma l'uomo viene fatto lavorare come una macchina. Guardando attraverso la lente della Società 5.0, emergono tre assi della trasformazione finanziaria.

1. Automazione incentrata sull'uomo

Il principio fondamentale della Società 5.0 è che la tecnologia sia uno strumento e non un fine. La sua traduzione nei processi finanziari è questa: l'obiettivo dell'automazione non è escludere l'uomo, ma liberare l'uomo dai compiti ripetitivi e soggetti a errori.

La lettura automatica dei dati dalla foto di una ricevuta, l'assegnazione automatica della spesa alla corretta voce di budget, l'approvazione che scorre in base a regole — nulla di tutto ciò serve a ridurre il team finanziario. L'obiettivo è spostare il tempo del team dall'inserimento dei dati all'analisi, alla pianificazione e alla collaborazione aziendale. Il costo di tempo invisibile che l'inserimento manuale delle spese impone all'azienda lo abbiamo trattato in dettaglio in questo articolo; il primo guadagno dell'automazione incentrata sull'uomo è esattamente il recupero di questa perdita.

2. Processi di spesa intelligenti

Il ciclo ciber-fisico della Società 5.0 — raccogli dati dal mondo fisico, elaborali in ambiente digitale, applica il risultato alla vita reale — è anche il funzionamento ideale della gestione delle spese aziendali:

• La spesa viene catturata all'istante: il dipendente registra la ricevuta con il telefono; il documento diventa un dato digitale prima ancora di finire in tasca.
• Le regole si applicano da sole: una spesa contraria alla politica di spesa dell'azienda viene segnalata senza bisogno dell'occhio umano. Per una solida base di policy potete consultare la nostra guida alla politica di spesa.
• Il flusso di approvazione non resta in attesa: il manager approva all'istante, senza aspettare che il fascicolo arrivi sulla sua scrivania.
• Nessuna sorpresa alla chiusura: a fine mese, invece della domanda "quale spesa dove", ci sono dati pronti per la contabilità e classificati.

Anche il lato umano di questo ciclo è importante: il dipendente smette di essere colui che, pur avendo anticipato il proprio denaro all'azienda, attende il rimborso per settimane. Man mano che il processo accelera, migliorano sia l'esperienza del dipendente sia la visibilità del flusso di cassa dell'azienda.

3. Decidere con i dati

Nella Società 5.0 le decisioni non si prendono per intuito, ma con dati in tempo reale. Per la funzione finanziaria ciò significa domande a cui si può rispondere senza aspettare la fine del periodo: quale reparto consuma il proprio budget e a quale velocità? Quale voce di spesa devia dal piano? Presso quale fornitore c'è una concentrazione?

Quando i dati di spesa fluiscono in tempo reale e classificati, la gestione del budget smette di essere un esercizio di previsione annuale e si trasforma in uno strumento di gestione vivo. La stessa visibilità consente anche di individuare precocemente gli schemi di spesa non conformi alle regole; il rischio di abuso diventa visibile sui dati prima che l'incidente cresca.

Come si preparano i team finanziari a questa trasformazione?

L'adattamento alla visione della Società 5.0 non richiede un enorme programma di trasformazione; sul lato finanziario inizia con passi concreti:

1. Togliete la carta dal processo. Spostate la circolazione di ricevute, fatture e moduli sul canale digitale; il dato nasca digitale alla fonte.
2. Rendete la vostra politica di spesa scritta e basata su regole. Una politica che non diventa regola è una politica non verificabile.
3. Semplificate i flussi di approvazione. Sia chiaro chi approva cosa e fino a quale importo; l'eccezione alla decisione umana, la routine all'automazione.
4. Unitevi in un'unica fonte di dati. Se i dati di spesa vivono sparsi in tabelle, decidere con i dati è impossibile; costruite un unico flusso integrato con la contabilità.
5. Ridefinite il ruolo del vostro team. Indirizzate il tempo liberato dall'inserimento dei dati verso l'analisi e la consulenza alle unità di business.

Masraff: la forma concreta della tecnologia finanziaria incentrata sull'uomo

Come esempio di applicazione del principio "la tecnologia serve l'uomo" della Società 5.0 alla gestione delle spese aziendali, Masraff unisce i tre assi sopra descritti in un'unica piattaforma:

• Riconoscimento intelligente dei documenti: i dati nell'immagine di ricevute e fatture vengono letti automaticamente e inseriti nei campi corretti; l'inserimento manuale scompare.
• Monitoraggio delle spese in tempo reale: il dipendente registra la spesa all'istante, il manager la approva all'istante.
• Conformità automatica alle policy: le spese contrarie alle regole aziendali vengono segnalate e riportate automaticamente.
• Reportistica integrata: tutti i dati di spesa vengono raccolti in un unico luogo; il team finanziario decide con i dati.

Anche la logica di progettazione del nostro prodotto di gestione delle spese è esattamente questa: un processo finanziario in cui la tecnologia diventa invisibile e l'uomo può concentrarsi sul proprio lavoro.

Conclusione

La Società 5.0 è una visione del futuro che posiziona la tecnologia non come una forza che minaccia l'umanità, ma come un'alleata che risolve i problemi sociali. La prova più pratica di questa visione all'interno dell'azienda è la funzione finanziaria: quando si instaurano l'automazione incentrata sull'uomo, i processi di spesa intelligenti e la cultura della decisione basata sui dati, il principio "la tecnologia esiste per l'uomo" smette di essere uno slogan astratto e si trasforma in una realtà percepita ogni fine mese.

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Se desiderate far incontrare i vostri processi finanziari e di spesa con questa visione, contattateci ed esaminiamo insieme l'approccio incentrato sull'uomo di Masraff.