Мазмұны
Ай соңындағы жабу кешіккенде бірінші болып бухгалтерия тексеріледі. Шын мәнінде кешігудің көзі айдың соңғы күні емес, айдың қалған бөлігі: шығындардың қалай жиналатыны, қалай бекітілетіні және қалай есепке алынатыны. Төмендегі бес әдеттің әрқайсысы жеке алғанда ұсақ көрінеді, бірақ бірге келгенде олар жабуды бірнеше күнге созады.
1. Түбіртектерді ай соңына жинау
Қызметкер түбіртектерін әмиянында, электрондық поштасында немесе телефон галереясында сақтайды да, бәрін айдың соңғы аптасында жібереді. Қаржы командасы бір айлық жұмысты бірнеше күнге сыйғызуға мәжбүр болады, жоғалған түбіртектер де дәл сол кезде байқалады.
Шешім — түбіртекті шығын жасалған сәтте тіркеу. Суретке түсірілген түбіртек сол күні жүйеге түссе, ай соңында талдауды күтіп тұрған үйінді болмайды.
2. Бекітуді бір адамға байлау
Барлық шығын бір басшының бекітуін күтіп тұрса, сол басшының демалысқа шығуы немесе тығыз аптасы жабуды тоқтатады.
Бекіту ағынында орынбасар белгілеу және шағын сомалар үшін қысқарақ бекіту тізбегін құру күтіп тұрған шығын санын айтарлықтай азайтады.
3. Саясатты бекітуден кейін тексеру
Шығын саясатына сай келмейтін шығын бухгалтерияға дейін жетсе, кері қайту тізбегі басталады: бухгалтерия басшыдан, басшы қызметкерден сұрайды, түзетілген шығын қайтадан бекітуге түседі.
Саясат тексерісі шығын енгізіліп жатқан сәтте жүргізілсе, қызметкер жетіспейтін құжатты немесе лимиттің асып кеткенін жібермей тұрып көреді. Сонда түзету ең арзан болатын сәтте жасалады.
4. Корпоративтік карта үзіндісін қолмен салыстыру
Карта үзіндісі бір кестеде, түбіртектер басқа жерде тұрады да, біреу оларды жол-жолмен салыстырады. Бұл жұмыс әрі баяу, әрі қатеге бейім, ал сәйкеспеген бірнеше жол бүкіл салыстыруды кідіртеді.
Карта операциясының түбіртекпен автоматты сәйкестенуі командаға тек сәйкеспеген ерекше жағдайларға ғана қарауға мүмкіндік береді.
5. Бухгалтерлік жазбаны қайта теру
Бекітілген шығынды ERP жүйесіне қолмен енгізу — сол ақпаратты екінші рет жазу деген сөз. Шығын түрі мен бухгалтерлік шот арасындағы сәйкестік бір рет белгіленсе, жазба бекітудің табиғи нәтижесі ретінде пайда болады. Masraff SAP, Logo, Netsis және Mikro қоса алғанда 20-дан астам ERP жүйесімен интеграцияланып жұмыс істейді.
Неден бастау керек?
Бесеуін бірден өзгертудің қажеті жоқ. Өткен айдың жабуында ең көп күтілген қадам қайсы болса, содан бастаңыз: көптеген компанияда бұл — жиналып қалған түбіртектер немесе бір адамға шоғырланған бекітулер. Бір ғана әдетті түзету де келесі жабуды байқарлықтай ертерек аяқтауға көмектеседі.