Så följer du upp utgifter på företagets kreditkort

Utgifter på företagets kreditkort följs upp genom att tre saker samlas i en och samma lista: vem som använde kortet, kvittot för varje köp och kontoutdraget i slutet av månaden. Problemet är att de här tre uppgifterna i de flesta företag ligger på tre olika ställen. I den här artikeln får du en praktisk rutin för att följa kortutgifter utan att vänta på månadsskiftet, en kontrollista för varje rad i kontoutdraget, grundregler för en kortpolicy och kriterier att använda när du väljer programvara. Där underlag och skatt nämns är det turkiska regler som beskrivs.

Varför är det svårt att följa upp utgifter på företagets kreditkort?

Utgifter på företagets kreditkort är svåra att följa upp eftersom kortinnehavaren, kvittot och kontoutdraget uppstår på olika ställen och vid olika tidpunkter.

En typisk månad ser ut så här:

• Kortinnehavaren gör köpet; kvittot blir kvar i plånboken, i mejlen eller i handskfacket.
• Kontoutdraget kommer i slutet av månaden; raderna visar oftast bara butikens namn, datum och belopp.
• Ekonomiavdelningen öppnar kontoutdraget och frågar rad för rad: "Vad var det här, var är kvittot, vilket kostnadsställe ska det bokas på?"

Eftersom det går flera veckor mellan köpet och kontoutdraget minns kortinnehavaren inte längre detaljerna, kvitton kommer bort och månadsbokslutet försenas. När flera personer använder samma kort kan det till och med vara oklart vem som betalade. Grundorsaken är sällan ont uppsåt, utan information som kommer sent och splittrat.

Hur följer man upp utgifter på företagets kreditkort?

Utgifter på företagets kreditkort följs upp med en fast rutin: samla in kvittot när köpet görs och jämför det med kontoutdraget i slutet av månaden. De fem stegen nedan passar de flesta företag.

1. Koppla varje kort till en användare. Skriv ned vem som äger varje kort och, för delade kort, vem som är ansvarig. Om ett kort saknar känd innehavare finns det ingen att fråga.
2. Samla in kvittot när köpet görs. Kortinnehavaren fotograferar kvittot samma dag och registrerar det med en kort beskrivning och affärssyftet. En mobilapp för utlägg gör det här steget enklare.
3. Jämför månadens kontoutdrag med registrerade utgifter. Varje rad i kontoutdraget ska ha en registrerad utgift och ett underlag. Stäm av på kort, datum och belopp.
4. Följ upp rader som inte stämmer. Samla rader utan motsvarighet i en lista, fråga den ansvarige och stäng dem före bokslutsdatum. Att följa antalet öppna rader månad för månad visar tidigt var processen brister.
5. Ange kategori och kostnadsställe. Ge varje utgift en kostnadskategori och ett kostnadsställe, så att kortutgifterna hamnar rätt i budgetrapporterna.

För kvittohantering och registrering av utlägg, se utläggshantering.

Vad ska du kontrollera på varje rad i kontoutdraget?

På varje rad i kontoutdraget ska du kontrollera kortinnehavaren, den matchande utgiften, underlaget, affärssyftet, konteringen och att policyn följs.

En anmärkning: i de flesta fall ersätter en rad i kontoutdraget inte en faktura eller ett kvitto. Stäm av med er mali müşavir (auktoriserad redovisningskonsult i Turkiet) vilket underlag som räcker för att bokföra kostnaden enligt den turkiska skatteförfarandelagen (213 sayılı Vergi Usul Kanunu).

Vilka policyregler behövs för kortanvändning?

Kortanvändning kräver skriftliga regler om vem som får kort, vad det får användas till, vilka gränser som gäller, när underlag ska lämnas och hur undantag godkänns.

En kort och användbar kortpolicy täcker följande:

• Kortinnehav: Vem får kort, är delade kort tillåtna och hur stängs ett kort när en anställd slutar?
• Tillåtna utgifter: Vilka kategorier får betalas med kort och vilka (till exempel privata köp) är förbjudna?
• Gränser: Tak per person, per kategori eller per transaktion.
• Tidsgräns för underlag: Senast hur många dagar efter köpet kvittot ska vara registrerat.
• Privata utgifter: Hur ett privat köp som gjorts av misstag betalas tillbaka till företaget.
• Undantag: Vem som godkänner ett köp utanför reglerna och på vilken grund.

Om policyn bara finns i en PDF görs kontrollerna fortfarande för hand. Om du vill koppla reglerna till registreringen av utgifter, se hantering av utgiftspolicy.

Finns det program som automatiskt följer upp utgifter på företagets kreditkort?

Ja, det finns program för utgiftshantering som till stor del automatiserar uppföljningen genom att stämma av kontoutdraget för företagskortet mot registrerade utgifter.

Hur "automatiskt" ett sådant program är beror på hur kortdata kommer in i systemet. Titta på de här kriterierna när du utvärderar en lösning:

• Kortuppsättning: Kan kort läggas upp för företaget och kopplas till användare?
• Import av kontoutdrag: Hur kommer kontoutdraget in i systemet, och kan olika bankers filformat användas?
• Avstämning: Jämförs raderna i kontoutdraget med registrerade utgifter, och syns rader som inte stämmer?
• Mobil kvittoregistrering: Kan kortinnehavaren registrera kvittot med telefonen när köpet görs?
• Policy och attest: Går kortutgifter igenom samma policykontroller och samma attestflöde som andra utgifter?
• Överföring till bokföringen: Kan kategorier, kostnadsställen och underlag föras över till ert bokföringssystem?

I Masraff sköts det här av kontoutdragsmodulen (Ekstre Modülü). Kort läggs upp för företaget och kopplas till användare. Kontoutdraget laddas upp som en Excel-fil och dess kolumner mappas mot fälten i systemet. Efter uppladdningen jämförs raderna för kopplade kort med utgifterna, och för rader utan motsvarande utgift skapas nya utgifter automatiskt. Då kan ekonomiavdelningen fokusera på att komplettera saknade underlag och förklaringar i stället för att leta efter saknade rader en i taget. Läs mer om avstämning av företagskort.

Slutsats: vänta inte till månadsskiftet med uppföljningen

Kärnan i att följa upp utgifter på företagets kreditkort är att samla in informationen när köpet görs och att använda kontoutdraget som en kontrollpunkt. När koppling mellan kort och användare, kvitton direkt, månatlig jämförelse, en lista över öppna rader och korrekt kontering samverkar blir bokslutet kortare och överraskningarna vid månadsskiftet färre. För att stämma av kontoutdrag och utgifter på ett ställe, utforska avstämning av företagskort i Masraff.