Innehållsförteckning
När månadsbokslutet drar ut på tiden är det ekonomiavdelningen man tittar på först. Men orsaken till förseningen ligger sällan i månadens sista dag, utan i resten av månaden: i hur utläggen samlas in, attesteras och bokförs. Var och en av de fem vanorna nedan ser liten ut för sig; tillsammans förlänger de bokslutet med flera dagar.
1. Att spara kvittona till månadsskiftet
Medarbetaren har kvittona i plånboken, i mejlkorgen eller i mobilens bildgalleri och skickar in allt under månadens sista vecka. Ekonomiteamet tvingas pressa in en hel månads arbete på några få dagar, och det är precis då man upptäcker att kvitton saknas.
Lösningen är att fånga kvittot i samma stund som utlägget sker. Om det fotograferade kvittot hamnar i systemet samma dag finns ingen hög kvar att beta av vid månadsskiftet.
2. Att låta attesten hänga på en enda person
Om alla utlägg väntar på en enda chefs godkännande räcker det med en semestervecka eller en tung arbetsvecka för att bokslutet ska stanna.
Att lägga in en ersättare i attestflödet och en kortare attestkedja för små belopp minskar antalet väntande utlägg märkbart.
3. Att kontrollera policyn först efter attesten
Om ett utlägg som bryter mot utläggspolicyn når ända fram till bokföringen startar en kedja bakåt: ekonomi frågar chefen, chefen frågar medarbetaren och rättelsen går in i attestflödet igen.
När policykontrollen görs redan när utlägget registreras ser medarbetaren det saknade underlaget eller det överskridna beloppet innan det skickas in. Rättelsen görs i det ögonblick då den kostar minst.
4. Att stämma av företagskortets kontoutdrag för hand
Kortets kontoutdrag ligger i ett kalkylblad, kvittona någon annanstans, och någon matchar dem rad för rad. Det är både långsamt och felkänsligt; några få rader som inte stämmer håller hela avstämningen uppe.
När korttransaktionen matchas automatiskt mot kvittot behöver teamet bara titta på de avvikelser som inte gått ihop.
5. Att skriva in bokföringsposten en gång till
Att manuellt registrera ett attesterat utlägg i ERP-systemet innebär att samma uppgift skrivs in en andra gång. När kopplingen mellan utläggstyp och bokföringskonto är definierad en gång skapas posten som en naturlig följd av attesten. Masraff är integrerat med fler än 20 ERP-system, däribland SAP, Logo, Netsis och Mikro.
Var ska man börja?
Man behöver inte ändra alla fem på en gång. Börja med det steg som fick vänta längst i förra månadens bokslut: i de flesta bolag är det de samlade kvittona eller attesterna som hänger på en enda person. Att rätta till en enda vana flyttar fram nästa bokslut märkbart.