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Wenn sich der Monatsabschluss verzögert, schaut man zuerst auf die Buchhaltung. Die Ursache liegt aber selten am letzten Tag des Monats, sondern im Rest des Monats: darin, wie Ausgaben erfasst, genehmigt und gebucht werden. Jede der fünf folgenden Gewohnheiten wirkt für sich genommen klein. Zusammen verlängern sie den Abschluss um Tage.
1. Belege bis zum Monatsende sammeln
Mitarbeitende bewahren ihre Belege in der Brieftasche, im Postfach oder in der Fotogalerie auf und reichen alles in der letzten Woche des Monats ein. Das Finanzteam muss die Arbeit eines ganzen Monats in wenige Tage pressen, und genau dann fällt auf, welche Belege fehlen.
Die Lösung ist, den Beleg im Moment der Ausgabe zu erfassen. Wenn das Foto des Belegs noch am selben Tag im System landet, bleibt zum Monatsende kein Stapel mehr übrig.
2. Die Genehmigung an eine einzige Person binden
Wenn alle Ausgaben auf die Freigabe einer einzigen Führungskraft warten, genügen deren Urlaub oder eine volle Woche, um den Abschluss anzuhalten.
Eine Vertretung im Genehmigungsworkflow und eine kürzere Freigabekette für kleine Beträge senken die Zahl der offenen Ausgaben spürbar.
3. Die Richtlinie erst nach der Genehmigung prüfen
Erreicht eine Ausgabe, die gegen die Ausgabenrichtlinie verstößt, die Buchhaltung, beginnt die Rückfragekette: Die Buchhaltung fragt die Führungskraft, die Führungskraft fragt die einreichende Person, und die Korrektur geht erneut in die Genehmigung.
Wird die Richtlinie schon bei der Erfassung der Ausgabe geprüft, sieht die einreichende Person den fehlenden Beleg oder die überschrittene Grenze, bevor sie absendet. Die Korrektur geschieht in dem Moment, in dem sie am wenigsten kostet.
4. Die Kreditkartenabrechnung von Hand abgleichen
Die Kartenabrechnung liegt in einer Tabelle, die Belege liegen woanders, und jemand gleicht beides Zeile für Zeile ab. Das ist langsam und fehleranfällig; wenige nicht zugeordnete Zeilen halten den gesamten Abgleich auf.
Wird der Kartenumsatz automatisch dem passenden Beleg zugeordnet, muss sich das Team nur noch um die Ausnahmen kümmern, die nicht zusammenpassen.
5. Die Buchung ein zweites Mal schreiben
Eine genehmigte Ausgabe von Hand ins ERP-System einzutragen heißt, dieselbe Information ein zweites Mal zu erfassen. Ist die Zuordnung zwischen Ausgabenart und Sachkonto einmal definiert, entsteht die Buchung als natürliche Folge der Genehmigung. Masraff arbeitet integriert mit mehr als 20 ERP-Systemen, darunter SAP, Logo, Netsis und Mikro.
Wo anfangen?
Sie müssen nicht alle fünf Gewohnheiten auf einmal ändern. Fangen Sie bei dem Schritt an, auf den beim letzten Abschluss am längsten gewartet wurde: In den meisten Unternehmen sind das die angestauten Belege oder die auf eine Person konzentrierten Genehmigungen. Schon eine einzige geänderte Gewohnheit zieht den nächsten Abschluss spürbar nach vorn.