Come monitorare le spese con la carta aziendale

Le spese con la carta di credito aziendale si monitorano riunendo tre elementi in un'unica lista: chi ha usato la carta, il giustificativo di ogni acquisto e l'estratto conto di fine mese. Il problema è che nella maggior parte delle aziende queste tre informazioni si trovano in tre posti diversi. In questo articolo trovi una routine pratica per seguire le spese con carta senza aspettare la fine del mese, una checklist per ogni riga dell'estratto conto, le regole di base di una policy per le carte e i criteri per scegliere un software. Dove si parla di documenti e fisco, le regole descritte sono quelle turche.

Perché è difficile monitorare le spese con la carta aziendale?

Le spese con la carta aziendale sono difficili da monitorare perché titolare, scontrino ed estratto conto nascono in luoghi e momenti diversi.

Un mese tipico va così:

• Il titolare fa l'acquisto; lo scontrino resta nel portafoglio, nella posta elettronica o nel cassetto dell'auto.
• L'estratto conto arriva a fine mese; le righe riportano di solito solo il nome dell'esercente, la data e l'importo.
• La contabilità apre l'estratto conto e chiede, riga per riga: "Che cos'era, dov'è lo scontrino, su quale centro di costo va imputato?"

Poiché tra l'acquisto e l'estratto conto passano diverse settimane, il titolare non ricorda più i dettagli, gli scontrini si perdono e la chiusura mensile slitta. Quando più persone usano la stessa carta, a volte non è chiaro nemmeno chi abbia pagato. La causa di fondo raramente è la malafede: è un'informazione che arriva tardi e dispersa.

Come si monitorano le spese con la carta di credito aziendale?

Le spese con la carta di credito aziendale si monitorano con una routine fissa: raccogliere il giustificativo al momento dell'acquisto e confrontarlo con l'estratto conto a fine mese. I cinque passaggi qui sotto vanno bene per la maggior parte delle aziende.

1. Associa ogni carta a un utente. Metti per iscritto a chi appartiene ogni carta e, per le carte condivise, chi ne è responsabile. Se una carta non ha un titolare noto, non c'è nessuno a cui chiedere.
2. Raccogli il giustificativo al momento dell'acquisto. Il titolare fotografa lo scontrino il giorno stesso e lo registra con una breve descrizione e lo scopo aziendale. Un'app mobile per le note spese semplifica questo passaggio.
3. Confronta l'estratto conto mensile con le spese registrate. Ogni riga dell'estratto conto deve avere di fronte una spesa registrata e un documento. Abbina per carta, data e importo.
4. Segui le righe non abbinate. Raccogli in una lista le righe senza corrispondenza, chiedi al responsabile e chiudile entro la data di chiusura. Monitorare il numero di righe aperte mese per mese fa emergere presto i problemi del processo.
5. Assegna categoria e centro di costo. Dai a ogni spesa una categoria e un centro di costo, così le spese con carta finiscono nel posto giusto dei report di budget.

Per la raccolta degli scontrini e la registrazione delle spese, vedi gestione note spese.

Cosa controllare su ogni riga dell'estratto conto?

Su ogni riga dell'estratto conto bisogna controllare il titolare, la spesa registrata corrispondente, il giustificativo, lo scopo aziendale, l'imputazione contabile e il rispetto della policy.

Una nota: nella maggior parte dei casi una riga dell'estratto conto non sostituisce una fattura o uno scontrino. Verifica con il tuo mali müşavir (commercialista abilitato in Turchia) quale documento è sufficiente per registrare il costo secondo la legge turca sulla procedura tributaria (213 sayılı Vergi Usul Kanunu).

Quali regole di policy servono per l'uso delle carte?

L'uso delle carte richiede regole scritte su chi riceve una carta, per cosa si può usare, quali limiti valgono, entro quando consegnare i giustificativi e come si approvano le eccezioni.

Una policy per le carte breve e applicabile copre questi punti:

• Assegnazione delle carte: Chi riceve una carta, sono ammesse carte condivise, come si chiude una carta quando un dipendente lascia l'azienda?
• Spese consentite: Quali categorie si possono pagare con la carta e quali (per esempio acquisti personali) sono vietate?
• Limiti: Tetti per persona, per categoria o per transazione.
• Termine per i giustificativi: Entro quanti giorni dall'acquisto lo scontrino va registrato.
• Spese personali: Come un acquisto personale fatto per errore viene restituito all'azienda.
• Eccezioni: Chi approva un acquisto fuori regola e con quale motivazione.

Se la policy vive solo in un PDF, i controlli restano manuali. Per collegare le regole alla registrazione delle spese, dai un'occhiata a gestione policy di spesa.

Esistono programmi che monitorano automaticamente le spese con la carta aziendale?

Sì, esistono programmi di gestione delle spese che automatizzano in gran parte il monitoraggio abbinando l'estratto conto della carta aziendale alle spese registrate.

Quanto sia "automatico" un programma dipende da come i dati della carta entrano nel sistema. Quando valuti una soluzione, considera questi criteri:

• Configurazione delle carte: Si possono definire le carte dell'azienda e associarle agli utenti?
• Importazione dell'estratto conto: Come entra l'estratto conto nel sistema, e si possono usare i formati di file di banche diverse?
• Abbinamento: Le righe dell'estratto conto vengono confrontate con le spese registrate, e le righe non abbinate sono visibili?
• Acquisizione mobile degli scontrini: Il titolare può registrare lo scontrino con il telefono al momento dell'acquisto?
• Policy e approvazione: Le spese con carta passano per gli stessi controlli di policy e lo stesso flusso di approvazione delle altre spese?
• Trasferimento alla contabilità: Categorie, centri di costo e giustificativi si possono trasferire al tuo sistema contabile?

In Masraff questo lavoro lo svolge il modulo Estratti conto (Ekstre Modülü). Le carte vengono definite per l'azienda e associate agli utenti. L'estratto conto della carta si carica come file Excel e le sue colonne vengono mappate sui campi del sistema. Dopo il caricamento, le righe delle carte associate vengono confrontate con le spese; per le righe senza una spesa corrispondente vengono create automaticamente nuove spese. Così la contabilità può concentrarsi sul completare giustificativi e spiegazioni mancanti invece di cercare le righe mancanti una per una. Per i dettagli, vedi riconciliazione carte aziendali.

Conclusione: non rimandare il monitoraggio a fine mese

L'essenza del monitoraggio delle spese con la carta aziendale è raccogliere le informazioni al momento dell'acquisto e usare l'estratto conto come punto di controllo. Quando associazione carta-utente, scontrino immediato, confronto mensile, lista delle righe aperte e imputazione corretta lavorano insieme, la chiusura si accorcia e le sorprese di fine mese diminuiscono. Per abbinare estratti conto e spese in un unico posto, scopri la riconciliazione carte aziendali di Masraff.