Ce este SAP Concur?

SAP Concur este o platformă software bazată pe cloud, utilizată la nivel global pentru gestionarea cheltuielilor corporative și urmărirea cheltuielilor de călătorie. Construită pe infrastructura Concur Technologies, achiziționată de SAP în 2014 pentru 8,3 miliarde de dolari, această soluție este concepută în special pentru a digitaliza procesele de cheltuieli ale companiilor multinaționale de mari dimensiuni. Dar ce face exact SAP Concur, pentru cine este potrivit și este cu adevărat cea mai bună opțiune pentru companiile din România? Răspundem la toate aceste întrebări în acest articol.

Ce face SAP Concur?

SAP Concur este alcătuit, în esență, din trei module principale:

• Concur Expense: Permite angajaților să creeze rapoarte de cheltuieli, să încarce chitanțe și facturi în mediul digital și să gestioneze procesele de aprobare.
• Concur Travel: Sprijină efectuarea rezervărilor de călătorie corporativă (avion, hotel, închirieri auto) în conformitate cu politicile companiei.
• Concur Invoice: Ajută la automatizarea proceselor de primire, aprobare și plată a facturilor furnizorilor.

Cele trei module lucrează împreună, permițând gestionarea digitală a întregului ciclu de cheltuieli al unei companii, de la început până la sfârșit. Atunci când un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri, întregul proces — de la rezervarea călătoriei până la aprobarea raportului de cheltuieli — poate fi urmărit printr-o singură platformă.

Funcționalitățile principale ale SAP Concur

Iată principalele funcționalități ale SAP Concur:

Scanare automată a chitanțelor (OCR)

Concur poate citi automat chitanțele și facturile fotografiate prin aplicația mobilă, utilizând tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR). Astfel, angajații nu mai trebuie să introducă manual informațiile despre cheltuieli.

Integrare cu cardurile de credit

Asigură integrare directă cu cardurile de credit corporative, permițând transferul automat al cheltuielilor efectuate cu cardul în rapoartele de cheltuieli.

Controlul conformității cu politicile

Detectează automat cheltuielile care nu respectă politicile de cheltuieli ale companiei și le include în procesul de aprobare. Astfel, depășirile de buget și cheltuielile neregulamentare sunt reduse la minimum.

Fluxuri de aprobare

Pot fi definite procese de aprobare în mai multe etape. Diferite niveluri de aprobare, cum ar fi managerul de departament, echipa financiară și conducerea superioară, pot fi configurate după necesități.

Raportare și analiză

Prezintă datele despre cheltuieli prin rapoarte detaliate și tablouri de bord. Analiza poate fi efectuată pe categorii, departamente, proiecte sau perioade.

Integrare cu SAP ERP

Oferă integrare nativă cu alte module din ecosistemul SAP (precum SAP S/4HANA, SAP FI). Acesta este un avantaj important pentru companiile care utilizează deja infrastructura SAP.

Avantajele SAP Concur

Iată principalele motive pentru care SAP Concur este ales:

1. Scară globală: Oferă suport pentru mai multe valute, mai multe limbi și conformitate cu diferite reglementări fiscale pentru companiile care operează în peste 150 de țări.
2. Ecosistem extins: Facilitează integrarea cu alte aplicații de business ale SAP.
3. Gestionarea călătoriilor: Reunește gestionarea cheltuielilor și rezervările de călătorie pe o singură platformă.
4. Credibilitatea brandului: Reputația corporativă a SAP și prezența îndelungată pe piață pot fi decisive în deciziile de achiziție ale companiilor mari.
5. Conformitate și audit: Simplifică procesele de audit intern și extern prin trasabilitate detaliată și rapoarte de conformitate.

Dezavantajele SAP Concur

Cu toate acestea, SAP Concur poate să nu fie soluția ideală pentru orice companie. Iată dezavantajele cel mai frecvent menționate:

Costuri ridicate

Modelul de prețuri al SAP Concur poate fi destul de ridicat, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri). Atunci când se însumează taxele de licență, costurile de implementare și cheltuielile continue de întreținere, costul total de proprietate poate atinge cifre semnificative.

Proces de implementare complex

Instalarea și configurarea SAP Concur durează de obicei mult timp. Multe companii se așteaptă la o perioadă de 3-6 luni și la sprijin de consultanță specializată pentru a pune sistemul în funcțiune completă.

Experiența utilizatorului

Interfața cu utilizatorul, în special experiența mobilă, poate rămâne în urma aplicațiilor SaaS moderne. Adoptarea sistemului de către angajați poate necesita timp.

Lacune în localizare

Pe piețe precum România, unde reglementările locale diferă, suportul de localizare oferit de SAP Concur poate fi limitat. În special pentru cerințele specifice locale — cum ar fi factura electronică, integrarea cu ANAF sau conformitatea cu standardele contabile românești — pot fi necesare dezvoltări suplimentare sau integrări cu terțe părți.

Suport în limba română

Pot apărea limitări în ceea ce privește suportul pentru clienți și documentația în limba română. Procesele de suport se desfășoară de obicei în limba engleză.

Modelul de prețuri SAP Concur

SAP Concur nu publică prețurile în mod public. Prețurile sunt stabilite pe baza unor oferte personalizate, în funcție de dimensiunea companiei, modulele selectate și numărul de utilizatori. Totuși, conform surselor din industrie, un cadru general este următorul:

• Concur Expense: Poate începe de la 8-15 USD per utilizator pe lună.
• Concur Travel: Este prețuit separat ca modul suplimentar.
• Concur Invoice: Este prețuit separat ca modul suplimentar.
• Costul de implementare: Poate varia de la zeci de mii de dolari până la sute de mii de dolari, în funcție de dimensiunea companiei.

Atunci când se calculează costul total de proprietate, se observă că SAP Concur este poziționat în special pentru structuri corporative mari, cu 500 sau mai mulți angajați.

SAP Concur pe piața românească

SAP Concur activează pe piața din România, dar se confruntă cu anumite limitări în ceea ce privește adaptarea completă la nevoile locale:

• Integrarea cu factura electronică și sistemele locale de e-facturare nu este oferită direct, fiind necesare soluții suplimentare.
• Nu există integrare directă cu ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală).
• Pot fi necesare configurații suplimentare pentru leul românesc și calculele fiscale locale.
• Suportul în limba română este limitat, iar asistența tehnică este de obicei oferită în engleză.
• Pot fi necesare dezvoltări suplimentare pentru conformitatea cu standardele contabile locale (Planul de Conturi General).

Această situație determină companiile care operează în România să se orienteze către alternative locale.

Alternative la SAP Concur

Pe piața de gestionare a cheltuielilor există diverse soluții care pot fi considerate alternative la SAP Concur:

De ce Masraff?

Pentru companiile care operează în Turcia, Masraff oferă o alternativă puternică la SAP Concur. Iată avantajele locale distinctive ale Masraff:

Integrare e-Factură și e-Arhivă Factură

Masraff funcționează cu integrare directă cu infrastructura de e-Factură și e-Arhivă Factură din Turcia. Atunci când angajații transferă documente de cheltuieli în sistem, datele e-Factură sunt extrase automat și procesate în rapoartele de cheltuieli. Aceasta oferă din start o funcționalitate pe care SAP Concur încearcă să o asigure prin soluții suplimentare.

Suport local și echipă locală

Masraff oferă o interfață complet în turcă, documentație în turcă și suport pentru clienți în turcă. Echipa de asistență tehnică este situată în Turcia și este accesibilă în orele de lucru locale.

Integrări locale ERP și contabilitate

Masraff oferă integrare directă cu software-ul ERP și de contabilitate utilizat pe scară largă în Turcia (Logo, Mikro, Netsis, SAP și altele). Astfel, transferul datelor de cheltuieli în sistemul contabil se realizează fără probleme.

Implementare rapidă și costuri reduse

Spre deosebire de procesul de implementare al SAP Concur, care poate dura luni întregi, Masraff poate fi pus în funcțiune într-un interval scurt de 1-2 săptămâni. Modelul de prețuri oferă opțiuni potrivite pentru fiecare segment, de la IMM-uri până la companii mari.

Gestionarea cheltuielilor cu Inteligență Artificială

Masraff utilizează tehnologia de inteligență artificială pentru a automatiza inteligent procesele de citire automată a chitanțelor și facturilor, determinarea categoriilor de cheltuieli și detectarea încălcărilor de politici.

Integrare cu autoritățile fiscale

Prin integrarea directă cu Administrația Fiscală, procesele de verificare a facturilor și conformitate fiscală sunt automatizate — o cerință esențială pentru companiile care operează pe piețe cu reglementări fiscale stricte.

SAP Concur sau Masraff?

Iată câteva întrebări utile pentru luarea deciziei:

• Compania dvs. are o structură multinațională? Dacă aveți operațiuni în mai mult de 20 de țări și utilizați deja SAP ERP, SAP Concur poate fi o alegere firească.
• Sunteți o companie cu focus regional? Dacă operațiunile dvs. sunt concentrate predominant într-o singură țară, Masraff este o alegere mult mai avantajoasă din perspectiva conformității cu reglementările locale și a suportului local.
• Bugetul dvs. este limitat? Dacă sunteți un IMM sau acordați importanță optimizării costurilor, modelul accesibil de prețuri al Masraff poate fi motivul decisiv.
• Doriți să începeți rapid? Dacă căutați o soluție care poate fi pusă în funcțiune în câteva săptămâni, în loc de procese de implementare care durează luni întregi, Masraff este adresa potrivită.

Concluzie

SAP Concur este o platformă de gestionare a cheltuielilor dovedită la scară globală și oferă o soluție puternică pentru companiile multinaționale mari. Cu toate acestea, costul ridicat, durata lungă de implementare și lacunele de localizare specifice pieței locale reprezintă dezavantaje semnificative pentru companiile de pe piețele regionale.

Masraff oferă o alternativă puternică și practică la SAP Concur pentru companiile locale, prin integrarea e-Factură, conformitatea fiscală locală, suportul în limba maternă, integrările ERP locale și modelul de prețuri accesibil. În special pentru companiile care caută implementare rapidă, costuri reduse și conformitate locală completă, Masraff este cea mai eficientă cale de a digitaliza procesele de gestionare a cheltuielilor.

---

Doriți să vă digitalizați gestionarea cheltuielilor cu Masraff? Solicitați o demonstrație gratuită și vedeți diferența cu ochii dvs.