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Cuando el cierre de mes se retrasa, lo primero que se mira es el equipo de contabilidad. Sin embargo, el origen del retraso no suele estar en el último día del mes, sino en el resto: en cómo se recogen, se aprueban y se registran los gastos. Cada uno de los cinco hábitos siguientes parece menor por separado; juntos alargan el cierre varios días.
1. Acumular los tickets hasta fin de mes
El empleado guarda los tickets en la cartera, en el correo o en la galería del móvil y los envía todos en la última semana del mes. El equipo financiero tiene que meter el trabajo de un mes en unos pocos días, y es justo entonces cuando se descubre que faltan tickets.
La solución es capturar el ticket en el momento del gasto. Si la foto del ticket entra en el sistema el mismo día, a fin de mes no queda ninguna pila pendiente.
2. Hacer depender la aprobación de una sola persona
Si todos los gastos esperan la aprobación de un único responsable, basta con que se vaya de vacaciones o tenga una semana cargada para que el cierre se detenga.
Definir un suplente en el flujo de aprobación y establecer una cadena más corta para importes pequeños reduce notablemente el número de gastos pendientes.
3. Revisar la política después de aprobar
Si un gasto que no cumple la política de gastos llega hasta contabilidad, empieza la cadena de vuelta: contabilidad pregunta al responsable, el responsable al empleado y la corrección vuelve a entrar en aprobación.
Cuando el control de la política se hace al introducir el gasto, el empleado ve el justificante que falta o el límite superado antes de enviarlo. La corrección se hace en el momento en que resulta más barata.
4. Conciliar a mano el extracto de la tarjeta corporativa
El extracto de la tarjeta está en una hoja de cálculo, los tickets en otro sitio, y alguien los cuadra línea a línea. Es un trabajo lento y propenso a errores; unas pocas líneas sin casar dejan en espera toda la conciliación.
Que el movimiento de la tarjeta se case automáticamente con el ticket permite al equipo mirar solo las excepciones que no cuadran.
5. Volver a escribir el asiento contable
Introducir a mano en el sistema ERP un gasto ya aprobado significa escribir la misma información por segunda vez. Cuando la correspondencia entre el tipo de gasto y la cuenta contable se define una sola vez, el asiento se genera como consecuencia natural de la aprobación. Masraff se integra con más de 20 sistemas ERP, incluidos SAP, Logo, Netsis y Mikro.
¿Por dónde empezar?
No hace falta cambiar los cinco a la vez. Empiece por el paso que más se esperó en el cierre del mes pasado: en la mayoría de las empresas son los tickets acumulados o las aprobaciones concentradas en una sola persona. Corregir un solo hábito ya adelanta de forma perceptible el siguiente cierre.