Мазмуну
Ай аягындагы эсеп жабуу кечиккенде эң оболу бухгалтерия бөлүмүнө көз чаптырылат. Чындыгында кечигүүнүн себеби көбүнчө айдын акыркы күнү эмес, айдын калган бөлүгү: чыгымдардын кантип чогултуларынан, кантип бекитилерине жана кантип каттоого алынарынан көз каранды. Төмөндөгү беш көнүмүш өзүнчө алганда майда сезилет; бирок чогуу алганда жабууну бир нече күнгө созот.
1. Чектерди ай аягына чейин топтоо
Кызматкер чектерин капчыгында, электрондук почтасында же телефонунун галереясында сактап, баарын айдын акыркы аптасында жөнөтөт. Каржы бөлүмү бир айлык жумушту бир нече күнгө батырууга аргасыз болот, жоголгон чектер да так ошол учурда билинет.
Чечим — чыгым жасалган учурда эле чекти каттоо. Сүрөткө тартылган чек ошол эле күнү системага түшсө, ай аягында чогулуучу үймөк калбайт.
2. Бекитүүнү бир гана кишиге байлоо
Бардык чыгымдар бир эле жетекчинин бекитүүсүн күтүп турса, ошол жетекчинин өргүүгө чыгышы же иштен башы чыкпаган аптасы жабууну токтотот.
Бекитүү агымында орун басар дайындоо жана майда суммалар үчүн кыскараак бекитүү чынжырын түзүү күтүүдөгү чыгымдардын санын кыйла азайтат.
3. Саясатты бекитүүдөн кийин текшерүү
Чыгым саясатына дал келбеген чыгым бухгалтерияга чейин жетсе, кайра кайтаруу чынжыры башталат: бухгалтерия жетекчиден, жетекчи кызматкерден сурайт, оңдолгон чыгым кайрадан бекитүүгө кирет.
Саясат текшерүүсү чыгым киргизилип жатканда жүргүзүлсө, кызматкер жетишпеген документти же лимиттен ашууну жөнөтө электе эле көрөт. Оңдоо эң арзан болгон учурда жасалып калат.
4. Корпоративдик карта көчүрмөсүн кол менен салыштыруу
Карта көчүрмөсү бир таблицада, чектер башка жерде турат жана кимдир бирөө аларды сап-сабы менен салыштырат. Бул иш жай да, катага да ачык; дал келбеген бир нече сап бүт салыштырууну күттүрөт.
Карта операциясынын чек менен автоматтык түрдө дал келиши командага дал келбеген өзгөчө учурларды гана карап чыгууга мүмкүндүк берет.
5. Бухгалтердик жазууну кайра жазуу
Бекитилген чыгымды ERP системасына кол менен киргизүү — бир эле маалыматты экинчи жолу жазуу дегенди билдирет. Чыгым түрү менен бухгалтердик эсептин ортосундагы дал келүү бир жолу аныкталса, жазуу бекитүүнүн табигый натыйжасы катары өзүнөн өзү пайда болот. Masraff SAP, Logo, Netsis жана Mikro сыяктуу 20дан ашуун ERP системасы менен интеграцияланып иштейт.
Кайдан баштоо керек?
Бешөөнү тең бир заматта өзгөртүүнүн кажети жок. Өткөн айдын жабуусунда эң көп күтүлгөн кадам кайсы болсо, ошондон баштаңыз: көпчүлүк компанияда бул — топтолуп калган чектер же бир эле кишиге жүктөлгөн бекитүүлөр. Бир гана көнүмүштү оңдоо да кийинки жабууну байкаларлык деңгээлде эртелетет.