Cuprins
Când închiderea lunară întârzie, primul loc în care se caută explicația este echipa de contabilitate. În realitate, sursa întârzierii nu este ultima zi a lunii, ci restul lunii: felul în care cheltuielile sunt colectate, aprobate și înregistrate. Luate separat, cele cinci obiceiuri de mai jos par mărunte; împreună, prelungesc închiderea cu zile bune.
1. Strângerea bonurilor până la finalul lunii
Angajatul își ține bonurile în portofel, în e-mail sau în galeria telefonului și le trimite pe toate în ultima săptămână a lunii. Echipa financiară este nevoită să comprime munca unei luni întregi în câteva zile, iar bonurile pierdute se descoperă exact atunci.
Soluția este captarea bonului în momentul cheltuielii. Dacă bonul fotografiat ajunge în sistem în aceeași zi, la finalul lunii nu mai rămâne niciun teanc de procesat.
2. Legarea aprobării de o singură persoană
Dacă toate cheltuielile așteaptă aprobarea unui singur manager, concediul acelui manager sau o săptămână aglomerată oprește închiderea.
Definirea unui înlocuitor în fluxul de aprobare și un lanț de aprobare mai scurt pentru sumele mici reduc vizibil numărul cheltuielilor rămase în așteptare.
3. Verificarea politicii abia după aprobare
Dacă o cheltuială care nu respectă politica ajunge până la contabilitate, începe lanțul de întoarceri: contabilitatea îl întreabă pe manager, managerul îl întreabă pe angajat, iar corecția intră din nou în aprobare.
Când verificarea politicii se face chiar în momentul introducerii cheltuielii, angajatul vede documentul lipsă sau depășirea de plafon înainte să o trimită. Corecția se face atunci când costă cel mai puțin.
4. Potrivirea manuală a extrasului de card corporativ
Extrasul de card este într-un tabel, bonurile sunt în altă parte, iar cineva le potrivește rând cu rând. Munca este și lentă, și predispusă la erori; câteva rânduri nepotrivite țin pe loc întreaga reconciliere.
Potrivirea automată a tranzacției de card cu bonul face ca echipa să se uite doar la excepțiile care nu se potrivesc.
5. Rescrierea înregistrării contabile
Introducerea manuală în sistemul ERP a unei cheltuieli deja aprobate înseamnă să scrii aceeași informație a doua oară. Odată definită corespondența dintre tipul de cheltuială și contul contabil, înregistrarea apare ca rezultat firesc al aprobării. Masraff se integrează cu peste 20 de sisteme ERP, între care SAP, Logo, Netsis și Mikro.
De unde începeți?
Nu este nevoie să le schimbați pe toate cinci deodată. Începeți cu pasul care s-a lăsat cel mai mult așteptat la închiderea lunii trecute: în majoritatea companiilor, acesta înseamnă bonurile adunate la grămadă sau aprobările strânse la o singură persoană. Chiar și corectarea unui singur obicei aduce vizibil mai devreme închiderea următoare.