Tabla de Contenidos
- ¿Por qué es difícil controlar los gastos con tarjeta de empresa?
- ¿Cómo se controlan los gastos con tarjeta de crédito de empresa?
- ¿Qué hay que revisar en cada línea del extracto?
- ¿Qué reglas de política hacen falta para el uso de tarjetas?
- ¿Hay programas que controlen automáticamente los gastos con tarjeta de empresa?
- Conclusión: no deje el control para final de mes
Los gastos con tarjeta de crédito de empresa se controlan reuniendo tres elementos en una misma lista: quién usó la tarjeta, el justificante de cada compra y el extracto de final de mes. El problema es que, en la mayoría de las empresas, esas tres informaciones están en tres lugares distintos. En este artículo encontrará una rutina práctica para seguir los gastos con tarjeta sin esperar al cierre de mes, una lista de control para cada línea del extracto, las reglas básicas de una política de tarjetas y los criterios para elegir un software. Cuando se habla de justificantes e impuestos, las reglas descritas son las de Turquía.
¿Por qué es difícil controlar los gastos con tarjeta de empresa?
Los gastos con tarjeta de empresa son difíciles de controlar porque el titular, el ticket y el extracto se generan en lugares y momentos diferentes.
Un mes típico transcurre así:
- El titular hace la compra; el ticket se queda en la cartera, en el correo o en la guantera del coche.
- El extracto llega a final de mes; sus líneas suelen mostrar solo el comercio, la fecha y el importe.
- Contabilidad abre el extracto y pregunta, línea a línea: «¿Qué era esto, dónde está el ticket, a qué centro de coste va?»
Como pasan varias semanas entre la compra y el extracto, el titular ya no recuerda los detalles, los tickets se pierden y el cierre mensual se retrasa. Si varias personas usan la misma tarjeta, a veces ni siquiera está claro quién pagó. La causa rara vez es la mala fe: es información que llega tarde y dispersa.
¿Cómo se controlan los gastos con tarjeta de crédito de empresa?
Los gastos con tarjeta de crédito de empresa se controlan con una rutina fija: recoger el ticket en el momento de la compra y compararlo con el extracto a final de mes. Los cinco pasos siguientes sirven para la mayoría de las empresas.
- Asigne cada tarjeta a un usuario. Deje por escrito a quién pertenece cada tarjeta y, en las compartidas, quién es el responsable. Si una tarjeta no tiene titular conocido, no hay a quién preguntar.
- Recoja el ticket en el momento de la compra. El titular fotografía el ticket el mismo día y lo registra con una breve descripción y el motivo profesional. Una app móvil de gastos facilita este paso.
- Compare el extracto mensual con los gastos registrados. Cada línea del extracto debe tener un gasto registrado y un justificante. Concilie por tarjeta, fecha e importe.
- Haga seguimiento de las líneas sin conciliar. Reúna en una lista las líneas sin correspondencia, pregunte al responsable y ciérrelas antes de la fecha de cierre. Seguir el número de líneas abiertas mes a mes revela pronto los fallos del proceso.
- Asigne categoría y centro de coste. Dé a cada gasto una categoría y un centro de coste, para que los gastos con tarjeta caigan en el lugar correcto de los informes presupuestarios.
Para la captura de tickets y el registro de gastos, consulte gestión de gastos.
¿Qué hay que revisar en cada línea del extracto?
En cada línea del extracto hay que revisar el titular, el gasto registrado correspondiente, el justificante, el motivo profesional, la imputación contable y el cumplimiento de la política.
| Control | Pregunta | Qué hacer si falta |
|---|---|---|
| Titular | ¿Quién usa esta tarjeta? | Actualizar la asignación tarjeta-usuario |
| Gasto registrado | ¿Hay un gasto registrado para esta línea? | Pedir al titular que lo registre |
| Importe y fecha | ¿Coinciden el importe y la fecha con el extracto? | Preguntar el motivo de la diferencia (divisa, pago fraccionado, devolución) |
| Justificante | ¿Hay un ticket o factura adjunto? | Solicitar el documento; si se perdió, aplicar el procedimiento interno |
| Motivo profesional | ¿Consta la razón de negocio? | Pedir una explicación al titular |
| Categoría y centro de coste | ¿Son correctos la categoría y el centro de coste? | Contabilidad lo corrige o consulta al aprobador |
| Política | ¿Cumple la compra las reglas de la tarjeta? | Marcarla como excepción y enviarla al aprobador |
Una nota: en la mayoría de los casos, una línea del extracto no sustituye a una factura o un ticket. Confirme con su mali müşavir (asesor contable colegiado en Turquía) qué documento basta para contabilizar el gasto según la Ley turca de Procedimiento Tributario (213 sayılı Vergi Usul Kanunu).
¿Qué reglas de política hacen falta para el uso de tarjetas?
El uso de tarjetas requiere reglas escritas sobre quién tiene tarjeta, en qué puede gastarse, qué límites hay, el plazo de entrega de justificantes y cómo se aprueban las excepciones.
Una política de tarjetas breve y aplicable cubre estos puntos:
- Titularidad: ¿Quién recibe tarjeta, se permiten tarjetas compartidas, cómo se cancela una tarjeta cuando un empleado se va?
- Gastos permitidos: ¿Qué categorías se pueden pagar con tarjeta y cuáles (por ejemplo, compras personales) están prohibidas?
- Límites: Topes por persona, por categoría o por operación.
- Plazo de justificantes: El número máximo de días tras la compra para registrar el ticket.
- Gastos personales: Cómo se devuelve a la empresa una compra personal hecha por error.
- Excepciones: Quién aprueba una compra fuera de las reglas y con qué justificación.
Si la política solo vive en un PDF, los controles se siguen haciendo a mano. Para vincular las reglas al registro de gastos, eche un vistazo a gestión de políticas de gasto.
¿Hay programas que controlen automáticamente los gastos con tarjeta de empresa?
Sí, hay programas de gestión de gastos que automatizan en gran parte el control al conciliar el extracto de la tarjeta de empresa con los gastos registrados.
Lo «automático» que sea un programa depende de cómo entran los datos de la tarjeta en el sistema. Al evaluar una solución, fíjese en estos criterios:
- Configuración de tarjetas: ¿Se pueden definir tarjetas de la empresa y asignarlas a usuarios?
- Importación del extracto: ¿Cómo entra el extracto en el sistema y se pueden usar los formatos de archivo de distintos bancos?
- Conciliación: ¿Se comparan las líneas del extracto con los gastos registrados y se ven las líneas sin conciliar?
- Captura móvil de tickets: ¿Puede el titular registrar el ticket con el móvil en el momento de la compra?
- Política y aprobación: ¿Pasan los gastos con tarjeta por los mismos controles de política y el mismo proceso de aprobación que el resto de gastos?
- Traspaso a contabilidad: ¿Se pueden enviar categorías, centros de coste y justificantes a su sistema contable?
En Masraff, este trabajo lo hace el módulo de Extractos (Ekstre Modülü). Las tarjetas se definen para la empresa y se asignan a los usuarios. El extracto de la tarjeta se sube como archivo Excel y sus columnas se asignan a los campos del sistema. Tras la carga, las líneas de las tarjetas asignadas se comparan con los gastos; para las líneas sin gasto correspondiente se crean nuevos gastos automáticamente. Así, contabilidad puede centrarse en completar justificantes y explicaciones pendientes en lugar de buscar líneas una a una. Más detalles en conciliación de tarjetas corporativas.
Conclusión: no deje el control para final de mes
La clave para controlar los gastos con tarjeta de empresa es recoger la información en el momento de la compra y usar el extracto como punto de verificación. Cuando se combinan la asignación tarjeta-usuario, el ticket al instante, la comparación mensual, la lista de líneas abiertas y la imputación correcta, el cierre se acorta y las sorpresas de fin de mes disminuyen. Para conciliar extractos y gastos en un solo lugar, descubra la conciliación de tarjetas corporativas de Masraff.