Şirket Kredi Kartı Harcamaları Nasıl Takip Edilir?

Şirket kredi kartı harcamaları; kartı kimin kullandığını, her harcamanın fişini ve ay sonundaki ekstreyi aynı listede buluşturarak takip edilir. Sorun, bu üç bilginin çoğu şirkette üç ayrı yerde durmasıdır. Bu yazıda kartlı harcamaları ay sonuna bırakmadan izlemek için uygulanabilir bir rutin, ekstre satırı kontrol tablosu, temel kart politikası kuralları ve yazılım seçerken bakılacak kriterler var.

Şirket kredi kartı harcamalarını takip etmek neden zor?

Şirket kredi kartı harcamalarını takip etmek zordur, çünkü kart sahibi, fiş ve ekstre birbirinden ayrı yerlerde ve farklı zamanlarda oluşur.

Tipik bir ay şöyle geçer:

• Kart sahibi harcamayı yapar; fiş cüzdanda, e-postada ya da arabanın torpidosunda kalır.
• Ekstre ay sonunda gelir; satırlarda çoğu zaman yalnızca işyeri adı, tarih ve tutar vardır.
• Muhasebe ekstreyi açar ve her satır için "Bu neydi, fişi nerede, hangi masraf merkezine yazılacak?" sorusunu tek tek sorar.

Harcama ile ekstre arasında birkaç hafta geçtiği için kart sahibi ayrıntıları hatırlamaz, fişler kaybolur ve ay sonu kapanışı gecikir. Aynı kartı birden fazla kişinin kullandığı durumlarda harcamayı kimin yaptığı bile belirsizleşir. Sorunun kökü çoğu zaman kötü niyet değil, bilginin geç ve dağınık gelmesidir.

Şirket kredi kartı harcamaları nasıl takip edilir?

Şirket kredi kartı harcamaları, fişi harcama anında toplayıp ay sonunda ekstreyle karşılaştıran sabit bir rutinle takip edilir. Aşağıdaki beş adım çoğu şirkete uyarlanabilir.

1. Kart ile kullanıcıyı eşleştirin. Her kartın kime ait olduğu, ortak kartlarda ise sorumlu kişinin kim olduğu yazılı olsun. Sahibi belli olmayan bir kartın harcamasını kimseye soramazsınız.
2. Fişi harcama anında toplayın. Kart sahibi fişin fotoğrafını harcamayı yaptığı gün, kısa bir açıklama ve iş amacıyla birlikte kaydetsin. Mobil bir masraf uygulaması bu adımı kolaylaştırır.
3. Aylık ekstreyi kayıtlı harcamalarla karşılaştırın. Ekstredeki her satırın karşısında bir masraf kaydı ve belge olmalı. Eşleştirmeyi kart, tarih ve tutar üzerinden yapın.
4. Eşleşmeyen satırları takip edin. Karşılığı olmayan satırları bir listede toplayın, sorumlu kişiye sorun ve kapanış tarihine kadar kapatın. Açık satır sayısını ay ay izlemek, süreçteki aksamayı erken gösterir.
5. Kategori ve masraf merkezi atayın. Her harcamaya bir gider kategorisi ve masraf merkezi verin; böylece kart harcamaları bütçe raporlarında doğru yere düşer.

Fiş toplama ve masraf kaydı tarafı için masraf yönetimi sayfasına bakabilirsiniz. Ekstre karşılaştırmasının adımlarını kurumsal kredi kartı ekstre mutabakatı yazısında anlatıyoruz.

Ekstredeki her satırda neyi kontrol etmelisiniz?

Ekstredeki her satırda kart sahibini, eşleşen masraf kaydını, belgeyi, iş amacını, muhasebe kodlamasını ve politika uyumunu kontrol etmelisiniz.

Bir not: Ekstre satırı çoğu durumda fatura ya da fişin yerini tutmaz. Gider yazımı için hangi belgenin yeterli olduğunu 213 sayılı Vergi Usul Kanunu çerçevesinde mali müşavirinizle teyit edin.

Kart kullanımı için hangi politika kuralları gerekir?

Kart kullanımı için kimin kart taşıyacağını, nelere harcanabileceğini, limitleri, belge süresini ve istisnaların nasıl onaylanacağını tanımlayan yazılı kurallar gerekir.

Kısa ve uygulanabilir bir kart politikası şu başlıkları kapsar:

• Kart sahipliği: Kimlere kart verilir, ortak kart kullanılır mı, çalışan ayrıldığında kart nasıl kapatılır?
• İzin verilen harcamalar: Hangi kategoriler kartla ödenebilir, hangileri (örneğin kişisel harcamalar) yasaktır?
• Limitler: Kişi, kategori veya işlem bazında üst sınırlar.
• Belge süresi: Fişin harcamadan sonra en geç kaç gün içinde kaydedilmesi gerektiği.
• Kişisel harcama: Yanlışlıkla yapılan kişisel harcamanın şirkete nasıl geri ödeneceği.
• İstisnalar: Kurala uymayan bir harcamanın kim tarafından, hangi gerekçeyle onaylanacağı.

Politika yalnızca bir PDF dosyasında kalırsa kontrol yine elle yapılır. Kuralları harcama kaydına bağlamak için harcama politikası yönetimi sayfasına göz atabilirsiniz.

Şirket kredi kartı harcamalarını otomatik takip eden programlar var mı?

Evet, şirket kredi kartı ekstresini masraf kayıtlarıyla eşleştirerek takibi büyük ölçüde otomatikleştiren harcama yönetimi programları var.

Bu programların ne kadar "otomatik" olduğu, kart verisinin sisteme nasıl girdiğine bağlıdır. Bir çözümü değerlendirirken şu kriterlere bakın:

• Kart tanımı: Kartlar şirket için tanımlanıp kullanıcılarla eşleştirilebiliyor mu?
• Ekstre aktarımı: Ekstre sisteme hangi yolla giriyor, farklı bankaların dosya düzenleri kullanılabiliyor mu?
• Eşleştirme: Ekstre satırları kayıtlı masraflarla karşılaştırılıyor mu, eşleşmeyen satırlar görünür mü?
• Mobil fiş kaydı: Kart sahibi fişi harcama anında telefonla kaydedebiliyor mu?
• Politika ve onay: Kart harcamaları diğer masraflarla aynı politika kontrollerinden ve onay sürecinden geçiyor mu?
• Muhasebe aktarımı: Kategori, masraf merkezi ve belgeler muhasebe sisteminize aktarılabiliyor mu?

Masraff'ta bu iş Ekstre Modülü ile yapılır. Kartlar şirket için tanımlanır ve kullanıcılarla eşleştirilir. Kart ekstresi Excel dosyası olarak yüklenir ve dosyadaki sütunlar sistemdeki alanlarla eşlenir. Yüklemeden sonra eşleşmiş kartlara ait satırlar masraflarla karşılaştırılır; karşılığında masraf bulunmayan satırlar için yeni masraflar otomatik olarak oluşturulur. Böylece muhasebe, eksik satırları tek tek aramak yerine eksik belge ve açıklamaları tamamlamaya odaklanır. Ayrıntılar için kurumsal kart mutabakatı sayfasına bakabilirsiniz.

Sonuç: Takibi ay sonuna bırakmayın

Şirket kredi kartı harcamalarını takip etmenin özü, bilgiyi harcama anında toplamak ve ekstreyi bir kontrol noktası olarak kullanmaktır. Kart-kullanıcı eşleşmesi, anında fiş, aylık karşılaştırma, açık satır listesi ve doğru kodlama bir araya geldiğinde kapanış kısalır, ay sonu sürprizleri azalır. Ekstreyi masraflarla tek yerde eşleştirmek için Masraff kurumsal kart mutabakatı sayfasını inceleyin.