Cuprins
- De ce are nevoie politica cardului corporativ de un document separat?
- Ce clauze trebuie să conțină politica cardului corporativ?
- Ce se întâmplă dacă un angajat folosește cardul corporativ pentru cheltuieli personale?
- Cum se scriu regulile privind documentele și termenele pentru plățile cu cardul?
- De ce diferă regulile de limită pentru numerar și card?
- Cum funcționează în Masraff?
- Întrebări frecvente
- Care sunt regulile de utilizare a unui card corporativ?
- Ce face compania dacă un angajat plătește o cheltuială personală cu cardul corporativ?
- Cum se stabilesc limitele unui card corporativ?
- Când trebuie predat documentul pentru o plată cu cardul corporativ?
Cardul corporativ le permite angajaților să cheltuiască ușor în numele companiei. Dar dacă regulile nu sunt scrise, echipa financiară primește la final de lună un extras cu documente lipsă, categorii neclare și, uneori, cumpărături personale amestecate. Acest articol este scris pentru echipele de finanțe și contabilitate din companiile din Turcia care folosesc carduri corporative. Conține clauze model pe care le puteți copia în politică, explică cum se tratează cheltuielile personale și arată de ce regulile de limită pentru cheltuielile în numerar și cele cu cardul trebuie configurate diferit.
De ce are nevoie politica cardului corporativ de un document separat?
Politica cardului corporativ are nevoie de un document separat, deoarece banii ies din companie în momentul plății, iar controlul vine după cheltuială.
La o cheltuială în numerar, angajatul plătește întâi și apoi cere rambursarea; compania nu plătește nimic până nu aprobă. La card, ordinea este inversă: banca încasează plata, iar documentul și explicația vin mai târziu. De aceea, regulile unei politici de cheltuieli generale nu sunt suficiente pentru carduri. Politica cardului trebuie să răspundă clar la trei întrebări: cine are card și pentru ce cheltuieli, când și cum se predau documentele și ce se întâmplă când o plată încalcă regulile.
Ce clauze trebuie să conțină politica cardului corporativ?
Politica cardului corporativ trebuie să conțină cel puțin titularul cardului, cheltuielile permise și interzise, documentele, limitele, cheltuielile personale și returnarea cardului.
Clauzele de mai jos sunt o primă schiță. Sumele și termenele sunt exemple; adaptați-le companiei dumneavoastră.
| Nr. | Subiect | Clauză model |
|---|---|---|
| 1 | Titularul cardului | Cardul este folosit doar de angajatul pe numele căruia a fost emis și nu poate fi dat altcuiva. |
| 2 | Scop | Cardul se folosește doar pentru cheltuieli legate de activitatea companiei. |
| 3 | Cheltuieli permise | Deplasări, cazare, mese de afaceri, transport și celelalte categorii enumerate în această politică. |
| 4 | Cheltuieli interzise | Cumpărăturile personale, retragerile de numerar și categoriile închise prin această politică nu se plătesc cu cardul. |
| 5 | Documente | Pentru fiecare plată se obține o factură sau un bon emis pe denumirea companiei; chitanța POS singură nu este suficientă. |
| 6 | Termen pentru document | Documentul se încarcă în sistem în 5 zile lucrătoare (exemplu) de la plată. |
| 7 | Limite | Limitele pe categorii sunt în tabelul anexat acestei politici; orice depășire se justifică. |
| 8 | Cheltuieli personale | O plată personală făcută din greșeală se raportează în aceeași zi și se recuperează de la angajat. |
| 9 | Pierdere și furt | Dacă cardul se pierde, angajatul anunță imediat banca și echipa financiară. |
| 10 | Returnare | Angajatul care pleacă sau își schimbă rolul predă cardul în ultima zi de lucru. |
Dacă vreți să porniți de la un cadru gata făcut, modelul de politică de cheltuieli este o bază bună pentru a adăuga aceste clauze.
Ce se întâmplă dacă un angajat folosește cardul corporativ pentru cheltuieli personale?
În Turcia, cheltuiala personală cu cardul corporativ nu este cheltuială a companiei; se urmărește ca o creanță asupra angajatului până la recuperare.
Conform legislației fiscale turce, o cheltuială care nu are legătură cu obținerea venitului comercial nu este deductibilă (Legea impozitului pe venit nr. 193, art. 40, Monitorul Oficial 06.01.1961; aplicată companiilor prin Legea impozitului pe profit nr. 5520, art. 6, Monitorul Oficial 21.06.2006). Nici TVA-ul ei nu se deduce, deoarece deducerea se acordă pentru achizițiile legate de operațiuni taxabile (Legea TVA nr. 3065, art. 29; în vigoare din 01.01.1985). În contabilitate, suma nu merge într-un cont de cheltuieli, ci în contul 135 Personelden Alacaklar (creanțe asupra personalului) din Planul de conturi uniform turc (Comunicatul general nr. 1 privind aplicarea sistemului contabil, în vigoare din 01.01.1994).
Înregistrare exemplu: un angajat a făcut cu cardul o cumpărătură personală de 1.200 TRY (exemplu).
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 135 Creanțe asupra personalului | 1.200 TRY | |
| Datorie card corporativ (contul folosit de compania dumneavoastră) | 1.200 TRY |
Modul în care suma se recuperează de la angajat, de exemplu dacă poate fi reținută din salariu, depinde de legislația muncii din Turcia. Înainte de a scrie clauza, confirmați-o cu consultantul de dreptul muncii și cu consultantul financiar (mali müşavir).
Cum se scriu regulile privind documentele și termenele pentru plățile cu cardul?
Regula privind documentele trebuie să definească împreună tipul documentului, pe numele cui se emite, termenul de încărcare și ce se întâmplă dacă lipsește.
Plățile care apar în extras fără document sunt cele care îi consumă contabilității cel mai mult timp la final de lună. Puteți adăuga în politică această listă de verificare:
- Documentul este emis cu denumirea și codul fiscal al companiei?
- Data și suma de pe document coincid cu linia din extras?
- La cheltuielile în valută, este introdus cursul de schimb?
- Descrierea arată scopul de afaceri și, dacă este cazul, participanții?
- Documentul a fost încărcat în termenul stabilit în politică?
- Cine trebuie să aprobe un document care sosește după închiderea perioadei?
În articolul despre reconcilierea extrasului cardului de credit corporativ explicăm pas cu pas cum se potrivesc liniile extrasului cu documentele.
De ce diferă regulile de limită pentru numerar și card?
La numerar, depășirea poate fi blocată înainte de plată; la card, banii au plecat deja, așa că depășirea devine vizibilă și se recuperează.
Oprirea unei cereri în numerar peste limită are sens, pentru că firma nu a plătit încă. Oprirea unei plăți cu cardul nu anulează cumpărătura; doar îi întârzie înregistrarea. De aceea, aceeași categorie are nevoie de două reguli separate:
| Tip de plată | Categorie | Limită (exemplu) | Tip de regulă | Reținere |
|---|---|---|---|---|
| Numerar | Masă de afaceri | 400 TRY | Blocare | Nu |
| Card corporativ | Masă de afaceri | 400 TRY | Avertisment | Da |
La numerar, angajatul nu poate declara mai mult de 400 TRY. La card, cheltuiala se înregistrează, aprobatorul vede avertismentul, iar depășirea este supusă reținerii.
Cum funcționează în Masraff?
În Masraff, politica cardului corporativ se aplică prin reguli definite pe tip de plată în Motorul de politici de cheltuieli.
- Reguli pe tip de plată: Pentru aceeași categorie se scriu reguli separate pentru numerar și pentru cardul corporativ. Ca în tabelul de mai sus, puteți alege blocare pentru numerar și avertisment pentru card.
- Avertisment sau blocare: Fiecare regulă are propriul mesaj; regula fie blochează procesul, fie doar afișează un avertisment. Avertismentele apar atât la introducerea cheltuielii, cât și în formularul de cheltuieli văzut de aprobator.
- Reținere: La definirea regulii alegeți dacă depășirile din acea regulă sunt supuse reținerii. Pentru ca acest lucru să funcționeze corect, ERP-ul trebuie să fie pregătit să înregistreze reținerile.
- Limite: Limitele se stabilesc pe categorie, pe zi sau lună și în funcție de numărul de participanți.
- Categorii închise și termen-limită: Cu Blocarea categoriilor, categoriile pe care compania nu vrea să le folosească sunt scoase din uz; cu Ultima zi de acceptare a cheltuielilor se stabilește ultima zi în care se acceptă cheltuieli.
- Reconcilierea extraselor: Extrasul Excel primit de la bancă se încarcă, iar liniile lui se potrivesc cu cheltuielile după ID-ul cardului, dată și sumă. Angajații primesc o notificare să încarce documentele pentru cheltuielile create din extras, iar contabilitatea vede câte linii au document și câte lipsesc încă.
Puteți vedea cum funcționează încărcarea extrasului, potrivirea și urmărirea documentelor lipsă pe pagina cheltuieli cu cardul corporativ și Reconcilierea extraselor.
Întrebări frecvente
Care sunt regulile de utilizare a unui card corporativ?
Regulile de bază sunt: cardul se folosește doar pentru cheltuieli de serviciu și doar de titular, pentru fiecare plată se obține un document pe numele companiei, documentele se încarcă în termenul stabilit, iar cheltuielile personale se raportează imediat.
Ce face compania dacă un angajat plătește o cheltuială personală cu cardul corporativ?
Suma nu se înregistrează ca cheltuială; în Turcia se urmărește în contul 135 (creanțe asupra personalului) și se recuperează de la angajat. Deoarece metoda de recuperare depinde de legislația muncii, confirmați clauza cu consultantul dumneavoastră.
Cum se stabilesc limitele unui card corporativ?
Limitele se stabilesc pe categorie și perioadă: de exemplu, pe plată pentru mesele de afaceri și pe zi sau lună pentru transport. La cheltuielile cu participanți, înmulțirea limitei cu numărul de persoane este o metodă corectă.
Când trebuie predat documentul pentru o plată cu cardul corporativ?
Compania stabilește termenul, de exemplu 5 zile lucrătoare după plată. Termenul trebuie să se încheie înainte de închiderea extrasului și a perioadei contabile.