الفهرس
عندما يتأخر إقفال نهاية الشهر، يتجه النظر أولا إلى فريق المحاسبة. غير أن مصدر التأخير في الغالب ليس اليوم الأخير من الشهر، بل بقية أيامه: كيف تُجمع المصروفات، وكيف تُعتمد، وكيف تُسجل. كل عادة من العادات الخمس التالية تبدو صغيرة بمفردها، لكنها مجتمعة تطيل الإقفال أياما.
1. تجميع الإيصالات حتى نهاية الشهر
يحتفظ الموظف بإيصالاته في محفظته أو في بريده الإلكتروني أو في معرض صور هاتفه، ثم يرسلها كلها في الأسبوع الأخير من الشهر. فيضطر فريق المالية إلى ضغط عمل شهر كامل في أيام قليلة، وفي تلك اللحظة نفسها تظهر الإيصالات المفقودة.
الحل هو التقاط الإيصال لحظة حدوث المصروف. فإذا وصل الإيصال المصور إلى النظام في اليوم نفسه، لم يبق في نهاية الشهر كوم من الأوراق ينتظر المعالجة.
2. حصر الاعتماد في شخص واحد
إذا كانت كل المصروفات تنتظر اعتماد مدير واحد، فإن إجازته أو أسبوعا مزدحما لديه يكفي لإيقاف الإقفال.
تعيين بديل في مسار الاعتماد، وبناء سلسلة اعتماد أقصر للمبالغ الصغيرة، يقللان بوضوح عدد المصروفات المعلقة.
3. مراجعة السياسة بعد الاعتماد
حين يصل مصروف مخالف لسياسة الإنفاق إلى المحاسبة، تبدأ سلسلة الإرجاع: المحاسبة تسأل المدير، والمدير يسأل الموظف، ثم يعود التصحيح إلى الاعتماد من جديد.
أما إذا جرى فحص السياسة أثناء إدخال المصروف، فسيرى الموظف المستند الناقص أو تجاوز الحد قبل أن يرسل الطلب. وهكذا يتم التصحيح في اللحظة التي يكون فيها أقل كلفة.
4. مطابقة كشف البطاقة المؤسسية يدويا
كشف البطاقة في جدول، والإيصالات في مكان آخر، وشخص ما يطابق بينهما سطرا سطرا. هذا العمل بطيء وعرضة للخطأ في آن واحد، وبضعة أسطر غير متطابقة كفيلة بتعطيل التسوية كلها.
المطابقة التلقائية بين حركة البطاقة والإيصال تتيح للفريق أن ينظر في الحالات غير المتطابقة فقط.
5. إعادة كتابة القيد المحاسبي
إدخال المصروف المعتمد يدويا في نظام ERP يعني كتابة المعلومة نفسها مرة ثانية. وحين يُعرَّف الربط بين نوع المصروف والحساب المحاسبي مرة واحدة، ينشأ القيد كنتيجة طبيعية للاعتماد. ويتكامل Masraff مع أكثر من 20 نظام ERP، بما في ذلك SAP وLogo وNetsis وMikro.
من أين تبدأ؟
لا حاجة إلى تغيير العادات الخمس دفعة واحدة. ابدأ من الخطوة التي طال انتظارها أكثر من غيرها في إقفال الشهر الماضي: في معظم الشركات هي الإيصالات المتراكمة أو الاعتمادات المتجمعة عند شخص واحد. حتى إصلاح عادة واحدة يقرب الإقفال التالي بشكل ملحوظ.