Was ist SAP Concur?

SAP Concur ist eine cloudbasierte Softwareplattform, die weltweit für das Management von Unternehmensausgaben und die Verfolgung von Reisekosten eingesetzt wird. Die Lösung basiert auf der Infrastruktur von Concur Technologies, die SAP im Jahr 2014 für 8,3 Milliarden US-Dollar übernommen hat, und wurde speziell dafür entwickelt, die Ausgabenprozesse multinationaler Großunternehmen zu digitalisieren. Doch was genau macht SAP Concur, für wen ist es geeignet – und ist es wirklich die beste Wahl für Unternehmen in Deutschland und der DACH-Region? In diesem Artikel beantworten wir all diese Fragen.

Was leistet SAP Concur?

SAP Concur besteht im Wesentlichen aus drei Kernmodulen:

• Concur Expense: Ermöglicht Mitarbeitern die Erstellung von Spesenberichten, das digitale Hochladen von Belegen und Rechnungen sowie die Verwaltung von Genehmigungsprozessen.
• Concur Travel: Unterstützt die Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen) in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien.
• Concur Invoice: Hilft beim Empfang, der Genehmigung und der Automatisierung von Lieferantenrechnungen und Zahlungsprozessen.

Diese drei Module arbeiten zusammen und ermöglichen es, den gesamten Ausgabenzyklus eines Unternehmens von Anfang bis Ende digital zu verwalten. Wenn ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise antritt, lässt sich der gesamte Prozess – von der Reisebuchung bis zur Genehmigung des Spesenberichts – über eine einzige Plattform verfolgen.

Die wichtigsten Funktionen von SAP Concur

Die herausragenden Funktionen von SAP Concur lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Automatische Belegerfassung (OCR)

Concur kann über die mobile App fotografierte Belege und Rechnungen mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR) automatisch auslesen. So entfällt die manuelle Eingabe von Ausgabendaten durch die Mitarbeiter.

Kreditkartenintegration

Durch die direkte Integration von Unternehmenskreditkarten werden Kartenumsätze automatisch in Spesenberichte übertragen.

Richtlinienkonformitätsprüfung

Ausgaben, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen, werden automatisch erkannt und in den Genehmigungsprozess einbezogen. So werden Budgetüberschreitungen und regelwidrige Ausgaben auf ein Minimum reduziert.

Genehmigungsworkflows

Es lassen sich mehrstufige Genehmigungsprozesse definieren. Verschiedene Genehmigungsstufen – etwa Abteilungsleiter, Finanzteam und Geschäftsführung – können individuell konfiguriert werden.

Reporting und Analyse

Ausgabendaten werden über detaillierte Berichte und Dashboards aufbereitet. Analysen sind nach Kategorien, Abteilungen, Projekten oder Zeiträumen möglich.

SAP-ERP-Integration

SAP Concur bietet eine native Integration mit anderen Modulen des SAP-Ökosystems (z. B. SAP S/4HANA, SAP FI). Dies ist ein wesentlicher Vorteil für Unternehmen, die bereits auf SAP-Infrastruktur setzen.

Vorteile von SAP Concur

Die Gründe, warum Unternehmen SAP Concur wählen, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Globale Skalierbarkeit: Unterstützung für mehrere Währungen, mehrere Sprachen und unterschiedliche Steuervorschriften für Unternehmen, die in mehr als 150 Ländern tätig sind.
2. Breites Ökosystem: Einfache Integration mit anderen SAP-Geschäftsanwendungen.
3. Reisekostenmanagement: Verknüpfung von Ausgabenmanagement und Reisebuchung auf einer einzigen Plattform.
4. Markenvertrauen: Der etablierte Unternehmensruf von SAP und seine langjährige Marktpräsenz können bei Kaufentscheidungen großer Unternehmen ausschlaggebend sein.
5. Compliance und Prüfung: Detaillierte Prüfpfade und Compliance-Berichte erleichtern interne und externe Revisionen.

Nachteile von SAP Concur

SAP Concur ist jedoch nicht für jedes Unternehmen die ideale Lösung. Häufig genannte Nachteile sind:

Hohe Kosten

Das Preismodell von SAP Concur kann insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) erheblich sein. Addiert man Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufende Wartungsaufwendungen, können die Gesamtbetriebskosten beträchtliche Summen erreichen.

Komplexer Implementierungsprozess

Die Einrichtung und Konfiguration von SAP Concur dauert in der Regel lange. Viele Unternehmen rechnen mit einem Zeitraum von 3 bis 6 Monaten und benötigen externe Beratungsunterstützung, um das System vollständig in Betrieb zu nehmen.

Benutzererfahrung

Die Benutzeroberfläche – insbesondere die mobile Erfahrung – kann hinter modernen SaaS-Anwendungen zurückbleiben. Die Akzeptanz des Systems durch die Mitarbeiter kann Zeit in Anspruch nehmen.

Lokalisierungslücken

In Märkten mit spezifischen lokalen Vorschriften kann der Lokalisierungssupport von SAP Concur begrenzt sein. Für länderspezifische Anforderungen – etwa lokale E-Rechnungsstandards oder spezifische Steueramtsintegrationen – sind möglicherweise zusätzliche Entwicklungen oder Drittanbieter-Integrationen erforderlich.

Lokaler Support

Der Support in der Landessprache und die lokale Dokumentation können eingeschränkt sein. Supportprozesse werden häufig auf Englisch abgewickelt.

Preismodell von SAP Concur

SAP Concur veröffentlicht seine Preise nicht öffentlich. Die Preise werden individuell auf Basis von Unternehmensgröße, gewählten Modulen und Nutzeranzahl festgelegt. Basierend auf Branchenquellen ergibt sich jedoch folgendes allgemeines Bild:

• Concur Expense: Ab ca. 8–15 USD pro Nutzer und Monat.
• Concur Travel: Wird als separates Zusatzmodul berechnet.
• Concur Invoice: Wird als separates Zusatzmodul berechnet.
• Implementierungskosten: Je nach Unternehmensgröße von mehreren zehntausend bis hin zu hunderttausenden von US-Dollar.

Betrachtet man die Gesamtbetriebskosten, zeigt sich, dass SAP Concur vor allem für große Unternehmensstrukturen mit 500 oder mehr Mitarbeitern positioniert ist.

SAP Concur im internationalen Kontext

SAP Concur ist in zahlreichen Märkten weltweit vertreten, stößt jedoch bei der vollständigen Anpassung an lokale Anforderungen teilweise an Grenzen:

• Lokale E-Rechnungsstandards werden nicht immer nativ unterstützt; zusätzliche Lösungen können erforderlich sein.
• Direkte Integrationen mit nationalen Steuerbehörden sind nicht in allen Märkten verfügbar.
• Für lokale Währungen und länderspezifische Steuerberechnungen kann eine zusätzliche Konfiguration notwendig sein.
• Lokaler Support in der jeweiligen Landessprache ist begrenzt; der technische Support erfolgt in der Regel auf Englisch.
• Für die Einhaltung lokaler Buchführungsstandards können zusätzliche Entwicklungen erforderlich sein.

Dieser Umstand veranlasst viele lokal tätige Unternehmen, sich nach regionalen Alternativen umzusehen.

Alternativen zu SAP Concur

Im Markt für Ausgabenmanagement gibt es verschiedene Lösungen, die als Alternativen zu SAP Concur in Betracht kommen:

Warum Masraff?

Für Unternehmen, die in der Türkei tätig sind, bietet Masraff eine starke Alternative zu SAP Concur. Die lokalen Vorteile von Masraff im Überblick:

E-Fatura- und E-Arşiv-Fatura-Integration

Masraff ist direkt mit der türkischen E-Fatura- und E-Arşiv-Fatura-Infrastruktur integriert. Wenn Mitarbeiter Ausgabenbelege ins System hochladen, werden die E-Fatura-Daten automatisch abgerufen und in die Spesenberichte übernommen. Diese Funktionalität, die SAP Concur nur mit Zusatzlösungen bieten kann, steht bei Masraff sofort einsatzbereit zur Verfügung.

Lokaler Support und lokales Team

Masraff bietet eine vollständig lokalisierte Benutzeroberfläche, lokale Dokumentation und lokalen Kundensupport. Das technische Supportteam ist vor Ort ansässig und während der lokalen Geschäftszeiten erreichbar.

Lokale ERP- und Buchhaltungsintegrationen

Masraff bietet direkte Integrationen mit in der Türkei weit verbreiteten ERP- und Buchhaltungslösungen (Logo, Mikro, Netsis, SAP u. a.). So werden Ausgabendaten reibungslos in das Buchhaltungssystem übertragen.

Schnelle Implementierung und niedrige Kosten

Im Gegensatz zum monatelangen Implementierungsprozess von SAP Concur kann Masraff innerhalb von 1–2 Wochen in Betrieb genommen werden. Das Preismodell bietet geeignete Optionen für alle Segmente – von KMU bis hin zu Großunternehmen.

KI-gestütztes Ausgabenmanagement

Masraff nutzt künstliche Intelligenz, um das automatische Auslesen von Belegen und Rechnungen, die Kategorisierung von Ausgaben und die Erkennung von Richtlinienverstößen zu intelligentisieren.

Integration mit der Steuerbehörde

Dank der direkten Integration mit der Steuerbehörde (GİB) werden Rechnungsvalidierung und Steuerkonformitätsprozesse automatisiert. Dies ist eine kritische Anforderung für Unternehmen, die in der Türkei tätig sind.

SAP Concur oder Masraff?

Bei der Entscheidungsfindung sind folgende Fragen hilfreich:

• Ist Ihr Unternehmen multinational aufgestellt? Wenn Sie in mehr als 20 Ländern operieren und bereits SAP ERP einsetzen, kann SAP Concur eine naheliegende Wahl sein.
• Sind Sie ein auf die Türkei ausgerichtetes Unternehmen? Wenn Ihre Geschäftstätigkeit überwiegend in der Türkei stattfindet, ist Masraff hinsichtlich lokaler Compliance und lokalem Support die deutlich vorteilhaftere Wahl.
• Ist Ihr Budget begrenzt? Wenn Sie ein KMU sind oder Wert auf Kostenoptimierung legen, könnte das günstige Preismodell von Masraff den Ausschlag geben.
• Möchten Sie schnell starten? Wenn Sie eine Lösung suchen, die in Wochen statt in Monaten einsatzbereit ist, sind Sie bei Masraff genau richtig.

Fazit

SAP Concur ist eine global bewährte Ausgabenmanagement-Plattform und bietet multinationalen Großunternehmen eine leistungsstarke Lösung. Allerdings stellen die hohen Kosten, der langwierige Implementierungsprozess und fehlende lokale Anpassungen für Unternehmen mit spezifischen lokalen Anforderungen erhebliche Nachteile dar.

Masraff bietet mit seiner E-Fatura-Integration, der Steueramtsanbindung, dem lokalen Support, den lokalen ERP-Integrationen und dem attraktiven Preismodell eine starke und praxisnahe Alternative für Unternehmen, die lokal tätig sind. Insbesondere für Unternehmen, die eine schnelle Implementierung, niedrige Kosten und vollständige lokale Compliance anstreben, ist Masraff der effektivste Weg zur Digitalisierung ihrer Ausgabenprozesse.

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