Inhaltsverzeichnis
- Warum ist es schwer, Firmenkreditkarten-Ausgaben zu verfolgen?
- Wie verfolgt man Firmenkreditkarten-Ausgaben?
- Was sollten Sie bei jeder Abrechnungszeile prüfen?
- Welche Richtlinienregeln braucht die Kartennutzung?
- Gibt es Programme, die Firmenkreditkarten-Ausgaben automatisch verfolgen?
- Fazit: Nachverfolgung nicht bis zum Monatsende aufschieben
Ausgaben mit der Firmenkreditkarte werden nachverfolgt, indem drei Dinge in einer Liste zusammenkommen: wer die Karte benutzt hat, der Beleg zu jeder Zahlung und die Kartenabrechnung am Monatsende. Das Problem: In den meisten Unternehmen liegen diese drei Informationen an drei verschiedenen Stellen. Dieser Beitrag zeigt eine praxistaugliche Routine, mit der Sie Kartenausgaben verfolgen, ohne auf den Monatsabschluss zu warten, eine Prüfliste für jede Abrechnungszeile, grundlegende Regeln für eine Kartenrichtlinie und Kriterien für die Softwareauswahl. Wo Belege und Steuern erwähnt werden, beziehen sich die Regeln auf das türkische Recht.
Warum ist es schwer, Firmenkreditkarten-Ausgaben zu verfolgen?
Firmenkreditkarten-Ausgaben sind schwer zu verfolgen, weil Karteninhaber, Beleg und Abrechnung an getrennten Orten und zu unterschiedlichen Zeitpunkten entstehen.
Ein typischer Monat sieht so aus:
- Der Karteninhaber zahlt; der Beleg bleibt im Portemonnaie, im Postfach oder im Handschuhfach.
- Die Abrechnung kommt am Monatsende; die Zeilen zeigen meist nur Händlername, Datum und Betrag.
- Die Buchhaltung öffnet die Abrechnung und fragt Zeile für Zeile: „Was war das, wo ist der Beleg, auf welche Kostenstelle wird gebucht?“
Weil zwischen Zahlung und Abrechnung mehrere Wochen liegen, erinnert sich der Karteninhaber nicht mehr an Details, Belege gehen verloren und der Monatsabschluss verzögert sich. Nutzen mehrere Personen dieselbe Karte, ist oft nicht einmal klar, wer gezahlt hat. Die Ursache ist selten böse Absicht, sondern Information, die spät und verstreut ankommt.
Wie verfolgt man Firmenkreditkarten-Ausgaben?
Firmenkreditkarten-Ausgaben werden mit einer festen Routine verfolgt: Beleg im Moment der Zahlung erfassen und am Monatsende mit der Abrechnung abgleichen. Die folgenden fünf Schritte passen für die meisten Unternehmen.
- Karte und Nutzer zuordnen. Halten Sie schriftlich fest, wem jede Karte gehört und wer bei gemeinsam genutzten Karten verantwortlich ist. Zu Ausgaben auf einer Karte ohne bekannten Inhaber können Sie niemanden befragen.
- Beleg im Moment der Zahlung erfassen. Der Karteninhaber fotografiert den Beleg noch am selben Tag und erfasst ihn mit kurzer Beschreibung und Geschäftszweck. Eine mobile Spesen-App erleichtert diesen Schritt.
- Monatsabrechnung mit erfassten Ausgaben abgleichen. Jeder Abrechnungszeile sollten ein Spesenbeleg und ein Dokument gegenüberstehen. Gleichen Sie über Karte, Datum und Betrag ab.
- Offene Zeilen nachverfolgen. Sammeln Sie Zeilen ohne Gegenstück in einer Liste, fragen Sie die verantwortliche Person und klären Sie sie bis zum Abschlusstermin. Wer die Zahl offener Zeilen Monat für Monat beobachtet, erkennt Störungen im Prozess früh.
- Kategorie und Kostenstelle zuordnen. Geben Sie jeder Ausgabe eine Aufwandskategorie und eine Kostenstelle, damit Kartenausgaben in den Budgetberichten an der richtigen Stelle landen.
Zur Belegerfassung und Spesenerfassung siehe Spesenmanagement.
Was sollten Sie bei jeder Abrechnungszeile prüfen?
Bei jeder Abrechnungszeile sollten Sie Karteninhaber, passende Spesenbuchung, Beleg, Geschäftszweck, Kontierung und Richtlinienkonformität prüfen.
| Prüfpunkt | Frage | Was tun, wenn es fehlt? |
|---|---|---|
| Karteninhaber | Wer nutzt diese Karte? | Zuordnung von Karte und Nutzer aktualisieren |
| Spesenbuchung | Gibt es zu dieser Zeile eine erfasste Ausgabe? | Karteninhaber um Erfassung bitten |
| Betrag und Datum | Stimmen Betrag und Datum mit der Abrechnung überein? | Nach dem Grund fragen (Währung, Teilzahlung, Erstattung) |
| Beleg | Ist eine Quittung oder Rechnung angehängt? | Beleg anfordern; bei Verlust internes Verfahren anwenden |
| Geschäftszweck | Ist der geschäftliche Anlass dokumentiert? | Karteninhaber um Erläuterung bitten |
| Kategorie und Kostenstelle | Sind Aufwandskategorie und Kostenstelle korrekt? | Buchhaltung korrigiert oder fragt den Genehmiger |
| Richtlinie | Entspricht die Ausgabe den Kartenregeln? | Als Ausnahme markieren und an den Genehmiger geben |
Ein Hinweis: Eine Abrechnungszeile ersetzt in den meisten Fällen keine Rechnung und keine Quittung. Klären Sie mit Ihrem mali müşavir (Steuerberater in der Türkei), welcher Beleg nach dem türkischen Steuerverfahrensgesetz (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) für die Aufwandsbuchung ausreicht.
Welche Richtlinienregeln braucht die Kartennutzung?
Die Kartennutzung braucht schriftliche Regeln dazu, wer eine Karte erhält, wofür sie genutzt werden darf, welche Limits gelten, bis wann Belege vorliegen müssen und wie Ausnahmen genehmigt werden.
Eine kurze, praxistaugliche Kartenrichtlinie deckt diese Punkte ab:
- Karteninhaberschaft: Wer bekommt eine Karte, sind gemeinsame Karten erlaubt, und wie wird eine Karte beim Austritt eines Mitarbeiters gesperrt?
- Erlaubte Ausgaben: Welche Kategorien dürfen per Karte bezahlt werden, welche (etwa private Käufe) sind verboten?
- Limits: Obergrenzen pro Person, Kategorie oder Transaktion.
- Belegfrist: Spätestens wie viele Tage nach der Zahlung der Beleg erfasst sein muss.
- Private Ausgaben: Wie eine versehentliche private Zahlung an das Unternehmen zurückgezahlt wird.
- Ausnahmen: Wer eine regelwidrige Ausgabe mit welcher Begründung genehmigt.
Liegt die Richtlinie nur als PDF vor, wird weiterhin von Hand geprüft. Wie sich Regeln direkt mit der Spesenerfassung verbinden lassen, zeigt Spesenrichtlinien-Management.
Gibt es Programme, die Firmenkreditkarten-Ausgaben automatisch verfolgen?
Ja, es gibt Spesenmanagement-Programme, die das Nachverfolgen weitgehend automatisieren, indem sie die Kreditkartenabrechnung mit den Spesenbuchungen abgleichen.
Wie „automatisch“ diese Programme sind, hängt davon ab, wie die Kartendaten ins System gelangen. Achten Sie bei der Auswahl auf diese Kriterien:
- Kartenverwaltung: Lassen sich Karten für das Unternehmen anlegen und Nutzern zuordnen?
- Import der Abrechnung: Wie kommt die Abrechnung ins System, und lassen sich Dateiformate verschiedener Banken verwenden?
- Abgleich: Werden Abrechnungszeilen mit erfassten Ausgaben verglichen, und sind offene Zeilen sichtbar?
- Mobile Belegerfassung: Kann der Karteninhaber den Beleg im Moment der Zahlung per Smartphone erfassen?
- Richtlinie und Genehmigung: Durchlaufen Kartenausgaben dieselben Richtlinienprüfungen und denselben Genehmigungsprozess wie andere Ausgaben?
- Übergabe an die Buchhaltung: Lassen sich Kategorie, Kostenstelle und Belege an Ihr Buchhaltungssystem übergeben?
In Masraff übernimmt das das Abrechnungsmodul (Ekstre Modülü). Karten werden für das Unternehmen angelegt und Nutzern zugeordnet. Die Kartenabrechnung wird als Excel-Datei hochgeladen, und ihre Spalten werden den Feldern im System zugeordnet. Nach dem Hochladen werden die Zeilen zugeordneter Karten mit den Ausgaben verglichen; für Zeilen ohne passende Ausgabe werden automatisch neue Ausgaben angelegt. So kann sich die Buchhaltung darauf konzentrieren, fehlende Belege und Erläuterungen zu ergänzen, statt fehlende Zeilen einzeln zu suchen. Details finden Sie unter Kreditkartenabrechnung.
Fazit: Nachverfolgung nicht bis zum Monatsende aufschieben
Der Kern beim Verfolgen von Firmenkreditkarten-Ausgaben ist, Informationen im Moment der Zahlung zu erfassen und die Abrechnung als Kontrollpunkt zu nutzen. Wenn Zuordnung von Karte und Nutzer, sofortige Belege, monatlicher Abgleich, eine Liste offener Zeilen und korrekte Kontierung zusammenkommen, wird der Abschluss kürzer und Überraschungen am Monatsende werden seltener. Um Abrechnungen und Ausgaben an einem Ort abzugleichen, sehen Sie sich die Kreditkartenabrechnung mit Masraff an.