Comment suivre les dépenses de carte d'entreprise ?

Les dépenses réglées par carte de crédit d'entreprise se suivent en réunissant trois éléments dans une même liste : qui a utilisé la carte, le justificatif de chaque achat et le relevé de fin de mois. Le problème, c'est que dans la plupart des entreprises ces trois informations se trouvent à trois endroits différents. Cet article propose une routine concrète pour suivre les dépenses par carte sans attendre la fin du mois, une grille de contrôle pour chaque ligne de relevé, les règles de base d'une politique carte et les critères pour choisir un logiciel. Lorsque les justificatifs et la fiscalité sont évoqués, les règles décrites sont celles de la Turquie.

Pourquoi est-il difficile de suivre les dépenses de carte d'entreprise ?

Les dépenses de carte d'entreprise sont difficiles à suivre parce que le porteur, le justificatif et le relevé naissent à des endroits différents et à des moments différents.

Un mois typique se déroule ainsi :

• Le porteur effectue l'achat ; le ticket reste dans un portefeuille, une boîte mail ou la boîte à gants.
• Le relevé arrive en fin de mois ; ses lignes n'indiquent souvent que le nom du commerçant, la date et le montant.
• La comptabilité ouvre le relevé et se demande, ligne par ligne : « Qu'est-ce que c'était, où est le justificatif, sur quel centre de coûts l'imputer ? »

Comme plusieurs semaines séparent l'achat du relevé, le porteur ne se souvient plus des détails, les justificatifs se perdent et la clôture mensuelle prend du retard. Quand plusieurs personnes utilisent la même carte, on ne sait parfois même plus qui a payé. La cause profonde est rarement la mauvaise foi : c'est une information qui arrive tard et dispersée.

Comment suivre les dépenses de carte de crédit d'entreprise ?

Les dépenses de carte d'entreprise se suivent avec une routine fixe : collecter le justificatif au moment de l'achat, puis le comparer au relevé en fin de mois. Les cinq étapes ci-dessous conviennent à la plupart des entreprises.

1. Associer chaque carte à un utilisateur. Notez à qui appartient chaque carte et, pour les cartes partagées, qui en est responsable. Impossible d'interroger qui que ce soit sur une carte sans titulaire connu.
2. Collecter le justificatif au moment de l'achat. Le porteur photographie le ticket le jour même et l'enregistre avec une courte description et l'objet professionnel. Une application mobile de notes de frais facilite cette étape.
3. Comparer le relevé mensuel aux dépenses enregistrées. Chaque ligne du relevé doit avoir en face une dépense enregistrée et un justificatif. Rapprochez par carte, date et montant.
4. Suivre les lignes non rapprochées. Regroupez les lignes sans correspondance dans une liste, interrogez la personne responsable et soldez-les avant la date de clôture. Suivre le nombre de lignes ouvertes mois après mois révèle tôt les dysfonctionnements.
5. Attribuer une catégorie et un centre de coûts. Donnez à chaque dépense une catégorie de charge et un centre de coûts, pour que les dépenses par carte tombent au bon endroit dans les rapports budgétaires.

Pour la collecte des justificatifs et la saisie des dépenses, consultez gestion des notes de frais.

Que vérifier sur chaque ligne du relevé ?

Sur chaque ligne du relevé, vérifiez le porteur, la dépense correspondante, le justificatif, l'objet professionnel, l'imputation comptable et le respect de la politique.

À noter : dans la plupart des cas, une ligne de relevé ne remplace pas une facture ou un ticket. Vérifiez avec votre mali müşavir (expert-comptable agréé en Turquie) quel document suffit pour comptabiliser la charge au regard du Code de procédure fiscale turc (213 sayılı Vergi Usul Kanunu).

Quelles règles de politique faut-il pour l'usage des cartes ?

L'usage des cartes exige des règles écrites qui précisent qui détient une carte, pour quoi elle peut servir, les plafonds, le délai de remise des justificatifs et l'approbation des exceptions.

Une politique carte courte et applicable couvre ces points :

• Attribution des cartes : Qui reçoit une carte, les cartes partagées sont-elles admises, comment une carte est-elle fermée au départ d'un salarié ?
• Dépenses autorisées : Quelles catégories peuvent être payées par carte, lesquelles (par exemple les achats personnels) sont interdites ?
• Plafonds : Limites par personne, par catégorie ou par transaction.
• Délai des justificatifs : Le nombre maximal de jours après l'achat pour enregistrer le ticket.
• Dépenses personnelles : Comment un achat personnel fait par erreur est remboursé à l'entreprise.
• Exceptions : Qui approuve un achat hors règles, et sur quelle justification.

Si la politique reste dans un PDF, les contrôles se font toujours à la main. Pour relier les règles à la saisie des dépenses, consultez gestion de la politique de dépenses.

Existe-t-il des logiciels qui suivent automatiquement les dépenses de carte d'entreprise ?

Oui, il existe des logiciels de gestion des dépenses qui automatisent en grande partie le suivi en rapprochant le relevé de carte des dépenses enregistrées.

Le degré d'« automatisation » dépend de la façon dont les données de carte entrent dans le système. Pour évaluer une solution, regardez ces critères :

• Paramétrage des cartes : Peut-on définir les cartes de l'entreprise et les associer à des utilisateurs ?
• Import du relevé : Comment le relevé entre-t-il dans le système, et peut-on utiliser les formats de fichier de différentes banques ?
• Rapprochement : Les lignes du relevé sont-elles comparées aux dépenses enregistrées, et les lignes non rapprochées sont-elles visibles ?
• Capture mobile des justificatifs : Le porteur peut-il enregistrer le ticket par téléphone au moment de l'achat ?
• Politique et approbation : Les achats par carte passent-ils par les mêmes contrôles et le même circuit d'approbation que les autres dépenses ?
• Transfert comptable : Catégories, centres de coûts et justificatifs peuvent-ils être transmis à votre système comptable ?

Dans Masraff, ce travail est assuré par le module Relevés (Ekstre Modülü). Les cartes sont définies pour l'entreprise et associées aux utilisateurs. Le relevé de carte est importé sous forme de fichier Excel et ses colonnes sont mises en correspondance avec les champs du système. Après l'import, les lignes des cartes associées sont comparées aux dépenses ; pour les lignes sans dépense correspondante, de nouvelles dépenses sont créées automatiquement. La comptabilité peut alors se concentrer sur les justificatifs et explications manquants au lieu de chercher les lignes manquantes une par une. Pour en savoir plus, consultez rapprochement des cartes d'entreprise.

Conclusion : ne remettez pas le suivi à la fin du mois

L'essentiel du suivi des dépenses de carte d'entreprise est de collecter l'information au moment de l'achat et d'utiliser le relevé comme point de contrôle. Quand l'association carte-utilisateur, le justificatif immédiat, la comparaison mensuelle, la liste des lignes ouvertes et une imputation correcte se combinent, la clôture raccourcit et les surprises de fin de mois se font rares. Pour rapprocher relevés et dépenses au même endroit, découvrez le rapprochement des cartes d'entreprise avec Masraff.