Cos'è SAP Concur?

SAP Concur è una piattaforma software basata su cloud utilizzata a livello globale per la gestione delle note spese aziendali e il monitoraggio dei costi di viaggio. Costruita sull'infrastruttura di Concur Technologies — acquisita da SAP nel 2014 per 8,3 miliardi di dollari — questa soluzione è progettata specificamente per digitalizzare i processi di gestione delle spese delle grandi imprese multinazionali. Ma cosa fa esattamente SAP Concur, a chi è adatto e rappresenta davvero la scelta migliore per le aziende che operano in Italia? In questo articolo rispondiamo a tutte queste domande.

A cosa serve SAP Concur?

SAP Concur si articola essenzialmente in tre moduli principali:

• Concur Expense: Consente ai dipendenti di creare note spese, caricare ricevute e fatture in formato digitale e gestire i flussi di approvazione.
• Concur Travel: Supporta la prenotazione di viaggi aziendali (voli, hotel, noleggio auto) nel rispetto delle policy aziendali.
• Concur Invoice: Facilita la ricezione, l'approvazione e l'automazione del processo di pagamento delle fatture fornitore.

Questi tre moduli lavorano in sinergia per consentire la gestione digitale dell'intero ciclo delle spese aziendali, dall'inizio alla fine. Quando un dipendente parte per un viaggio di lavoro, l'intero processo — dalla prenotazione del viaggio all'approvazione della nota spese — può essere monitorato su un'unica piattaforma.

Funzionalità principali di SAP Concur

Ecco le caratteristiche più rilevanti di SAP Concur:

Scansione automatica delle ricevute (OCR)

Concur è in grado di leggere automaticamente le ricevute e le fatture fotografate tramite l'app mobile grazie alla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). In questo modo i dipendenti non devono inserire manualmente i dati di spesa.

Integrazione con le carte di credito

Garantisce un'integrazione diretta con le carte di credito aziendali, consentendo il trasferimento automatico delle transazioni nelle note spese.

Controllo di conformità alle policy

Rileva automaticamente le spese non conformi alle policy aziendali e le inserisce nel flusso di approvazione, riducendo al minimo i superamenti di budget e le spese irregolari.

Flussi di approvazione

È possibile configurare processi di approvazione multilivello, con passaggi distinti per responsabili di reparto, team finance e direzione.

Reportistica e analisi

Presenta i dati di spesa tramite report dettagliati e dashboard. È possibile effettuare analisi per categoria, reparto, progetto o periodo di riferimento.

Integrazione con SAP ERP

Offre un'integrazione nativa con gli altri moduli dell'ecosistema SAP (come SAP S/4HANA e SAP FI), rappresentando un vantaggio significativo per le aziende che già utilizzano l'infrastruttura SAP.

Vantaggi di SAP Concur

Ecco i principali motivi per cui SAP Concur viene scelto:

1. Scala globale: Supporta la gestione multivaluta, multilingua e la conformità a diversi regimi fiscali per aziende presenti in oltre 150 paesi.
2. Ecosistema esteso: Garantisce una facile integrazione con le altre applicazioni business di SAP.
3. Gestione dei viaggi: Unisce la gestione delle spese e la prenotazione dei viaggi in un'unica piattaforma.
4. Credibilità del brand: La reputazione istituzionale di SAP e la sua lunga presenza sul mercato possono essere determinanti nelle decisioni di acquisto delle grandi aziende.
5. Compliance e audit: Semplifica i processi di audit interni ed esterni grazie a tracce di controllo dettagliate e report di conformità.

Svantaggi di SAP Concur

Tuttavia, SAP Concur potrebbe non essere la soluzione ideale per tutte le aziende. Ecco gli svantaggi più frequentemente segnalati:

Costo elevato

Il modello di pricing di SAP Concur può risultare particolarmente oneroso per le piccole e medie imprese (PMI). Sommando licenze, costi di implementazione e spese di manutenzione continuativa, il costo totale di proprietà può raggiungere cifre significative.

Processo di configurazione complesso

L'installazione e la configurazione di SAP Concur richiedono generalmente tempi lunghi. Molte aziende si aspettano un periodo di 3-6 mesi e il supporto di consulenti specializzati per mettere a regime il sistema.

Esperienza utente

L'interfaccia utente, in particolare l'esperienza mobile, può risultare meno moderna rispetto alle applicazioni SaaS di nuova generazione. L'adozione del sistema da parte dei dipendenti può richiedere tempo.

Lacune nella localizzazione

Nei mercati con normative locali specifiche — come l'Italia — il supporto alla localizzazione offerto da SAP Concur può risultare limitato. In particolare, per requisiti specifici come la fatturazione elettronica SDI, l'integrazione con l'Agenzia delle Entrate o la conformità al Sistema di Interscambio (SdI), potrebbero essere necessari sviluppi aggiuntivi o integrazioni di terze parti.

Supporto in lingua italiana

Potrebbero verificarsi limitazioni nel supporto clienti e nella documentazione in italiano. I processi di assistenza vengono generalmente gestiti in inglese.

Modello di pricing di SAP Concur

SAP Concur non pubblica i propri prezzi. Le tariffe vengono definite su preventivo personalizzato in base alle dimensioni dell'azienda, ai moduli selezionati e al numero di utenti. Tuttavia, sulla base di fonti di settore, ecco un quadro generale:

• Concur Expense: può partire da 8-15 USD per utente al mese.
• Concur Travel: viene tariffato separatamente come modulo aggiuntivo.
• Concur Invoice: viene tariffato separatamente come modulo aggiuntivo.
• Costo di implementazione: può variare da decine di migliaia a centinaia di migliaia di dollari, in base alle dimensioni dell'azienda.

Considerando il costo totale di proprietà, SAP Concur è chiaramente posizionato per le grandi strutture aziendali con 500 o più dipendenti.

SAP Concur in Italia

SAP Concur è presente nel mercato italiano, ma incontra alcune limitazioni in termini di adattamento alle esigenze locali:

• L'integrazione con la fatturazione elettronica SDI non è disponibile nativamente e richiede soluzioni aggiuntive.
• Non è disponibile un'integrazione diretta con l'Agenzia delle Entrate.
• Potrebbero essere necessarie configurazioni aggiuntive per la gestione in euro e per i calcoli fiscali locali.
• Il supporto in italiano è limitato; l'assistenza tecnica viene generalmente erogata in inglese.
• Potrebbero essere necessari sviluppi aggiuntivi per conformarsi agli standard contabili locali (come il Piano dei Conti nazionale).

Questa situazione spinge molte aziende operative in Italia a valutare soluzioni alternative locali.

Alternative a SAP Concur

Nel mercato della gestione delle spese esistono diverse soluzioni alternative a SAP Concur:

Perché scegliere Masraff?

Masraff rappresenta una valida alternativa a SAP Concur per le aziende che operano in contesti con forti esigenze di localizzazione. Ecco i principali vantaggi locali di Masraff:

Integrazione con la fatturazione elettronica

Masraff si integra direttamente con le infrastrutture di fatturazione elettronica locali. Quando i dipendenti caricano i documenti di spesa, i dati delle fatture elettroniche vengono acquisiti automaticamente ed elaborati nelle note spese. Questa funzionalità — che SAP Concur cerca di garantire tramite soluzioni aggiuntive — è disponibile in Masraff sin dal primo utilizzo.

Supporto locale e team dedicato

Masraff offre un'interfaccia completamente localizzata, documentazione nella lingua locale e assistenza clienti dedicata. Il team di supporto tecnico è presente nel fuso orario locale ed è raggiungibile durante gli orari di lavoro locali.

Integrazione con ERP e sistemi contabili locali

Masraff si integra direttamente con i principali software ERP e di contabilità diffusi localmente (Logo, Mikro, Netsis, SAP e altri), consentendo un trasferimento fluido dei dati di spesa verso il sistema contabile.

Implementazione rapida e costi contenuti

A differenza del lungo processo di implementazione di SAP Concur, Masraff può essere operativo in sole 1-2 settimane. Il modello di pricing offre opzioni adatte a ogni segmento, dalle PMI alle grandi imprese.

Gestione delle spese con intelligenza artificiale

Masraff utilizza la tecnologia di intelligenza artificiale per automatizzare la lettura di ricevute e fatture, la categorizzazione delle spese e il rilevamento delle violazioni di policy, rendendo i processi più intelligenti ed efficienti.

Conformità fiscale automatizzata

Grazie all'integrazione diretta con le autorità fiscali locali, i processi di verifica delle fatture e di conformità fiscale vengono automatizzati, un requisito fondamentale per le aziende che operano in mercati con normative fiscali specifiche.

SAP Concur o Masraff?

Prima di decidere, è utile rispondere a queste domande:

• La vostra azienda ha una struttura multinazionale? Se operate in più di 20 paesi e utilizzate già SAP ERP, SAP Concur potrebbe essere la scelta naturale.
• Siete un'azienda con focus locale? Se le vostre operazioni sono prevalentemente concentrate in un unico mercato, Masraff offre vantaggi significativi in termini di conformità locale e supporto nella lingua locale.
• Il budget è una priorità? Se siete una PMI o ponete attenzione all'ottimizzazione dei costi, il modello di pricing accessibile di Masraff può rappresentare un motivo preferenziale di scelta.
• Volete partire rapidamente? Se cercate una soluzione operativa in poche settimane anziché mesi, Masraff è la risposta giusta.

Conclusione

SAP Concur è una piattaforma di gestione delle spese consolidata a livello globale e offre una soluzione potente per le grandi aziende multinazionali. Tuttavia, i costi elevati, i lunghi tempi di implementazione e le lacune nella localizzazione per mercati specifici rappresentano svantaggi rilevanti per le aziende che operano in contesti locali.

Masraff offre alle aziende locali una valida e concreta alternativa a SAP Concur, grazie all'integrazione con la fatturazione elettronica, la conformità fiscale locale, il supporto nella lingua locale, le integrazioni con i principali ERP locali e un modello di pricing accessibile. Per le aziende che cercano implementazione rapida, costi contenuti e piena conformità locale, Masraff è la via più efficace per digitalizzare i processi di gestione delle spese.

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