الفهرس
- لماذا تحتاج سياسة بطاقة الشركة إلى وثيقة مستقلة؟
- ما البنود التي يجب أن تتضمنها سياسة بطاقة الشركة؟
- ماذا يحدث إذا استخدم الموظف بطاقة الشركة لإنفاق شخصي؟
- كيف تُكتب قواعد المستندات والمهل لإنفاق البطاقة؟
- لماذا تختلف قواعد الحدود بين الإنفاق النقدي وإنفاق البطاقة؟
- كيف يعمل ذلك في Masraff؟
- الأسئلة الشائعة
- ما قواعد استخدام بطاقة الشركة؟
- ماذا تفعل الشركة إذا أجرى موظف شراءً شخصياً ببطاقة الشركة؟
- كيف تُحدَّد حدود بطاقة الشركة؟
- متى يجب تقديم مستند عملية بطاقة الشركة؟
تسهّل بطاقة الشركة على الموظف الإنفاق نيابةً عن الشركة، لكن إذا لم تكن قواعدها مكتوبة، يصل إلى فريق المحاسبة في نهاية الشهر كشف حساب مليء بالمستندات الناقصة والفئات غير الواضحة، وأحياناً بمشتريات شخصية. هذا المقال موجّه إلى فرق المالية والمحاسبة في الشركات العاملة في تركيا التي تستخدم بطاقات الشركة. يقدّم نماذج بنود يمكن نسخها مباشرة إلى السياسة، ويشرح كيفية التعامل مع الإنفاق الشخصي، ولماذا يجب أن تُبنى قواعد الحدود للمصروفات النقدية بشكل مختلف عن إنفاق البطاقة.
لماذا تحتاج سياسة بطاقة الشركة إلى وثيقة مستقلة؟
تحتاج سياسة بطاقة الشركة إلى وثيقة مستقلة لأن المال يخرج من الشركة لحظة الشراء، فتأتي الرقابة بعد الإنفاق لا قبل الموافقة.
في المصروف النقدي يدفع الموظف من ماله أولاً ثم يطلب الاسترداد، ولا تدفع الشركة شيئاً قبل الموافقة. أما في البطاقة فالترتيب معكوس: يحصّل البنك المبلغ، ثم يأتي المستند والتوضيح لاحقاً. لذلك لا تكفي قواعد سياسة المصروفات العامة للبطاقات. يجب أن تجيب سياسة البطاقة بوضوح عن ثلاثة أسئلة: من يحمل البطاقة ولأي إنفاق تُستخدم، ومتى وكيف تُقدَّم المستندات، وماذا يحدث عند إنفاق مخالف للقواعد؟
ما البنود التي يجب أن تتضمنها سياسة بطاقة الشركة؟
يجب أن تتضمن سياسة بطاقة الشركة على الأقل بنود حيازة البطاقة، والإنفاق المسموح والممنوع، والمستندات، والحدود، والإنفاق الشخصي، وإعادة البطاقة.
البنود التالية مسودة أولية. المبالغ والمهل أمثلة؛ عدّلها بما يناسب شركتك.
| الرقم | الموضوع | نص البند (نموذج) |
|---|---|---|
| 1 | حيازة البطاقة | يستخدم البطاقة الموظف الصادرة باسمه فقط، ولا يجوز تسليمها لغيره. |
| 2 | الغرض | تُستخدم البطاقة فقط للإنفاق المتعلق بأعمال الشركة. |
| 3 | الإنفاق المسموح | السفر والإقامة ووجبات العمل والتنقل والفئات الأخرى المذكورة في هذه السياسة. |
| 4 | الإنفاق الممنوع | لا تُستخدم البطاقة للمشتريات الشخصية أو السحب النقدي أو الفئات المغلقة في هذه السياسة. |
| 5 | المستندات | يُطلب لكل عملية فاتورة أو إيصال باسم الشركة القانوني؛ إيصال نقطة البيع (POS) وحده لا يكفي. |
| 6 | مهلة المستند | يُرفع المستند إلى النظام خلال 5 أيام عمل (مثال) من تاريخ الشراء. |
| 7 | الحدود | ترد حدود الفئات في الجدول الملحق بهذه السياسة؛ ويجب تبرير أي تجاوز. |
| 8 | الإنفاق الشخصي | يُبلَّغ عن أي شراء شخصي تم بالخطأ في اليوم نفسه، ويُسترد من الموظف. |
| 9 | الفقدان والسرقة | عند فقدان البطاقة يبلّغ الموظف البنك وفريق المالية فوراً. |
| 10 | الإعادة | يسلّم الموظف الذي يغادر الشركة أو يتغير دوره البطاقة في آخر يوم عمل له. |
إذا أردت البدء من إطار جاهز، فإن نموذج سياسة المصروفات أساس مناسب لإضافة هذه البنود.
ماذا يحدث إذا استخدم الموظف بطاقة الشركة لإنفاق شخصي؟
الإنفاق الشخصي ببطاقة الشركة لا يُعد مصروفاً للشركة في تركيا؛ بل يُتابَع كذمة مدينة على الموظف حتى استرداده.
وفق القانون الضريبي التركي، لا يجوز خصم إنفاق لا علاقة له بتحقيق الدخل التجاري كمصروف (قانون ضريبة الدخل رقم 193، المادة 40، الجريدة الرسمية 06.01.1961؛ ويُطبَّق على الشركات بالإحالة من قانون ضريبة الشركات رقم 5520، المادة 6، الجريدة الرسمية 21.06.2006). كما لا يجوز خصم ضريبة القيمة المضافة عليه، لأن الخصم مقصور على المشتريات المرتبطة بالنشاط الخاضع للضريبة (قانون ضريبة القيمة المضافة رقم 3065، المادة 29؛ نافذ منذ 01.01.1985). محاسبياً لا يُسجَّل المبلغ في حساب مصروف، بل في الحساب 135 Personelden Alacaklar (ذمم الموظفين المدينة) ضمن دليل الحسابات الموحد التركي (البلاغ العام رقم 1 لتطبيق النظام المحاسبي، نافذ منذ 01.01.1994).
قيد نموذجي: أجرى موظف عملية شراء شخصية بالبطاقة بمبلغ 1,200 ليرة تركية (مثال).
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| 135 ذمم الموظفين المدينة | 1,200 ليرة | |
| التزام بطاقة الشركة (الحساب الذي تستخدمه شركتك) | 1,200 ليرة |
أما طريقة استرداد المبلغ من الموظف، كالخصم من الراتب مثلاً، فتخضع لقواعد قانون العمل التركي. تحقّق من صياغة البند مع مستشارك في قانون العمل ومع المستشار المالي (mali müşavir) قبل اعتماده.
كيف تُكتب قواعد المستندات والمهل لإنفاق البطاقة؟
يجب أن تحدد قاعدة المستندات معاً نوع المستند، والجهة التي يصدر باسمها، ومهلة رفعه، وما يحدث إذا لم يُقدَّم.
العمليات التي تظهر في كشف الحساب دون مستند هي أكثر ما يستنزف وقت المحاسبة في نهاية الشهر. يمكنك إضافة قائمة التحقق التالية إلى السياسة:
- هل صدر المستند باسم الشركة القانوني ورقمها الضريبي؟
- هل يطابق التاريخ والمبلغ في المستند سطر كشف الحساب؟
- في الإنفاق بالعملة الأجنبية، هل أُدخل سعر الصرف؟
- هل يوضّح الوصف الغرض التجاري، والحاضرين إن وُجدوا؟
- هل رُفع المستند ضمن المهلة المحددة في السياسة؟
- من يوافق على مستند يصل بعد إقفال الفترة؟
شرحنا خطوة بخطوة كيفية مطابقة أسطر الكشف مع المستندات في مقال مطابقة كشف حساب بطاقة ائتمان الشركة.
لماذا تختلف قواعد الحدود بين الإنفاق النقدي وإنفاق البطاقة؟
في النقد يمكن منع التجاوز قبل الدفع؛ أما في البطاقة فالمال خرج بالفعل، لذا يُكشف التجاوز ويُعوَّض بدلاً من منعه.
إيقاف مطالبة نقدية تتجاوز الحد أمر منطقي لأن الشركة لم تدفع بعد. أما إيقاف عملية البطاقة فلا يلغي الشراء، بل يؤخر تسجيله فقط. لذلك تحتاج الفئة نفسها إلى قاعدتين منفصلتين:
| نوع الدفع | الفئة | الحد (مثال) | نوع القاعدة | الاستقطاع |
|---|---|---|---|---|
| نقد | وجبة عمل | 400 ليرة | حظر | لا |
| بطاقة الشركة | وجبة عمل | 400 ليرة | تحذير | نعم |
في النقد لا يستطيع الموظف المطالبة بأكثر من 400 ليرة. أما في البطاقة فيُسجَّل المصروف، ويرى المعتمِد التحذير، ويخضع التجاوز للاستقطاع.
كيف يعمل ذلك في Masraff؟
في Masraff تُطبَّق سياسة بطاقة الشركة من خلال قواعد تُعرَّف حسب نوع الدفع في محرك سياسة المصروفات.
- قواعد حسب نوع الدفع: تُكتب قواعد منفصلة للإنفاق النقدي وإنفاق بطاقة الشركة في الفئة نفسها. وكما في الجدول أعلاه، يمكن اختيار الحظر للنقد والتحذير للبطاقة.
- تحذير أو حظر: لكل قاعدة رسالة تحذير خاصة؛ فإما أن توقف القاعدة العملية أو تكتفي بعرض تحذير. وتظهر التحذيرات عند إدخال المصروف وفي نموذج المصروفات الذي يراه المعتمِد.
- الاستقطاع: عند تعريف القاعدة تختار ما إذا كانت التجاوزات بموجبها تخضع للاستقطاع. ولكي يعمل ذلك بشكل صحيح يجب أن يكون نظام ERP لديك جاهزاً لتسجيل قيود الاستقطاع.
- الحدود: تُحدَّد الحدود حسب الفئة، وحسب اليوم أو الشهر، وحسب عدد الحاضرين.
- الفئات المغلقة والموعد النهائي: باستخدام حظر الفئات تُوقَف الفئات التي لا تريد الشركة استخدامها؛ وباستخدام آخر يوم لقبول المصروفات يُحدَّد آخر يوم تُقبل فيه المصروفات.
- مطابقة كشف الحساب: يُرفع كشف Excel الذي تحصل عليه من البنك، وتُطابَق أسطره مع المصروفات حسب معرّف البطاقة والتاريخ والمبلغ. يتلقى الموظفون إشعاراً لرفع مستندات المصروفات المنشأة من الكشف، ويرى فريق المحاسبة عدد الأسطر التي وصلت مستنداتها وعدد ما لا يزال ناقصاً.
يمكنك الاطلاع على طريقة رفع الكشف والمطابقة ومتابعة المستندات الناقصة في صفحة متابعة إنفاق بطاقات الشركة ومطابقة كشف الحساب.
الأسئلة الشائعة
ما قواعد استخدام بطاقة الشركة؟
القواعد الأساسية هي: تُستخدم البطاقة للإنفاق التجاري فقط ومن قِبل حاملها فقط، ويُطلب مستند باسم الشركة لكل عملية، وتُرفع المستندات ضمن المهلة المحددة، ويُبلَّغ عن الإنفاق الشخصي فوراً.
ماذا تفعل الشركة إذا أجرى موظف شراءً شخصياً ببطاقة الشركة؟
لا يُسجَّل المبلغ كمصروف؛ بل يُتابَع في تركيا في الحساب 135 (ذمم الموظفين المدينة) ويُسترد من الموظف. ولأن طريقة الاسترداد تخضع لقانون العمل، تحقّق من البند مع مستشارك.
كيف تُحدَّد حدود بطاقة الشركة؟
تُحدَّد الحدود حسب الفئة والفترة: مثلاً لكل عملية في وجبات العمل، ولكل يوم أو شهر في التنقل. وفي الإنفاق الذي يشمل حاضرين، يُعد ضرب الحد في عدد الأشخاص أسلوباً عادلاً.
متى يجب تقديم مستند عملية بطاقة الشركة؟
تحدد الشركة المهلة، مثلاً 5 أيام عمل بعد الشراء. ويجب أن تنتهي المهلة قبل إغلاق كشف الحساب وقبل إقفال الفترة المحاسبية.