Cuprins
- De ce este greu să urmărești cheltuielile cu cardul de firmă?
- Cum se urmăresc cheltuielile cu cardul de credit al firmei?
- Ce trebuie verificat la fiecare rând din extras?
- Ce reguli de politică sunt necesare pentru folosirea cardurilor?
- Există programe care urmăresc automat cheltuielile cu cardul de firmă?
- Concluzie: nu lăsa urmărirea pentru sfârșitul lunii
Cheltuielile făcute cu cardul de credit al firmei se urmăresc aducând trei lucruri în aceeași listă: cine a folosit cardul, documentul justificativ pentru fiecare plată și extrasul de la sfârșitul lunii. Problema este că, în majoritatea companiilor, aceste trei informații se află în trei locuri diferite. În acest articol găsești o rutină practică pentru a urmări cheltuielile cu cardul fără să aștepți sfârșitul lunii, o listă de verificare pentru fiecare rând din extras, regulile de bază ale unei politici pentru carduri și criteriile pentru alegerea unui software. Acolo unde sunt menționate documente și taxe, regulile descrise sunt cele din Turcia.
De ce este greu să urmărești cheltuielile cu cardul de firmă?
Cheltuielile cu cardul de firmă sunt greu de urmărit pentru că titularul, bonul și extrasul apar în locuri diferite și la momente diferite.
O lună obișnuită arată așa:
- Titularul cardului face plata; bonul rămâne în portofel, în e-mail sau în torpedoul mașinii.
- Extrasul sosește la sfârșitul lunii; rândurile arată de obicei doar comerciantul, data și suma.
- Contabilitatea deschide extrasul și întreabă, rând cu rând: „Ce a fost asta, unde e bonul, pe ce centru de cost se înregistrează?”
Pentru că între plată și extras trec câteva săptămâni, titularul nu-și mai amintește detaliile, bonurile se pierd, iar închiderea de lună întârzie. Când mai multe persoane folosesc același card, uneori nu se știe nici măcar cine a plătit. Cauza este rareori reaua-credință; de cele mai multe ori informația ajunge târziu și fragmentat.
Cum se urmăresc cheltuielile cu cardul de credit al firmei?
Cheltuielile cu cardul de credit al firmei se urmăresc printr-o rutină fixă: bonul se colectează în momentul plății și se compară cu extrasul la sfârșitul lunii. Cei cinci pași de mai jos se potrivesc majorității companiilor.
- Asociază fiecare card cu un utilizator. Notează cui aparține fiecare card și, pentru cardurile comune, cine răspunde de ele. Pentru un card fără titular cunoscut nu ai pe cine întreba.
- Colectează bonul în momentul plății. Titularul fotografiază bonul în aceeași zi și îl înregistrează cu o scurtă descriere și scopul de afaceri. O aplicație mobilă pentru cheltuieli face acest pas mai ușor.
- Compară extrasul lunar cu cheltuielile înregistrate. Fiecărui rând din extras trebuie să-i corespundă o cheltuială înregistrată și un document. Potrivește după card, dată și sumă.
- Urmărește rândurile nepotrivite. Adună rândurile fără corespondent într-o listă, întreabă persoana responsabilă și închide-le până la data închiderii. Urmărirea numărului de rânduri deschise de la o lună la alta arată devreme problemele din proces.
- Atribuie categoria și centrul de cost. Dă fiecărei cheltuieli o categorie și un centru de cost, pentru ca cheltuielile cu cardul să ajungă la locul potrivit în rapoartele de buget.
Pentru colectarea bonurilor și înregistrarea cheltuielilor, vezi gestionarea cheltuielilor.
Ce trebuie verificat la fiecare rând din extras?
La fiecare rând din extras trebuie verificate titularul, cheltuiala înregistrată corespunzătoare, documentul, scopul de afaceri, înregistrarea contabilă și respectarea politicii.
| Verificare | Întrebare | Ce faci dacă lipsește |
|---|---|---|
| Titular | Cine folosește acest card? | Actualizează asocierea card–utilizator |
| Cheltuială înregistrată | Există o cheltuială înregistrată pentru acest rând? | Cere titularului să o înregistreze |
| Sumă și dată | Suma și data coincid cu extrasul? | Întreabă de ce diferă (valută, plată fracționată, rambursare) |
| Document | Este atașat un bon sau o factură? | Solicită documentul; dacă s-a pierdut, aplică procedura internă |
| Scop de afaceri | Este menționat motivul de afaceri? | Cere o explicație titularului |
| Categorie și centru de cost | Sunt corecte categoria și centrul de cost? | Contabilitatea corectează sau întreabă aprobatorul |
| Politică | Plata respectă regulile cardului? | Marchează ca excepție și trimite aprobatorului |
O notă: în cele mai multe cazuri, un rând din extras nu înlocuiește o factură sau un bon. Verifică împreună cu mali müşavir-ul tău (contabil autorizat în Turcia) ce document este suficient pentru înregistrarea cheltuielii conform Legii turce privind procedura fiscală (213 sayılı Vergi Usul Kanunu).
Ce reguli de politică sunt necesare pentru folosirea cardurilor?
Folosirea cardurilor necesită reguli scrise despre cine primește card, pe ce poate fi folosit, ce limite există, termenul pentru documente și modul de aprobare a excepțiilor.
O politică pentru carduri scurtă și aplicabilă acoperă aceste puncte:
- Deținerea cardurilor: Cine primește card, sunt permise cardurile comune, cum se închide cardul când un angajat pleacă?
- Cheltuieli permise: Ce categorii pot fi plătite cu cardul și care (de exemplu achizițiile personale) sunt interzise?
- Limite: Plafoane pe persoană, pe categorie sau pe tranzacție.
- Termen pentru documente: În câte zile de la plată trebuie înregistrat bonul, cel târziu.
- Cheltuieli personale: Cum se restituie firmei o plată personală făcută din greșeală.
- Excepții: Cine aprobă o plată în afara regulilor și pe ce motiv.
Dacă politica există doar într-un PDF, verificările se fac tot manual. Pentru a lega regulile de înregistrarea cheltuielilor, vezi gestionarea politicilor.
Există programe care urmăresc automat cheltuielile cu cardul de firmă?
Da, există programe de gestionare a cheltuielilor care automatizează în mare parte urmărirea, potrivind extrasul cardului de firmă cu cheltuielile înregistrate.
Cât de „automat” este un astfel de program depinde de felul în care datele cardului ajung în sistem. Când evaluezi o soluție, uită-te la aceste criterii:
- Configurarea cardurilor: Pot fi definite cardurile firmei și asociate cu utilizatori?
- Importul extrasului: Pe ce cale intră extrasul în sistem și pot fi folosite formatele de fișier ale diferitelor bănci?
- Potrivirea: Rândurile extrasului sunt comparate cu cheltuielile înregistrate, iar rândurile nepotrivite sunt vizibile?
- Înregistrarea mobilă a bonurilor: Poate titularul să înregistreze bonul cu telefonul în momentul plății?
- Politică și aprobare: Cheltuielile cu cardul trec prin aceleași verificări de politică și același flux de aprobare ca celelalte cheltuieli?
- Transferul către contabilitate: Categoriile, centrele de cost și documentele pot fi transmise sistemului vostru contabil?
În Masraff, această muncă o face modulul de extrase (Ekstre Modülü). Cardurile sunt definite pentru firmă și asociate cu utilizatori. Extrasul cardului se încarcă sub formă de fișier Excel, iar coloanele lui sunt mapate pe câmpurile din sistem. După încărcare, rândurile cardurilor asociate sunt comparate cu cheltuielile; pentru rândurile fără o cheltuială corespunzătoare se creează automat cheltuieli noi. Astfel, contabilitatea se poate concentra pe completarea documentelor și explicațiilor lipsă, în loc să caute rândurile lipsă unul câte unul. Detalii găsești la reconcilierea cardurilor.
Concluzie: nu lăsa urmărirea pentru sfârșitul lunii
Esența urmăririi cheltuielilor cu cardul de firmă este să colectezi informația în momentul plății și să folosești extrasul ca punct de control. Când asocierea card–utilizator, bonul pe loc, comparația lunară, lista rândurilor deschise și înregistrarea corectă funcționează împreună, închiderea se scurtează, iar surprizele de la sfârșitul lunii se răresc. Pentru a potrivi extrasele și cheltuielile într-un singur loc, descoperă reconcilierea cardurilor cu Masraff.