Sommario
Quando la chiusura mensile ritarda, il primo posto in cui si guarda è il team contabile. Eppure l'origine del ritardo non è quasi mai l'ultimo giorno del mese, ma tutto il resto del mese: il modo in cui le spese vengono raccolte, approvate e registrate. Prese singolarmente, le cinque abitudini che seguono sembrano piccole cose; insieme allungano la chiusura di giorni.
1. Accumulare le ricevute fino a fine mese
Il dipendente tiene le ricevute nel portafoglio, nella casella di posta o nella galleria del telefono e le invia tutte nell'ultima settimana del mese. Il team finance si trova a comprimere un mese di lavoro in pochi giorni, ed è proprio allora che ci si accorge delle ricevute perse.
La soluzione è catturare la ricevuta nel momento della spesa. Se la foto della ricevuta entra nel sistema lo stesso giorno, a fine mese non resta nessuna pila da smaltire.
2. Far dipendere l'approvazione da una sola persona
Se tutte le spese attendono il via libera di un unico responsabile, bastano le sue ferie o una settimana intensa per fermare la chiusura.
Definire un sostituto nel flusso di approvazione e prevedere una catena più breve per gli importi contenuti riduce in modo evidente il numero di spese in attesa.
3. Verificare la policy dopo l'approvazione
Se una spesa non conforme alla policy di spesa arriva fino alla contabilità, parte la catena dei rimbalzi: la contabilità chiede al responsabile, il responsabile chiede al dipendente, la correzione torna in approvazione.
Quando il controllo della policy avviene al momento dell'inserimento, il dipendente vede il documento mancante o il superamento del limite prima ancora di inviare la nota spese. La correzione viene fatta nel momento in cui costa meno.
4. Riconciliare a mano l'estratto conto della carta aziendale
L'estratto conto della carta sta in un foglio di calcolo, le ricevute da un'altra parte, e qualcuno le abbina riga per riga. È un lavoro lento e soggetto a errori; poche righe non abbinate tengono ferma l'intera riconciliazione.
L'abbinamento automatico tra movimento della carta e ricevuta permette al team di occuparsi solo delle eccezioni.
5. Riscrivere la registrazione contabile
Inserire a mano nell'ERP una spesa già approvata significa scrivere la stessa informazione una seconda volta. Una volta definita la corrispondenza tra tipo di spesa e conto contabile, la registrazione nasce come conseguenza naturale dell'approvazione. Masraff si integra con più di 20 sistemi ERP, tra cui SAP, Logo, Netsis e Mikro.
Da dove iniziare?
Non serve cambiare tutte e cinque le abitudini insieme. Partite dal passaggio che nella chiusura del mese scorso ha fatto attendere di più: nella maggior parte delle aziende sono le ricevute accumulate o le approvazioni concentrate su una sola persona. Correggere anche una sola abitudine anticipa in modo percepibile la chiusura successiva.