Vad är SAP Concur?

SAP Concur är en molnbaserad mjukvaruplattform som används globalt för hantering av företagsutlägg och spårning av reseutgifter. Lösningen bygger på Concur Technologies-infrastrukturen, som förvärvades av SAP 2014 för 8,3 miljarder US-dollar, och är primärt utformad för att digitalisera utläggsprocesserna hos stora multinationella företag. Men vad gör SAP Concur egentligen, vem passar det för — och är det verkligen det bästa valet för svenska företag? I den här artikeln besvarar vi alla dessa frågor.

Vad gör SAP Concur?

SAP Concur består i grunden av tre huvudmoduler:

• Concur Expense: Gör det möjligt för medarbetare att skapa utläggsrapporter, ladda upp kvitton och fakturor digitalt samt hantera godkännandeflöden.
• Concur Travel: Stödjer företagsresebokningar (flyg, hotell, biluthyrning) i enlighet med företagets policy.
• Concur Invoice: Hjälper till att automatisera mottagning, godkännande och betalning av leverantörsfakturor.

De tre modulerna samverkar och gör det möjligt att hantera hela ett företags utläggscykel digitalt — från start till mål. När en medarbetare reser i tjänsten kan hela processen, från resebokning till godkänd utläggsrapport, följas på en och samma plattform.

SAP Concurs viktigaste funktioner

Här är de viktigaste funktionerna i SAP Concur:

Automatisk kvittoskanning (OCR)

Concur kan automatiskt läsa av kvitton och fakturor fotograferade via mobilappen med hjälp av OCR-teknik (optisk teckenigenkänning). Det innebär att medarbetare slipper registrera utgiftsinformation manuellt.

Kreditkortsintegration

Direktintegration med företagskreditkort möjliggör automatisk överföring av korttransaktioner till utläggsrapporter.

Kontroll av policyefterlevnad

Identifierar automatiskt utgifter som strider mot företagets utläggspolicy och inkluderar dem i godkännandeprocessen. Detta minimerar budgetöverskridanden och regelbrott.

Godkännandearbetsflöden

Flerstegsgodkännanden kan konfigureras med olika godkännandenivåer — exempelvis avdelningschef, ekonomiteam och högre ledning.

Rapportering och analys

Presenterar utgiftsdata via detaljerade rapporter och instrumentpaneler. Analyser kan göras per kategori, avdelning, projekt eller tidsperiod.

SAP ERP-integration

Erbjuder nativ integration med andra moduler i SAP-ekosystemet (t.ex. SAP S/4HANA och SAP FI). Detta är en viktig fördel för företag som redan använder SAP-infrastruktur.

SAP Concurs fördelar

Här är de viktigaste skälen till att välja SAP Concur:

1. Global skala: Stöd för flera valutor, flera språk och efterlevnad av olika skatteregler för företag som är verksamma i mer än 150 länder.
2. Brett ekosystem: Enkel integration med SAP:s övriga affärsapplikationer.
3. Resehantering: Kombinerar utläggshantering och resebokning på en och samma plattform.
4. Varumärkestrovärdighet: SAP:s starka företagsrykte och långa marknadsnärvaro kan vara avgörande vid inköpsbeslut hos stora organisationer.
5. Efterlevnad och revision: Detaljerade revisionsspår och efterlevnadsrapporter förenklar interna och externa revisionsprocesser.

SAP Concurs nackdelar

SAP Concur är dock inte en idealisk lösning för alla företag. Vanliga nackdelar som lyfts fram är:

Höga kostnader

SAP Concurs prismodell kan vara alltför kostsam, särskilt för små och medelstora företag (SMF). När licensavgifter, implementeringskostnader och löpande underhållskostnader läggs samman kan den totala ägandekostnaden uppgå till betydande belopp.

Komplex implementering

Att installera och konfigurera SAP Concur tar vanligtvis lång tid. Många företag räknar med en driftsättningstid på 3–6 månader och behöver stöd av erfarna konsulter.

Användarupplevelse

Användargränssnittet — och i synnerhet mobilupplevelsen — kan ligga efter moderna SaaS-applikationer. Det kan ta tid för medarbetare att ta till sig systemet.

Brister i lokalisering

På marknader med specifika lokala regelverk kan SAP Concurs lokaliseringsstöd vara begränsat. Funktioner som är specifika för lokala krav, såsom elektronisk fakturering och skattemyndighetens direktintegration, kan kräva tilläggsmoduler eller tredjepartsintegrationer.

Lokalt språkstöd

Det kan finnas begränsningar vad gäller kundtjänst och dokumentation på lokala språk. Supportprocesserna sköts vanligtvis på engelska.

SAP Concurs prismodell

SAP Concur publicerar inte sin prissättning offentligt. Priser fastställs utifrån individuella offerter baserade på företagsstorlek, valda moduler och antal användare. Baserat på branschkällor ser den generella prisbilden ut ungefär så här:

• Concur Expense: Kan starta från 8–15 USD per användare och månad.
• Concur Travel: Prissätts separat som tilläggsmodul.
• Concur Invoice: Prissätts separat som tilläggsmodul.
• Implementeringskostnad: Kan variera från tiotusentals till hundratusentals dollar beroende på företagsstorlek.

Räknar man på den totala ägandekostnaden är det tydligt att SAP Concur primärt är positionerat för stora företag med 500 eller fler anställda.

SAP Concur på den lokala marknaden

SAP Concur är verksamt på många lokala marknader men möter en del begränsningar när det gäller full anpassning till lokala behov:

• Elektronisk fakturering erbjuds inte direkt — tilläggslösningar krävs.
• Det finns ingen direkt integration med lokala skattemyndigheter.
• Ytterligare konfiguration kan behövas för lokal valuta och lokala skatteberäkningar.
• Lokalt språkstöd är begränsat och teknisk support ges vanligtvis på engelska.
• Ytterligare anpassningar kan krävas för att uppfylla lokala redovisningsstandarder.

Alternativ till SAP Concur

Det finns flera lösningar på marknaden för utläggshantering som kan ses som alternativ till SAP Concur:

Varför Masraff?

För företag som vill ha ett starkt alternativ till SAP Concur erbjuder Masraff tydliga fördelar. Här är Masraffs viktigaste lokala styrkor:

Integration med elektronisk fakturering

Masraff är direkt integrerat med infrastrukturen för elektronisk fakturering. När medarbetare laddar upp utgiftsdokument hämtas e-fakturauppgifter automatiskt och förs in i utläggsrapporterna. Det är en funktion som SAP Concur bara kan erbjuda via tilläggslösningar — men Masraff levererar den direkt ur lådan.

Lokalt språkstöd och lokalt team

Masraff erbjuder ett fullt lokaliserat gränssnitt, dokumentation och kundtjänst. Det tekniska supportteamet finns på plats och är tillgängligt under lokala kontorstider.

Lokala ERP- och redovisningsintegrationer

Masraff erbjuder direktintegration med populära ERP- och redovisningsprogram (Logo, Mikro, Netsis, SAP med flera), vilket gör att utgiftsdata kan föras över till bokföringssystemet utan problem.

Snabb driftsättning och lägre kostnad

Till skillnad från SAP Concurs månslånga implementeringsprocess kan Masraff driftsättas på 1–2 veckor. Prismodellen erbjuder lämpliga alternativ för allt från SMF till stora företag.

Utläggshantering med artificiell intelligens

Masraff använder artificiell intelligens för att automatiskt läsa av kvitton och fakturor, kategorisera utgifter och identifiera policyöverträdelser — vilket gör hela processen smartare.

Integration med skattemyndigheten

Tack vare direktintegration med skattemyndigheten automatiseras fakturaverifiering och skatteefterlevnad — ett kritiskt krav för företag som verkar på lokala marknader med strikta skatteregler.

SAP Concur eller Masraff?

Här är några frågor att ta ställning till när du väljer:

• Är ditt företag multinationellt? Om ni är verksamma i fler än 20 länder och redan använder SAP ERP kan SAP Concur vara ett naturligt val.
• Är ditt företag fokuserat på en lokal marknad? Om din verksamhet huvudsakligen bedrivs lokalt är Masraff ett klart mer fördelaktigt val med avseende på lokal regelefterlevnad och lokalt språkstöd.
• Har du en begränsad budget? Om du är ett SMF eller prioriterar kostnadsoptimering kan Masraffs prisvärda modell vara avgörande.
• Vill du komma igång snabbt? Om du letar efter en lösning som kan driftsättas på veckor snarare än månader är Masraff rätt adress.

Sammanfattning

SAP Concur är en globalt beprövad plattform för utläggshantering och erbjuder en stark lösning för stora multinationella företag. De höga kostnaderna, den långa implementeringsprocessen och bristerna i lokal anpassning utgör dock allvarliga nackdelar — särskilt för företag som är verksamma på lokala marknader.

Masraff erbjuder ett starkt och praktiskt alternativ till SAP Concur, med e-fakturaintegration, lokalt regelefterlevnadsstöd, fullt språkstöd, lokala ERP-integrationer och en prisvärd modell. För företag som söker snabb driftsättning, låg kostnad och full lokal anpassning är Masraff det mest effektiva sättet att digitalisera utläggshanteringen.

---

Vill du digitalisera din utläggshantering med Masraff? Begär en kostnadsfri demo och se skillnaden själv.