Съдържание
Когато месечното приключване закъснее, първият поглед пада върху счетоводния екип. Всъщност източникът на забавянето рядко е последният ден от месеца, а останалата част от месеца: начинът, по който разходите се събират, одобряват и осчетоводяват. Всеки от петте навика по-долу изглежда дребен сам по себе си. Заедно удължават приключването с дни.
1. Натрупване на бележките за края на месеца
Служителят държи бележките в портфейла си, в пощата или в галерията на телефона и ги изпраща наведнъж през последната седмица от месеца. Финансовият екип е принуден да събере работа за цял месец в няколко дни, а точно тогава излиза наяве и кои бележки липсват.
Решението е бележката да се улавя в момента на разхода. Ако снимката на бележката влезе в системата още същия ден, в края на месеца не остава купчина за обработка.
2. Обвързване на одобрението с един човек
Ако всички разходи чакат одобрението на един-единствен ръководител, отпуската му или една натоварена седмица спират приключването.
Определянето на заместник в процеса на одобрение и по-къса верига за малките суми намаляват осезаемо броя на чакащите разходи.
3. Проверка на политиката след одобрението
Ако разход, който не отговаря на политиката за разходите, стигне чак до счетоводството, започва обратна верига: счетоводството пита ръководителя, ръководителят пита служителя, а корекцията влиза отново за одобрение.
Когато проверката по политиката се прави още при въвеждането на разхода, служителят вижда липсващия документ или превишения лимит, преди да го изпрати. Корекцията се прави в момента, в който струва най-малко.
4. Ръчно равнение на извлечението от корпоративната карта
Извлечението от картата е в една таблица, бележките са на друго място и някой ги съпоставя ред по ред. Работата е бавна и склонна към грешки; няколко несъответстващи реда бавят цялото равнение.
Автоматичното съпоставяне на трансакцията по картата с бележката позволява на екипа да се занимава само с изключенията, които не съвпадат.
5. Пренаписване на счетоводната статия
Ръчното въвеждане на одобрения разход в ERP системата означава да запишете същата информация втори път. Когато съответствието между вида разход и счетоводната сметка е дефинирано веднъж, статията се създава като естествен резултат от одобрението. Masraff работи интегрирано с над 20 ERP системи, включително SAP, Logo, Netsis и Mikro.
Откъде да започнете?
Не е нужно да променяте и петте наведнъж. Започнете от стъпката, която е била чакана най-дълго при миналото приключване: в повечето компании това са натрупаните бележки или одобренията, събрани в един човек. Дори поправянето на един-единствен навик придвижва следващото приключване осезаемо напред.