Содержание
Когда закрытие месяца затягивается, первым делом смотрят на бухгалтерию. Однако источник задержки чаще всего не последний день месяца, а всё остальное время: то, как расходы собираются, согласуются и попадают в учёт. Каждая из пяти привычек ниже по отдельности выглядит мелочью; вместе они растягивают закрытие на несколько дней.
1. Копить чеки до конца месяца
Сотрудник хранит чеки в кошельке, в почте или в галерее телефона и отправляет их все в последнюю неделю месяца. Финансовой команде приходится уместить работу целого месяца в несколько дней, и именно в этот момент выясняется, что часть чеков потеряна.
Решение — фиксировать чек в момент расхода. Если сфотографированный чек попадает в систему в тот же день, к концу месяца не остаётся горы документов.
2. Замыкать согласование на одном человеке
Если все расходы ждут одобрения одного руководителя, его отпуск или загруженная неделя останавливают закрытие.
Назначение заместителя в маршруте согласования и более короткая цепочка для небольших сумм заметно сокращают число ожидающих расходов.
3. Проверять политику уже после согласования
Если расход, не соответствующий политике расходов, доходит до бухгалтерии, начинается обратная цепочка: бухгалтерия спрашивает руководителя, руководитель — сотрудника, а исправление снова уходит на согласование.
Когда проверка политики выполняется в момент ввода расхода, сотрудник видит недостающий документ или превышение лимита ещё до отправки. Исправление делается тогда, когда оно стоит дешевле всего.
4. Сверять выписку по корпоративной карте вручную
Выписка по карте лежит в одной таблице, чеки — в другом месте, и кто-то сопоставляет их строка за строкой. Это и медленно, и чревато ошибками; несколько несопоставленных строк задерживают всю сверку.
Автоматическое сопоставление операции по карте с чеком позволяет команде смотреть только на несовпавшие исключения.
5. Заново вводить бухгалтерскую проводку
Ручной ввод согласованного расхода в ERP-систему означает, что одна и та же информация вводится второй раз. Если соответствие между типом расхода и счётом учёта настроено один раз, проводка формируется как естественное следствие согласования. Masraff интегрируется более чем с 20 ERP-системами, включая SAP, Logo, Netsis и Mikro.
С чего начать?
Менять все пять сразу не нужно. Начните с того шага, которого при прошлом закрытии ждали дольше всего: в большинстве компаний это накопленные чеки или согласования, замкнутые на одном человеке. Исправление даже одной привычки заметно приблизит следующее закрытие.