Содержание
- Зачем выделять политику по корпоративным картам в отдельный документ?
- Какие пункты должна содержать политика по корпоративным картам?
- Что будет, если сотрудник оплатит корпоративной картой личную покупку?
- Как прописать правила по документам и срокам для расходов по карте?
- Почему правила лимитов для наличных и для карты различаются?
- Как это работает в Masraff?
- Часто задаваемые вопросы
- Каковы правила использования корпоративной карты?
- Что делать компании, если сотрудник оплатил корпоративной картой личную покупку?
- Как устанавливаются лимиты по корпоративной карте?
- Когда нужно сдать документ по покупке корпоративной картой?
Корпоративная карта упрощает сотрудникам оплату расходов от имени компании. Но если правила не записаны, в конце месяца бухгалтерия получает выписку с недостающими документами, непонятными категориями и иногда с перемешанными личными покупками. Эта статья для финансовых и бухгалтерских команд компаний в Турции, которые пользуются корпоративными картами. В ней собраны примеры пунктов, которые можно сразу перенести в политику, описано, как поступать с личными тратами, и показано, почему правила лимитов для наличных расходов и для оплат картой нужно настраивать по-разному.
Зачем выделять политику по корпоративным картам в отдельный документ?
Политику по корпоративным картам стоит выделить отдельно, потому что по карте деньги уходят из компании в момент покупки, и контроль идёт после траты, а не до согласования.
При наличном расходе сотрудник сначала платит своими деньгами, а потом просит возмещение; компания ничего не платит, пока не согласует. С картой порядок обратный: банк списывает оплату, а документ и пояснение приходят позже. Поэтому правил общей политики расходов для карт недостаточно. Политика по картам должна чётко отвечать на три вопроса: у кого есть карта и на какие расходы, когда и как сдаются документы и что происходит при покупке вне правил.
Какие пункты должна содержать политика по корпоративным картам?
Политика по корпоративным картам должна содержать как минимум пункты о владельце карты, разрешённых и запрещённых расходах, документах, лимитах, личных тратах и возврате карты.
Пункты ниже — стартовый черновик. Суммы и сроки приведены как пример; адаптируйте их под свою компанию.
| № | Тема | Пример формулировки |
|---|---|---|
| 1 | Владелец карты | Картой пользуется только сотрудник, на имя которого она выпущена; передавать её другим нельзя. |
| 2 | Назначение | Карта используется только для расходов, связанных с деятельностью компании. |
| 3 | Разрешённые расходы | Командировки, проживание, деловые обеды, транспорт и другие категории, перечисленные в этой политике. |
| 4 | Запрещённые расходы | Личные покупки, снятие наличных и категории, закрытые этой политикой, картой не оплачиваются. |
| 5 | Документы | На каждую покупку берётся счёт-фактура или чек на наименование компании; одного POS-слипа недостаточно. |
| 6 | Срок сдачи документа | Документ загружается в систему в течение 5 рабочих дней (пример) после покупки. |
| 7 | Лимиты | Лимиты по категориям указаны в таблице, приложенной к политике; любое превышение обосновывается. |
| 8 | Личные траты | Ошибочная личная покупка сообщается в тот же день, сумма возмещается сотрудником. |
| 9 | Утеря и кража | При утере карты сотрудник немедленно сообщает в банк и финансовой службе. |
| 10 | Возврат | Сотрудник, который увольняется или меняет должность, сдаёт карту в последний рабочий день. |
Если хотите начать с готовой основы, шаблон политики расходов хорошо подходит для добавления этих пунктов.
Что будет, если сотрудник оплатит корпоративной картой личную покупку?
В Турции личная покупка по корпоративной карте не является расходом компании; она учитывается как задолженность сотрудника до её возмещения.
По турецкому налоговому законодательству расход, не связанный с получением коммерческого дохода, нельзя учесть в расходах (Закон о подоходном налоге № 193, ст. 40, Официальная газета 06.01.1961; для компаний — через отсылку в Законе о налоге на прибыль корпораций № 5520, ст. 6, Официальная газета 21.06.2006). НДС по такому расходу тоже нельзя принять к вычету, поскольку вычет предоставляется по покупкам, связанным с облагаемыми операциями (Закон об НДС № 3065, ст. 29; действует с 01.01.1985). В учёте сумма относится не на счёт расходов, а на счёт 135 Personelden Alacaklar (расчёты с персоналом по прочим операциям) единого плана счетов Турции (Общее сообщение о применении системы бухгалтерского учёта № 1, действует с 01.01.1994).
Пример проводки: сотрудник оплатил картой личную покупку на 1 200 TRY (пример).
| Счёт | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| 135 Задолженность персонала | 1 200 TRY | |
| Задолженность по корпоративной карте (счёт, который использует ваша компания) | 1 200 TRY |
Как именно сумма возмещается сотрудником, например можно ли удержать её из зарплаты, зависит от турецкого трудового права. Прежде чем записывать пункт, согласуйте его с юристом по трудовому праву и со своим финансовым консультантом (mali müşavir).
Как прописать правила по документам и срокам для расходов по карте?
Правило по документам должно одновременно определять вид документа, на кого он оформлен, срок загрузки и последствия, если документа нет.
Операции, которые есть в выписке, но без документа, отнимают у бухгалтерии больше всего времени в конце месяца. В политику можно добавить такой чек-лист:
- Оформлен ли документ на наименование и налоговый номер компании?
- Совпадают ли дата и сумма в документе со строкой выписки?
- Указан ли курс валюты для расходов в иностранной валюте?
- Указаны ли в описании деловая цель и, если нужно, участники?
- Загружен ли документ в срок, установленный политикой?
- Чьё согласование нужно для документа, пришедшего после закрытия периода?
Как сопоставлять строки выписки с документами, мы пошагово рассказали в статье о сверке выписки по корпоративной кредитной карте.
Почему правила лимитов для наличных и для карты различаются?
По наличным превышение можно заблокировать до оплаты; по карте деньги уже списаны, поэтому превышение делают видимым и возмещают.
Остановить заявку на наличные сверх лимита логично, ведь компания ещё не заплатила. Остановка операции по карте не отменяет покупку, а лишь задерживает её учёт. Поэтому для одной и той же категории нужны два отдельных правила:
| Способ оплаты | Категория | Лимит (пример) | Тип правила | Удержание |
|---|---|---|---|---|
| Наличные | Деловой обед | 400 TRY | Блокировка | Нет |
| Корпоративная карта | Деловой обед | 400 TRY | Предупреждение | Да |
По наличным сотрудник не может заявить больше 400 TRY. По карте расход записывается, согласующий видит предупреждение, а превышение подлежит удержанию.
Как это работает в Masraff?
В Masraff политика по корпоративным картам применяется через правила по способу оплаты в Механизме политики расходов.
- Правила по способу оплаты: Для одной категории задаются отдельные правила для наличных и для корпоративной карты. Как в таблице выше, можно выбрать блокировку для наличных и предупреждение для карты.
- Предупреждение или блокировка: У каждого правила своё сообщение; правило либо блокирует процесс, либо только показывает предупреждение. Предупреждения видны и при вводе расхода, и в форме расходов, которую видит согласующий.
- Удержание: При настройке правила вы выбираете, подлежат ли превышения по нему удержанию. Чтобы это работало корректно, ваша ERP-система должна быть готова формировать проводки по удержаниям.
- Лимиты: Лимиты задаются по категории, по дню или месяцу и по числу участников.
- Закрытые категории и крайний срок: Функцией блокировки категорий ненужные компании категории выводятся из использования; функцией последнего дня приёма расходов задаётся последний день, когда расходы принимаются.
- Сверка выписок: Выписка в Excel, полученная из банка, загружается, и её строки сопоставляются с расходами по ID карты, дате и сумме. Сотрудники получают уведомление загрузить документы по расходам, созданным из выписки, а бухгалтерия видит, сколько строк уже с документами и сколько ещё нет.
Как работают загрузка выписки, сопоставление и контроль недостающих документов, можно посмотреть на странице о расходах по корпоративным картам и сверке выписок.
Часто задаваемые вопросы
Каковы правила использования корпоративной карты?
Основные правила: картой пользуется только её держатель и только для деловых расходов, на каждую покупку берётся документ на компанию, документы загружаются в установленный срок, а о личных тратах сообщается сразу.
Что делать компании, если сотрудник оплатил корпоративной картой личную покупку?
Сумма не отражается как расход; в Турции она учитывается на счёте 135 (расчёты с персоналом) и возмещается сотрудником. Поскольку способ возмещения зависит от трудового права, согласуйте пункт политики с консультантом.
Как устанавливаются лимиты по корпоративной карте?
Лимиты устанавливаются по категории и периоду: например, на одну покупку для деловых обедов и на день или месяц для транспорта. Для расходов с участниками справедливо умножать лимит на число людей.
Когда нужно сдать документ по покупке корпоративной картой?
Срок устанавливает компания, например 5 рабочих дней после покупки. Он должен истекать до закрытия выписки и до закрытия учётного периода.