Mündəricat
Ay sonu bağlanışı ləngiyəndə ilk baxılan yer mühasibatlıq komandası olur. Halbuki gecikmənin mənbəyi çox vaxt ayın son günü deyil, ayın qalan hissəsidir: xərclərin necə toplanması, təsdiqlənməsi və uçota alınmasıdır. Aşağıdakı beş vərdiş ayrı-ayrılıqda kiçik görünür; birlikdə isə bağlanışı günlərlə uzadır.
1. Qəbzləri ay sonuna yığmaq
Əməkdaş qəbzlərini pul kisəsində, e-poçtunda və ya telefonunun qalereyasında saxlayır və hamısını ayın son həftəsində göndərir. Maliyyə komandası bir aylıq işi bir neçə günə sığışdırmalı olur, itmiş qəbzlər də elə həmin vaxt üzə çıxır.
Həll yolu qəbzi xərc anında qeydə almaqdır. Şəkli çəkilən qəbz həmin gün sistemə düşürsə, ay sonunda yığılıb qalan bir topa olmur.
2. Təsdiqi bir nəfərin üzərinə qoymaq
Bütün xərclər tək bir rəhbərin təsdiqini gözləyirsə, həmin rəhbərin məzuniyyətə çıxması və ya sıx bir həftəsi bağlanışı dayandırır.
Təsdiq axınında əvəzedici təyin etmək və kiçik məbləğlər üçün daha qısa təsdiq zənciri qurmaq gözləyən xərclərin sayını nəzərəçarpacaq dərəcədə azaldır.
3. Qaydaları təsdiqdən sonra yoxlamaq
Xərc siyasətinə uyğun olmayan bir xərc mühasibatlığa qədər gəlib çatırsa, geri qaytarma zənciri başlayır: mühasibatlıq rəhbərdən, rəhbər isə əməkdaşdan soruşur, düzəliş yenidən təsdiqə düşür.
Qaydaların yoxlanması xərc daxil edilən anda aparılanda, əməkdaş çatışmayan sənədi və ya limitin aşıldığını hələ göndərməmişdən əvvəl görür. Düzəliş ən ucuz olduğu anda edilmiş olur.
4. Korporativ kart çıxarışını əl ilə uzlaşdırmaq
Kart çıxarışı bir cədvəldə, qəbzlər isə başqa yerdə olur və kimsə bunları sətir-sətir tutuşdurur. Bu iş həm yavaşdır, həm də səhvə açıqdır; uyğunlaşmayan bir neçə sətir bütün üzləşməni gözlədir.
Kart əməliyyatının qəbzlə avtomatik uyğunlaşdırılması komandaya yalnız uyğun gəlməyən istisnalara baxmaq imkanı verir.
5. Mühasibat qeydini yenidən yazmaq
Təsdiqlənmiş xərcin ERP sisteminə əl ilə daxil edilməsi eyni məlumatı ikinci dəfə yazmaq deməkdir. Xərc növü ilə mühasibat hesabı arasındakı uyğunluq bir dəfə təyin ediləndə qeyd, təsdiqin təbii nəticəsi kimi formalaşır. Masraff SAP, Logo, Netsis və Mikro daxil olmaqla 20-dən çox ERP sistemi ilə inteqrasiya olunur.
Haradan başlamalı?
Beşini birdən dəyişməyə çalışmaq lazım deyil. Keçən ayın bağlanışında ən çox gözlədilən addım hansı idisə, oradan başlayın: əksər şirkətlərdə bu, yığılıb qalan qəbzlər və ya bir nəfərdə cəmlənən təsdiqlərdir. Hətta bir vərdişi düzəltmək belə növbəti bağlanışı nəzərəçarpacaq dərəcədə önə çəkir.