Mundarija
Oy yakuni kechikkanda birinchi boʻlib buxgalteriya jamoasiga qaraladi. Aslida kechikishning manbayi koʻpincha oyning oxirgi kuni emas, balki oyning qolgan qismidir: xarajatlar qanday yigʻilishi, tasdiqlanishi va hisobga olinishi. Quyidagi besh odat alohida-alohida arzimasdek koʻrinadi; birgalikda esa yopilishni bir necha kunga choʻzadi.
1. Cheklarni oy oxiriga yigʻib qoʻyish
Xodim cheklarni hamyonida, elektron pochtasida yoki telefoni galereyasida saqlaydi va hammasini oyning soʻnggi haftasida yuboradi. Moliya jamoasi bir oylik ishni bir necha kunga sigʻdirishga majbur boʻladi, yoʻqolgan cheklar ham aynan oʻsha paytda maʼlum boʻladi.
Yechim — chekni xarajat qilingan zahoti qayd etish. Suratga olingan chek oʻsha kuniyoq tizimga tushsa, oy oxirida yigʻiladigan uyum qolmaydi.
2. Tasdiqni bitta odamga bogʻlash
Barcha xarajatlar bitta rahbarning tasdigʻini kutayotgan boʻlsa, oʻsha rahbarning taʼtilga chiqishi yoki band haftasi yopilishni toʻxtatib qoʻyadi.
Tasdiqlash oqimida oʻrinbosar belgilash va kichik summalar uchun qisqaroq tasdiq zanjirini qurish kutib turgan xarajatlar sonini sezilarli darajada kamaytiradi.
3. Siyosatni tasdiqdan keyin tekshirish
Xarajat siyosatiga mos kelmaydigan xarajat buxgalteriyagacha yetib kelsa, orqaga qaytish zanjiri boshlanadi: buxgalteriya rahbardan, rahbar xodimdan soʻraydi, tuzatish esa qaytadan tasdiqqa kiradi.
Siyosat tekshiruvi xarajat kiritilayotgan paytda oʻtkazilsa, xodim yetishmayotgan hujjatni yoki limit oshganini yuborishdan oldin koʻradi. Tuzatish eng arzonga tushadigan paytda bajarilgan boʻladi.
4. Korporativ karta koʻchirmasini qoʻlda solishtirish
Karta koʻchirmasi bir jadvalda, cheklar esa boshqa joyda turadi va kimdir ularni satrma-satr solishtiradi. Bu ish ham sekin, ham xatoga moyil; mos kelmagan bir necha satr butun solishtiruvni kutib qoldiradi.
Karta harakatining chek bilan avtomatik moslashuvi jamoaga faqat mos kelmagan istisnolarni koʻrib chiqish imkonini beradi.
5. Buxgalteriya yozuvini qaytadan yozish
Tasdiqlangan xarajatni ERP tizimiga qoʻlda kiritish ayni maʼlumotni ikkinchi marta yozish demakdir. Xarajat turi bilan buxgalteriya hisobi oʻrtasidagi moslik bir marta belgilanganda, yozuv tasdiqning tabiiy natijasi sifatida shakllanadi. Masraff SAP, Logo, Netsis va Mikro kabi 20 dan ortiq ERP tizimi bilan integratsiyada ishlaydi.
Nimadan boshlash kerak?
Beshalasini birdaniga oʻzgartirishga urinish shart emas. Oʻtgan oy yopilishida eng koʻp kutilgan qadam qaysi boʻlsa, oʻshandan boshlang: koʻp kompaniyada bu — yigʻilib qolgan cheklar yoki bitta odamda toʻplangan tasdiqlardir. Bitta odatni tuzatish ham keyingi yopilishni sezilarli darajada oldinga suradi.