Masraff för byggbranschen

Platschefen, lagbasen, fältingenjören eller chauffören fotograferar kvittot med sin telefon. Systemet läser av belopp, datum och moms automatiskt; det enda användaren behöver göra är att välja projekt och kategori. GPS-positionen stämplas på kvittot — frågan "köptes det här bränslet verkligen på byggarbetsplatsen i Tekirdağ?" är alltså besvarad redan i registreringsögonblicket. På avlägsna arbetsplatser utan mobilsignal ligger kvittot kvar i telefonen och laddas upp automatiskt när signalen kommer tillbaka; arbetet stannar inte bara för att uppkopplingen tryter.

Varje projekt får en egen budget och ett eget kostnadsställe. Poster som bränsle, material, logi, frakt, maskinhyra och underentreprenörers à conto följs upp separat per projekt. Projektledaren ser budget mot utfall för sin egen arbetsplats när som helst; när tröskeln för budgetöverskridande närmar sig eller passeras kommer en automatisk varning. Centrala kostnader som tjänar flera arbetsplatser (huvudkontor, ledning, gemensam utrustning) fördelas på projekten enligt fördefinierade andelar — scenarier som att en IT-medarbetares utgift delas lika på fyra avdelningar ställs in en gång och behöver sedan aldrig tänkas på igen.

I ett byggföretag med många underentreprenörer är à conto-perioderna avgörande. Varje underentreprenörs utgifter, fakturor och förskott samlas under ett enda projekt; under à conto-perioden besvarar ekonomiavdelningen frågan "hur mycket har den här underentreprenören spenderat på vilken arbetsplats den här månaden, och vilka fakturor har ännu inte kommit in?" från en enda skärm. E-fakturor blir utgifter genom att QR-koden skannas; data förs in direkt i systemet utan att man behöver vänta på fototolkning. Med utgiftsanalys per underentreprenör tas en rapport ut över hur mycket kostnad varje underentreprenör genererat i vilket projekt.

Varje åtgärd — uppladdning, godkännande, avslag eller ändring av ett kvitto — förs in i den tidsstämplade revisionsloggen tillsammans med vem som gjorde det, när och från vilken enhet. Vid en skatterevision finns beviset för frågan "deklarerades den här utgiften verkligen det datumet?" i systemet. Vid preliminär besiktning och slutbesiktning exporteras projektbaserade kostnadsrapporter, à conto-sammanställningar och underentreprenörsanalyser till Excel med ett klick. Kostnader som inte är skattemässigt avdragsgilla (till exempel en viss andel av fordonsrelaterade utgifter eller utgifter utan giltigt underlag) särskiljs automatiskt; ekonomiavdelningen behöver inte sortera ut dem för hand.

Masraff är direkt integrerat med Logo, Mikro, Netsis, Luca, Link, Nebim och Orka. För större entreprenörer på SAP, Oracle Fusion och NetSuite finns färdiga kopplingar. GİB:s infrastruktur för e-faktura och e-arkiv är inbyggd; ekonomiteamet för över en godkänd utgift — komplett med momsuppdelning och projekt- och kostnadsställekod — till affärssystemet med ett klick. Integrationen anpassas efter företagets befintliga kontoplan och projektkodsstruktur — en typisk uppsättning är i drift inom några veckor.

När platschefen tittar på sin telefon ser hen utgifterna som väntar på godkännande, projektledaren läser budgetavvikelsen varje dag i stället för att vänta till den 15:e, och ekonomiavdelningen tillbringar inte à conto-perioden med att "leta efter kvitton". Berätta i demosamtalet om ert eget arbetsplatsflöde, er underentreprenörsstruktur och ert affärssystem — så visar vi tillsammans hur Masraff passar in i just er struktur.