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Quand la clôture mensuelle prend du retard, le premier réflexe est de se tourner vers l'équipe comptable. Pourtant, l'origine du retard se situe rarement le dernier jour du mois : elle se trouve dans tout le reste du mois, dans la façon dont les frais sont collectés, validés et enregistrés. Prises isolément, les cinq habitudes ci-dessous paraissent anodines ; ensemble, elles allongent la clôture de plusieurs jours.
1. Accumuler les justificatifs jusqu'à la fin du mois
Le collaborateur garde ses reçus dans son portefeuille, dans sa boîte mail ou dans la galerie de son téléphone, puis envoie le tout la dernière semaine du mois. L'équipe finance doit alors traiter un mois de travail en quelques jours, et c'est précisément à ce moment-là que l'on s'aperçoit que des justificatifs manquent.
La solution consiste à capturer le justificatif au moment de la dépense. Si le reçu photographié arrive dans le système le jour même, il ne reste aucune pile à traiter en fin de mois.
2. Faire reposer la validation sur une seule personne
Si toutes les dépenses attendent l'accord d'un seul responsable, ses congés ou une semaine chargée suffisent à bloquer la clôture.
Définir un suppléant dans le circuit de validation et prévoir une chaîne plus courte pour les petits montants réduit nettement le nombre de frais en attente.
3. Contrôler la politique après la validation
Lorsqu'une dépense non conforme à la politique de frais arrive jusqu'à la comptabilité, la chaîne des allers-retours commence : la comptabilité interroge le responsable, le responsable interroge le collaborateur, et la correction repart en validation.
Quand le contrôle de la politique s'effectue au moment de la saisie, le collaborateur voit le document manquant ou le dépassement de plafond avant même d'envoyer sa note de frais. La correction est faite au moment où elle coûte le moins cher.
4. Rapprocher manuellement le relevé de la carte d'entreprise
Le relevé de carte se trouve dans un tableur, les justificatifs ailleurs, et quelqu'un rapproche les deux ligne par ligne. Ce travail est lent et propice aux erreurs ; quelques lignes non rapprochées suffisent à retarder tout le rapprochement.
Le rapprochement automatique entre l'opération par carte et le justificatif permet à l'équipe de ne traiter que les exceptions.
5. Ressaisir l'écriture comptable
Saisir manuellement dans l'ERP une dépense déjà validée revient à écrire deux fois la même information. Une fois définie la correspondance entre le type de dépense et le compte comptable, l'écriture se crée comme le prolongement naturel de la validation. Masraff s'intègre à plus de 20 systèmes ERP, dont SAP, Logo, Netsis et Mikro.
Par où commencer ?
Il n'est pas nécessaire de changer les cinq habitudes en même temps. Commencez par l'étape qui a fait le plus attendre lors de la clôture du mois dernier : dans la plupart des entreprises, ce sont les justificatifs accumulés ou les validations concentrées sur une seule personne. Corriger une seule habitude avance déjà sensiblement la clôture suivante.