Tabla de Contenidos
- ¿Por qué la política de tarjeta corporativa necesita un documento propio?
- ¿Qué cláusulas debe incluir una política de tarjeta corporativa?
- ¿Qué ocurre si un empleado usa la tarjeta corporativa para gastos personales?
- ¿Cómo se redactan las reglas de justificantes y plazos para gastos con tarjeta?
- ¿Por qué las reglas de límite son distintas para efectivo y tarjeta?
- ¿Cómo funciona en Masraff?
- Preguntas frecuentes
- ¿Cuáles son las normas de uso de una tarjeta corporativa?
- ¿Qué hace la empresa si un empleado paga un gasto personal con la tarjeta corporativa?
- ¿Cómo se fijan los límites de una tarjeta corporativa?
- ¿Cuándo debe entregarse el justificante de una compra con tarjeta corporativa?
La tarjeta corporativa facilita que los empleados gasten en nombre de la empresa. Pero si las reglas no están por escrito, el equipo financiero recibe a fin de mes un extracto con justificantes que faltan, categorías poco claras y, a veces, compras personales mezcladas. Este artículo está pensado para los equipos de finanzas y contabilidad de empresas en Turquía que usan tarjetas corporativas. Incluye cláusulas de ejemplo que puede copiar en su política, explica cómo tratar los gastos personales y muestra por qué las reglas de límite para gastos en efectivo y con tarjeta deben configurarse de forma distinta.
¿Por qué la política de tarjeta corporativa necesita un documento propio?
La política de tarjeta corporativa necesita un documento propio porque el dinero sale de la empresa en el momento de la compra y el control llega después del gasto.
En un gasto en efectivo, el empleado paga primero y luego pide el reembolso; la empresa no paga nada hasta aprobarlo. Con la tarjeta, el orden se invierte: el banco cobra el pago y el justificante y la explicación llegan después. Por eso las reglas de una política de gastos general no bastan para las tarjetas. Una política de tarjeta debe responder con claridad a tres preguntas: quién tiene tarjeta y para qué gastos, cuándo y cómo se entregan los justificantes, y qué ocurre cuando una compra incumple las reglas.
¿Qué cláusulas debe incluir una política de tarjeta corporativa?
Una política de tarjeta corporativa debe incluir al menos titularidad, gastos permitidos y prohibidos, justificantes, límites, gastos personales y devolución de la tarjeta.
Las cláusulas siguientes son un borrador inicial. Los importes y plazos son ejemplos; adáptelos a su empresa.
| N.º | Tema | Cláusula de ejemplo |
|---|---|---|
| 1 | Titularidad | La tarjeta la usa solo el empleado a cuyo nombre se emitió y no puede cederse a nadie. |
| 2 | Finalidad | La tarjeta se usa solo para gastos relacionados con la actividad de la empresa. |
| 3 | Gastos permitidos | Viajes, alojamiento, comidas de negocios, transporte y las demás categorías previstas en esta política. |
| 4 | Gastos prohibidos | No se pagan con tarjeta compras personales, retiradas de efectivo ni categorías cerradas por esta política. |
| 5 | Justificantes | Por cada compra se obtiene una factura o ticket a nombre de la razón social de la empresa; el comprobante del TPV por sí solo no basta. |
| 6 | Plazo del justificante | El justificante se sube al sistema en los 5 días hábiles (ejemplo) siguientes a la compra. |
| 7 | Límites | Los límites por categoría figuran en la tabla anexa a esta política; todo exceso debe justificarse. |
| 8 | Gastos personales | Una compra personal hecha por error se comunica el mismo día y se recupera del empleado. |
| 9 | Pérdida y robo | Si la tarjeta se pierde, el empleado avisa de inmediato al banco y al equipo financiero. |
| 10 | Devolución | El empleado que deja la empresa o cambia de puesto entrega la tarjeta en su último día de trabajo. |
Si prefiere partir de un marco ya preparado, la plantilla de política de gastos es una buena base para añadir estas cláusulas.
¿Qué ocurre si un empleado usa la tarjeta corporativa para gastos personales?
En Turquía, el gasto personal con tarjeta corporativa no es un gasto de la empresa; se registra como cuenta a cobrar al empleado hasta recuperarlo.
Según la normativa fiscal turca, un gasto sin relación con la obtención de rendimientos empresariales no es deducible (Ley del Impuesto sobre la Renta n.º 193, art. 40, Boletín Oficial 06.01.1961; aplicable a sociedades a través de la Ley del Impuesto sobre Sociedades n.º 5520, art. 6, Boletín Oficial 21.06.2006). Su IVA tampoco es deducible, porque la deducción se reconoce para compras vinculadas a operaciones sujetas (Ley del IVA n.º 3065, art. 29; en vigor desde el 01.01.1985). En la contabilidad, el importe no va a una cuenta de gastos, sino a la cuenta 135 Personelden Alacaklar (créditos frente al personal) del Plan General de Cuentas Uniforme turco (Comunicado General n.º 1 sobre la Aplicación del Sistema Contable, en vigor desde el 01.01.1994).
Asiento de ejemplo: un empleado hizo con la tarjeta una compra personal de 1.200 TRY (ejemplo).
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 135 Créditos frente al personal | 1.200 TRY | |
| Deuda de tarjeta corporativa (la cuenta que use su empresa) | 1.200 TRY |
Cómo se recupera el importe del empleado, por ejemplo si puede descontarse del salario, depende de la legislación laboral turca. Antes de redactar la cláusula, confírmela con su asesor laboral y con su asesor financiero (mali müşavir).
¿Cómo se redactan las reglas de justificantes y plazos para gastos con tarjeta?
La regla de justificantes debe definir a la vez el tipo de documento, a nombre de quién se emite, el plazo de subida y qué ocurre si falta.
Los cargos que aparecen en el extracto sin justificante son lo que más tiempo hace perder a contabilidad a fin de mes. Puede añadir esta lista de control a su política:
- ¿El justificante está emitido con la razón social y el número fiscal de la empresa?
- ¿La fecha y el importe del justificante coinciden con la línea del extracto?
- En gastos en divisa, ¿se ha introducido el tipo de cambio?
- ¿La descripción indica el motivo de negocio y, si procede, los asistentes?
- ¿El justificante se subió dentro del plazo fijado en la política?
- ¿Quién debe aprobar un justificante que llega después del cierre del periodo?
En nuestro artículo sobre la conciliación del extracto de la tarjeta de crédito corporativa explicamos paso a paso cómo casar las líneas del extracto con los justificantes.
¿Por qué las reglas de límite son distintas para efectivo y tarjeta?
Con efectivo, el exceso puede bloquearse antes del pago; con tarjeta, el dinero ya salió, así que el exceso se hace visible y se recupera.
Detener una solicitud en efectivo por encima del límite tiene sentido porque la empresa aún no ha pagado. Detener un cargo de tarjeta no deshace la compra; solo retrasa su registro. Por eso la misma categoría necesita dos reglas distintas:
| Tipo de pago | Categoría | Límite (ejemplo) | Tipo de regla | Deducción |
|---|---|---|---|---|
| Efectivo | Comida de negocios | 400 TRY | Bloqueo | No |
| Tarjeta corporativa | Comida de negocios | 400 TRY | Aviso | Sí |
En efectivo, el empleado no puede declarar más de 400 TRY. Con tarjeta, el gasto se registra, el aprobador ve el aviso y el exceso queda sujeto a deducción.
¿Cómo funciona en Masraff?
En Masraff, la política de tarjeta corporativa se aplica mediante reglas definidas por tipo de pago en el Motor de Políticas de Gastos.
- Reglas por tipo de pago: Se definen reglas separadas para gastos en efectivo y con tarjeta corporativa en la misma categoría. Como en la tabla anterior, puede elegir bloqueo para efectivo y aviso para tarjeta.
- Aviso o bloqueo: Cada regla tiene su propio mensaje; la regla bloquea el proceso o solo muestra un aviso. Los avisos aparecen tanto al registrar el gasto como en el formulario de gastos que ve el aprobador.
- Deducción: Al definir una regla, se elige si los excesos de esa regla quedan sujetos a deducción. Para que funcione correctamente, el ERP debe estar preparado para registrar los asientos de deducción.
- Límites: Los límites se fijan por categoría, por día o mes y por número de asistentes.
- Categorías cerradas y fecha límite: Con Bloquear Categorías, las categorías que la empresa no quiere usar quedan fuera de uso; con el Último Día de Aceptación de Gastos se fija el último día en que se aceptan gastos.
- Conciliación de Extractos: Se sube el extracto en Excel que le entrega el banco y sus líneas se casan con los gastos por ID de tarjeta, fecha e importe. Los empleados reciben una notificación para subir los justificantes de los gastos creados a partir del extracto, y contabilidad ve cuántas líneas tienen justificante y cuántas faltan.
Puede ver cómo funcionan la subida del extracto, la conciliación y el seguimiento de justificantes pendientes en la página de gastos con tarjeta corporativa y Conciliación de Extractos.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las normas de uso de una tarjeta corporativa?
Las normas básicas son: la tarjeta se usa solo para gastos de empresa y solo por su titular, cada compra tiene un justificante a nombre de la empresa, los justificantes se suben en el plazo fijado y los gastos personales se comunican de inmediato.
¿Qué hace la empresa si un empleado paga un gasto personal con la tarjeta corporativa?
El importe no se contabiliza como gasto; en Turquía se registra en la cuenta 135 (créditos frente al personal) y se recupera del empleado. Como el método de recuperación depende de la legislación laboral, confirme la cláusula con su asesor.
¿Cómo se fijan los límites de una tarjeta corporativa?
Los límites se fijan por categoría y periodo: por ejemplo, por compra en comidas de negocios y por día o mes en transporte. En gastos con asistentes, multiplicar el límite por el número de personas es un criterio justo.
¿Cuándo debe entregarse el justificante de una compra con tarjeta corporativa?
La empresa fija el plazo, por ejemplo 5 días hábiles después de la compra. El plazo debe terminar antes del cierre del extracto y del cierre del periodo contable.