İçindekiler
Ay sonu kapanışı geciktiğinde ilk bakılan yer muhasebe ekibi olur. Oysa gecikmenin kaynağı çoğu zaman ayın son günü değil, ayın geri kalanıdır: masrafların nasıl toplandığı, onaylandığı ve kayda alındığı. Aşağıdaki beş alışkanlık tek başına küçük görünür; birlikte kapanışı günlerce uzatır.
1. Fişleri ay sonuna biriktirmek
Çalışan fişlerini cüzdanında, e-postasında ya da telefonunun galerisinde tutar ve hepsini ayın son haftasında gönderir. Finans ekibi bir aylık işi birkaç güne sığdırmak zorunda kalır, kaybolan fişler de tam o sırada fark edilir.
Çözüm, fişi harcama anında yakalamaktır. Fotoğrafı çekilen fiş aynı gün sisteme düşerse ay sonunda toplanacak bir yığın kalmaz.
2. Onayı tek kişiye bağlamak
Bütün masraflar tek bir yöneticinin onayını bekliyorsa, o yöneticinin izne çıkması ya da yoğun bir haftası kapanışı durdurur.
Onay akışında vekil tanımlamak ve küçük tutarlar için daha kısa bir onay zinciri kurmak, bekleyen masraf sayısını belirgin biçimde azaltır.
3. Politikayı onaydan sonra kontrol etmek
Harcama politikasına uymayan bir masraf muhasebeye kadar gelirse geri dönüş zinciri başlar: muhasebe yöneticiye, yönetici çalışana sorar, düzeltme yeniden onaya girer.
Politika kontrolü masraf girilirken yapıldığında çalışan eksik belgeyi ya da limit aşımını daha göndermeden görür. Düzeltme, en ucuz olduğu anda yapılmış olur.
4. Kurumsal kart ekstresini elle eşleştirmek
Kart ekstresi bir tabloda, fişler başka bir yerdedir ve biri bunları satır satır eşleştirir. Bu iş hem yavaştır hem de hataya açıktır; eşleşmeyen birkaç satır bütün mutabakatı bekletir.
Kart hareketinin fişle otomatik eşleşmesi, ekibin yalnızca eşleşmeyen istisnalara bakmasını sağlar.
5. Muhasebe kaydını yeniden yazmak
Onaylanan masrafın ERP sistemine elle girilmesi aynı bilgiyi ikinci kez yazmak demektir. Masraf türü ile muhasebe hesabı arasındaki eşleme bir kez tanımlandığında kayıt, onayın doğal sonucu olarak oluşur. Masraff, SAP, Logo, Netsis ve Mikro dahil 20'den fazla ERP sistemiyle entegre çalışır.
Nereden başlamalı?
Beşini birden değiştirmeye çalışmak gerekmez. Geçen ayın kapanışında en çok beklenen adım hangisiyse oradan başlayın: çoğu şirkette bu, biriken fişler ya da tek kişide toplanan onaylardır. Bir alışkanlığı düzeltmek bile bir sonraki kapanışı fark edilir biçimde öne çeker.