Utgiftshantering

Fota era kvitton med kvittoläsning med artificiell intelligens så extraheras uppgifterna automatiskt. Belopp, datum, moms och leverantörsuppgifter blir till en utläggspost på några sekunder.

Era företagskortsköp, kontoutdrag och e-fakturor omvandlas automatiskt till utläggsposter. Sätt punkt för manuell datainmatning.

Fördela en enskild utgift på flera kostnadsställen, projekt eller avdelningar. Skapa detaljerade utläggsrapporter med ett klick och skicka dem för godkännande.

En utgift är varje form av penningutflöde som ett företag gör för att bedriva sin verksamhet. Lunchen en anställd betalar vid ett kundbesök, flygbiljetten som köps med företagskortet, förbrukningsmaterialet till kontoret — allt detta är utgifter. Utgiften avser själva ögonblicket då pengarna lämnar kassan eller kortet; det är en rå, ännu inte klassificerad penningrörelse.

Skillnaden mellan utgift, utlägg och kostnad

Dessa tre begrepp används ofta omväxlande i vardagsspråket, men det finns subtila och viktiga skillnader mellan dem:

• Utgift är själva penningutflödet. Utgiften uppstår i det ögonblick betalningen görs; om den är arbetsrelaterad eller inte är ännu inte avgjort.
• Utlägg är en utgift som gjorts i tjänsten och som den anställde redovisar till företaget. Den anställde lämnar in kvittot, chefen godkänner, och företaget ersätter eller kvittar beloppet. Utlägget är alltså utgiften som har gått in i företagets process.
• Kostnad är det belopp som bokförs och minskar periodens resultat. När ett godkänt utlägg registreras blir det en kostnad i bokföringen; även skatteberäkningen baseras på dessa poster.

Kort sagt ser flödet ut så här: först görs en utgift, om den är arbetsrelaterad redovisas den som ett utlägg, och när den godkänns bokförs den som en kostnad. Ju mer strukturerat ett företag hanterar detta flöde, desto snabbare får de anställda sina ersättningar och desto renare blir bokföringen vid periodens slut.