Змест
Калі закрыццё месяца зацягваецца, першым чынам глядзяць на бухгалтэрыю. Але крыніца затрымкі часцей за ўсё не апошні дзень месяца, а ўсе папярэднія: тое, як выдаткі збіраюцца, зацвярджаюцца і запісваюцца ва ўлік. Кожная з пяці звычак ніжэй паасобку здаецца дробяззю, але разам яны расцягваюць закрыццё на некалькі дзён.
1. Збіраць чэкі да канца месяца
Супрацоўнік трымае чэкі ў кашальку, у пошце ці ў галерэі тэлефона і адпраўляе ўсё ў апошні тыдзень месяца. Фінансавая каманда вымушана ўціснуць месячны аб'ём працы ў некалькі дзён, і менавіта тады выяўляюцца згубленыя чэкі.
Рашэнне — фіксаваць чэк у момант выдатку. Калі сфатаграфаваны чэк трапляе ў сістэму ў той самы дзень, у канцы месяца не застаецца стосу, які трэба разбіраць.
2. Замыкаць зацвярджэнне на адным чалавеку
Калі ўсе выдаткі чакаюць рашэння аднаго кіраўніка, ягоны водпуск ці проста напружаны тыдзень спыняюць закрыццё.
Прызначэнне намесніка ў маршруце зацвярджэння і карацейшы ланцужок для невялікіх сум прыкметна памяншаюць колькасць выдаткаў, што чакаюць свайго ходу.
3. Правяраць палітыку пасля зацвярджэння
Калі выдатак, які не адпавядае выдатковай палітыцы, даходзіць да бухгалтэрыі, пачынаецца зваротны ланцужок: бухгалтэрыя пытаецца ў кіраўніка, кіраўнік — у супрацоўніка, а выпраўлены выдатак зноў ідзе на зацвярджэнне.
Калі палітыка правяраецца ў момант унясення выдатку, супрацоўнік бачыць адсутны дакумент ці перавышэнне ліміту яшчэ да адпраўкі. Выпраўленне робіцца тады, калі яно найтанней.
4. Зводзіць выпіску карпаратыўнай карты ўручную
Выпіска па карце ляжыць у адной табліцы, чэкі — у іншым месцы, і хтосьці зводзіць іх радок за радком. Гэта і павольна, і схільна да памылак, а некалькі радкоў, якія не сышліся, трымаюць усю зверку.
Аўтаматычнае супастаўленне аперацыі па карце з чэкам дазваляе камандзе глядзець толькі на выключэнні, якія не сышліся.
5. Перапісваць бухгалтарскі запіс нанова
Ручное ўнясенне зацверджанага выдатку ў сістэму ERP азначае запісаць тую самую інфармацыю другі раз. Калі адпаведнасць паміж тыпам выдатку і бухгалтарскім рахункам наладжана адзін раз, запіс узнікае як натуральны вынік зацвярджэння. Masraff інтэгруецца больш чым з 20 сістэмамі ERP, у тым ліку SAP, Logo, Netsis і Mikro.
З чаго пачаць?
Не трэба мяняць усе пяць адразу. Пачніце з таго кроку, якога найдаўжэй чакалі падчас мінулага закрыцця: у большасці кампаній гэта назапашаныя чэкі ці зацвярджэнні, сабраныя на адным чалавеку. Нават выпраўленне адной звычкі прыкметна набліжае наступнае закрыццё.