Какво е SAP Concur?

SAP Concur е облачна софтуерна платформа, използвана в световен мащаб за управление на корпоративни разходи и проследяване на командировъчни разплащания. Изградено върху инфраструктурата на Concur Technologies — придобита от SAP през 2014 г. за 8,3 милиарда долара — това решение е проектирано специално за дигитализиране на процесите по управление на разходите в мултинационални компании от голям мащаб. Какво точно прави SAP Concur, за кого е подходящо и наистина ли е най-добрият избор за бизнеса в България? В тази статия отговаряме на всички тези въпроси.

Какво прави SAP Concur?

SAP Concur се основава на три основни модула:

• Concur Expense: Позволява на служителите да създават отчети за разходи, да качват цифрово касови бележки и фактури и да управляват процесите по одобрение.
• Concur Travel: Поддържа корпоративни резервации за пътуване (самолети, хотели, наем на коли) в съответствие с фирмените политики.
• Concur Invoice: Помага за автоматизиране на получаването, одобряването и плащането на доставчически фактури.

Трите модула работят заедно, за да направят възможно дигиталното управление на целия цикъл на разходите на една компания — от началото до края. Когато служител тръгне в командировка, целият процес — от резервацията до одобряването на отчета за разходи — може да бъде проследен от една единствена платформа.

Основни функции на SAP Concur

Ключовите функции на SAP Concur могат да бъдат обобщени по следния начин:

Автоматично разпознаване на касови бележки (OCR)

Concur може автоматично да чете снимани чрез мобилното приложение касови бележки и фактури с помощта на технология за оптично разпознаване на символи (OCR). По този начин служителите не трябва ръчно да въвеждат данните за разходите.

Интеграция с корпоративни карти

Осигурява директна интеграция с корпоративни кредитни карти, което позволява разходите по картата автоматично да се прехвърлят в отчетите за разходи.

Контрол за съответствие с политиките

Автоматично открива разходи, нарушаващи фирмените политики за харчене, и ги включва в процеса на одобрение. Така превишаванията на бюджета и нередовните разходи се свеждат до минимум.

Работни потоци за одобрение

Могат да бъдат дефинирани многостепенни процеси на одобрение. Конфигурират се различни нива — ръководител на отдел, финансов екип, висше ръководство и т.н.

Отчитане и анализ

Представя данните за разходите чрез подробни отчети и табла за управление. Анализите могат да се правят по категории, отдели, проекти или периоди.

Интеграция със SAP ERP

Предлага естествена интеграция с другите модули в SAP екосистемата (SAP S/4HANA, SAP FI и др.). Това е съществено предимство за компании, които вече използват SAP инфраструктура.

Предимства на SAP Concur

Причините за избора на SAP Concur могат да се обобщят по следния начин:

1. Глобален мащаб: Предлага поддръжка за множество валути, множество езици и различни данъчни регулации за компании, опериращи в повече от 150 държави.
2. Широка екосистема: Осигурява лесна интеграция с другите бизнес приложения на SAP.
3. Управление на пътуванията: Обединява управлението на разходите и резервациите за пътуване в една платформа.
4. Доверие в марката: Корпоративната репутация на SAP и дългогодишното му присъствие на пазара могат да бъдат решаващи при вземането на решения за покупка от страна на крупни предприятия.
5. Съответствие и одит: Улеснява вътрешните и външните одитни процеси чрез подробни одитни следи и отчети за съответствие.

Недостатъци на SAP Concur

Въпреки това SAP Concur не е идеалното решение за всеки бизнес. Ето най-често споменаваните недостатъци:

Висока цена

Моделът на ценообразуване на SAP Concur може да бъде доста висок — особено за малки и средни предприятия (МСП). Когато се съберат лицензионните такси, разходите за внедряване (имплементация) и текущите разходи за поддръжка, общата стойност на притежание може да достигне значителни суми.

Сложен процес на внедряване

Инсталацията и конфигурирането на SAP Concur обикновено отнема дълго време. Много компании очакват период от 3 до 6 месеца и специализирана консултантска подкрепа, за да пуснат системата в пълна експлоатация.

Потребителско изживяване

Потребителският интерфейс — особено мобилното изживяване — може да изостава от съвременните SaaS приложения. Служителите може да се нуждаят от повече време, за да се адаптират към системата.

Липса на локализация

На пазари с различни местни регулации — каквато е България — поддръжката за локализация, предлагана от SAP Concur, може да е ограничена. Могат да се наложат допълнителни разработки или интеграции с трети страни за специфични местни изисквания.

Поддръжка на местния език

Могат да се срещнат ограничения по отношение на поддръжката и документацията на местния език. Процесите за поддръжка обикновено се осъществяват на английски.

Модел на ценообразуване на SAP Concur

SAP Concur не публикува цените си публично. Те се определят индивидуално въз основа на размера на компанията, избраните модули и броя на потребителите. Въпреки това, според отраслови източници, общата рамка е следната:

• Concur Expense: Може да започне от 8 до 15 USD на потребител на месец.
• Concur Travel: Ценообразува се отделно като допълнителен модул.
• Concur Invoice: Ценообразува се отделно като допълнителен модул.
• Разходи за внедряване: Могат да варират от десетки хиляди до стотици хиляди долари в зависимост от размера на компанията.

Когато се изчисли общата стойност на притежание, става ясно, че SAP Concur е позиционирано предимно за крупни корпоративни структури с 500 или повече служители.

Ситуацията в България

SAP Concur оперира на редица европейски пазари, но може да срещне определени ограничения по отношение на пълното съответствие с местните изисквания:

• Интеграцията с местните системи за електронно фактуриране не се предлага директно — необходими са допълнителни решения.
• Директна интеграция с местните данъчни органи не е налична.
• За поддръжка на местната валута и местните данъчни изчисления може да е необходима допълнителна конфигурация.
• Поддръжката на местния език е ограничена, а техническата поддръжка обикновено се предоставя на английски.
• За съответствие с местните счетоводни стандарти може да са необходими допълнителни разработки.

Тази ситуация кара компаниите, опериращи на местни пазари, да се насочат към локални алтернативи.

Алтернативи на SAP Concur

На пазара за управление на разходите има различни решения, които могат да се разглеждат като алтернативи на SAP Concur:

Защо Masraff?

За компании, опериращи в Турция, Masraff предлага мощна алтернатива на SAP Concur. Ето местните предимства, с които Masraff се откроява:

Интеграция с е-Фактури и е-Архив Фактури

Masraff работи с директна интеграция с турската инфраструктура за е-Фактури и е-Архив Фактури. Когато служителите качват разходни документи в системата, данните от е-Фактурите автоматично се извличат и обработват в отчетите за разходи. Това е функционалност, която SAP Concur се опитва да осигури чрез допълнителни решения — Masraff я предлага готова за употреба.

Поддръжка на местен език и местен екип

Masraff предлага напълно локализиран интерфейс, документация и клиентска поддръжка. Екипът за техническа поддръжка е базиран в Турция и е достъпен в местното работно време.

Местни ERP и счетоводни интеграции

Masraff осигурява директна интеграция с широко използваните в Турция ERP и счетоводни системи (Logo, Mikro, Netsis, SAP и др.). По този начин прехвърлянето на данните за разходите към счетоводната система протича безпроблемно.

Бързо внедряване и ниски разходи

За разлика от многомесечния процес на внедряване на SAP Concur, Masraff може да бъде пуснато в експлоатация за 1-2 седмици. Моделът на ценообразуване предлага подходящи опции за всеки сегмент — от МСП до крупни предприятия.

Управление на разходите с изкуствен интелект

Masraff използва технология с изкуствен интелект, за да автоматизира процесите по автоматично четене на касови бележки и фактури, определяне на категории разходи и засичане на нарушения на политиките.

Интеграция с данъчните органи

Чрез директна интеграция с данъчните власти процесите по проверка на фактури и данъчно съответствие се автоматизират — критично изискване за компании, опериращи в Турция.

SAP Concur или Masraff?

При вземането на решение е полезно да оцените следните въпроси:

• Мултинационална ли е структурата на вашата компания? Ако оперирате в повече от 20 държави и вече използвате SAP ERP, SAP Concur може да е естественият избор.
• Фокусиран ли е бизнесът ви предимно на местния пазар? Ако операциите ви са съсредоточени основно в Турция, Masraff е значително по-изгоден избор по отношение на съответствие с местните регулации и поддръжка на местния език.
• Ограничен ли е бюджетът ви? Ако сте МСП или цените оптимизирането на разходите, достъпният модел на Masraff може да е предпочитан избор.
• Искате ли да започнете бързо? Ако търсите решение, което може да бъде внедрено за седмици, а не месеци, Masraff е правилният адрес.

Заключение

SAP Concur е доказана в глобален мащаб платформа за управление на разходите и предлага мощно решение за крупни мултинационални предприятия. Въпреки това неговата висока цена, дългият процес на внедряване и ограничената локализация за специфични пазари представляват сериозни недостатъци — особено за компании на местния пазар.

Masraff предлага мощна и практична алтернатива на SAP Concur за компании в Турция, благодарение на интеграцията с е-Фактури, съответствието с изискванията на данъчните органи, поддръжката на местния език, местните ERP интеграции и достъпния модел на ценообразуване. За компании, търсещи бързо внедряване, ниски разходи и пълно местно съответствие, Masraff е най-ефективният начин за дигитализиране на процесите по управление на разходите.

---

Искате ли да дигитализирате управлението на разходите с Masraff? Заявете безплатна демонстрация и вижте разликата сами.