Şirkət kredit kartı xərclərini necə izləmək olar?

Şirkət kredit kartı ilə edilən xərclər üç məlumatı eyni siyahıda birləşdirməklə izlənir: kartdan kimin istifadə etdiyi, hər xərcin çeki və ayın sonunda gələn hesabdan çıxarış. Problem ondadır ki, əksər şirkətlərdə bu üç məlumat üç ayrı yerdə saxlanılır. Bu yazıda kart xərclərini ay sonunu gözləmədən izləmək üçün praktik iş qaydası, çıxarışın hər sətri üçün yoxlama cədvəli, kart siyasətinin əsas qaydaları və proqram seçərkən baxılacaq meyarlar var. Sənədlər və vergi ilə bağlı qeyd olunan qaydalar Türkiyə qaydalarıdır.

Şirkət kredit kartı xərclərini izləmək niyə çətindir?

Şirkət kredit kartı xərclərini izləmək çətindir, çünki kart sahibi, çek və çıxarış fərqli yerlərdə və fərqli vaxtlarda yaranır.

Adi bir ay belə keçir:

• Kart sahibi ödəniş edir; çek pul kisəsində, e-poçtda və ya avtomobilin torpedosunda qalır.
• Çıxarış ayın sonunda gəlir; sətirlərdə adətən yalnız satıcının adı, tarix və məbləğ olur.
• Mühasibatlıq çıxarışı açır və hər sətir üçün soruşur: "Bu nə idi, çeki haradadır, hansı xərc mərkəzinə yazılacaq?"

Ödənişlə çıxarış arasında bir neçə həftə keçdiyi üçün kart sahibi təfərrüatları xatırlamır, çeklər itir və ayın bağlanması gecikir. Eyni kartdan bir neçə nəfər istifadə etdikdə ödənişi kimin etdiyi belə bəlli olmur. Problemin kökü nadir hallarda pis niyyətdir; adətən məlumat gec və dağınıq gəlir.

Şirkət kredit kartı xərcləri necə izlənir?

Şirkət kredit kartı xərcləri sabit iş qaydası ilə izlənir: çek ödəniş anında toplanır, ayın sonunda isə çıxarışla müqayisə edilir. Aşağıdakı beş addım əksər şirkətlərə uyğundur.

1. Kartı istifadəçi ilə əlaqələndirin. Hər kartın kimə aid olduğunu, ortaq kartlarda isə məsul şəxsi yazılı qeyd edin. Sahibi bəlli olmayan kartın xərcini heç kimdən soruşa bilməzsiniz.
2. Çeki ödəniş anında toplayın. Kart sahibi çekin şəklini elə həmin gün çəkib qısa izah və iş məqsədi ilə qeyd etsin. Mobil xərc tətbiqi bu addımı asanlaşdırır.
3. Aylıq çıxarışı qeydə alınmış xərclərlə müqayisə edin. Çıxarışın hər sətrinin qarşısında xərc qeydi və sənəd olmalıdır. Uyğunlaşdırmanı kart, tarix və məbləğ üzrə aparın.
4. Uyğunlaşmayan sətirləri izləyin. Qarşılığı olmayan sətirləri bir siyahıda toplayın, məsul şəxsdən soruşun və bağlanış tarixinədək bağlayın. Açıq sətirlərin sayını aydan-aya izləmək prosesdəki problemləri erkən göstərir.
5. Kateqoriya və xərc mərkəzi təyin edin. Hər xərcə kateqoriya və xərc mərkəzi verin ki, kart xərcləri büdcə hesabatlarında düzgün yerə düşsün.

Çeklərin toplanması və xərclərin qeydə alınması üçün xərclərin idarə edilməsi səhifəsinə baxa bilərsiniz.

Çıxarışın hər sətrində nəyi yoxlamalısınız?

Çıxarışın hər sətrində kart sahibini, uyğun xərc qeydini, sənədi, iş məqsədini, mühasibat kodlaşdırmasını və siyasətə uyğunluğu yoxlamalısınız.

Qeyd: əksər hallarda çıxarış sətri faktura və ya çekin yerini tutmur. Türkiyənin Vergi Proseduru Qanununa (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) görə xərcin uçotu üçün hansı sənədin kifayət etdiyini mali müşavirinizlə (Türkiyədə lisenziyalı mühasib-məsləhətçi) dəqiqləşdirin.

Kartdan istifadə üçün hansı siyasət qaydaları lazımdır?

Kartdan istifadə üçün kimin kart daşıyacağını, nəyə xərclənə biləcəyini, limitləri, sənəd müddətini və istisnaların necə təsdiqlənəcəyini müəyyən edən yazılı qaydalar lazımdır.

Qısa və tətbiq oluna bilən kart siyasəti bu başlıqları əhatə edir:

• Kart sahibliyi: Kimlərə kart verilir, ortaq kartlardan istifadə olunurmu, işçi ayrıldıqda kart necə bağlanır?
• İcazə verilən xərclər: Hansı kateqoriyalar kartla ödənilə bilər, hansılar (məsələn, şəxsi xərclər) qadağandır?
• Limitlər: Şəxs, kateqoriya və ya əməliyyat üzrə yuxarı həddlər.
• Sənəd müddəti: Çekin xərcdən sonra ən geci neçə gün ərzində qeydə alınmalı olduğu.
• Şəxsi xərclər: Səhvən edilmiş şəxsi xərcin şirkətə necə geri ödəniləcəyi.
• İstisnalar: Qaydaya uyğun olmayan xərcin kim tərəfindən və hansı əsasla təsdiqlənəcəyi.

Siyasət yalnız PDF faylında qalırsa, nəzarət yenə əl ilə aparılır. Qaydaları xərc qeydi ilə əlaqələndirmək üçün xərc siyasətinin idarə edilməsi səhifəsinə nəzər salın.

Şirkət kredit kartı xərclərini avtomatik izləyən proqramlar varmı?

Bəli, şirkət kredit kartı çıxarışını xərc qeydləri ilə uyğunlaşdıraraq izləməni böyük ölçüdə avtomatlaşdıran xərclərin idarə edilməsi proqramları var.

Bu proqramların nə dərəcədə "avtomatik" olması kart məlumatlarının sistemə necə daxil olmasından asılıdır. Həlli qiymətləndirərkən bu meyarlara baxın:

• Kartların tənzimlənməsi: Kartlar şirkət üçün müəyyən edilib istifadəçilərlə əlaqələndirilə bilirmi?
• Çıxarışın ötürülməsi: Çıxarış sistemə hansı yolla daxil olur, müxtəlif bankların fayl formatlarından istifadə etmək olurmu?
• Uyğunlaşdırma: Çıxarış sətirləri qeydə alınmış xərclərlə müqayisə edilirmi, uyğunlaşmayan sətirlər görünürmü?
• Mobil çek qeydi: Kart sahibi çeki ödəniş anında telefonla qeyd edə bilirmi?
• Siyasət və təsdiq: Kart xərcləri digər xərclərlə eyni siyasət yoxlamalarından və təsdiq prosesindən keçirmi?
• Mühasibatlığa ötürmə: Kateqoriya, xərc mərkəzi və sənədlər mühasibat sisteminizə ötürülə bilirmi?

Masraff-da bu işi Çıxarış modulu (Ekstre Modülü) görür. Kartlar şirkət üçün müəyyən edilir və istifadəçilərlə əlaqələndirilir. Kart çıxarışı Excel faylı kimi yüklənir və fayldakı sütunlar sistemdəki sahələrlə uyğunlaşdırılır. Yükləmədən sonra əlaqələndirilmiş kartlara aid sətirlər xərclərlə müqayisə edilir; qarşılığında xərc olmayan sətirlər üçün yeni xərclər avtomatik yaradılır. Beləliklə, mühasibatlıq çatışmayan sətirləri bir-bir axtarmaq əvəzinə çatışmayan sənəd və izahları tamamlamağa fokuslanır. Ətraflı məlumat üçün korporativ kart uzlaşdırılması səhifəsinə baxın.

Nəticə: izləməni ay sonuna saxlamayın

Şirkət kredit kartı xərclərini izləməyin mahiyyəti məlumatı ödəniş anında toplamaq və çıxarışdan nəzarət nöqtəsi kimi istifadə etməkdir. Kart–istifadəçi əlaqəsi, dərhal toplanan çek, aylıq müqayisə, açıq sətirlər siyahısı və düzgün kodlaşdırma birlikdə işlədikdə bağlanış qısalır, ay sonu sürprizləri azalır. Çıxarışı xərclərlə bir yerdə uyğunlaşdırmaq üçün Masraff korporativ kart uzlaşdırılması səhifəsini nəzərdən keçirin.