Mündəricat
- Korporativ kart siyasəti niyə ayrıca yazılmalıdır?
- Korporativ kart siyasətində hansı maddələr olmalıdır?
- Korporativ kartla şəxsi xərc edilərsə nə olur?
- Kart xərclərində sənəd və müddət qaydaları necə yazılır?
- Nağd və kart xərclərində limit qaydası niyə fərqlidir?
- Masraff-da necə işləyir?
- Tez-tez verilən suallar
- Korporativ kartın istifadə qaydaları hansılardır?
- Korporativ kartla şəxsi xərc edən işçiyə qarşı nə edilir?
- Korporativ kart limiti necə müəyyən edilir?
- Korporativ kart xərcinin sənədi nə vaxt təqdim edilməlidir?
Korporativ kart işçinin şirkət adından xərc etməsini asanlaşdırır. Lakin qaydalar yazılı deyilsə, ay sonunda maliyyə komandasına sənədləri çatışmayan, kateqoriyası aydın olmayan və bəzən şəxsi alış-verişlə qarışmış bir çıxarış gəlir. Bu yazı Türkiyədə korporativ kartdan istifadə edən şirkətlərin maliyyə və mühasibat komandaları üçün hazırlanıb. Siyasətə birbaşa köçürülə bilən nümunə maddələri verir, şəxsi xərclərin necə idarə olunacağını izah edir və nağd xərclərlə kart xərcləri üçün limit qaydalarının niyə fərqli qurulmalı olduğunu göstərir.
Korporativ kart siyasəti niyə ayrıca yazılmalıdır?
Korporativ kart siyasəti ayrıca yazılmalıdır, çünki kartda pul alış anında şirkətdən çıxır və nəzarət təsdiqdən əvvəl deyil, xərcdən sonra aparılır.
Nağd xərcdə işçi əvvəlcə öz pulunu xərcləyir, sonra geri ödəniş istəyir; şirkət təsdiq verməyənə qədər pul ödəmir. Kartda ardıcıllıq tərsinədir: bank ödənişi tutur, sənəd və izah sonra gəlir. Buna görə ümumi xərc siyasəti qaydaları kart üçün kifayət etmir. Kart siyasəti üç suala aydın cavab verməlidir: kart kimdədir və hansı xərclərdə istifadə olunur, sənəd nə vaxt və necə təqdim edilir, qaydadan kənar xərcdə nə baş verir?
Korporativ kart siyasətində hansı maddələr olmalıdır?
Korporativ kart siyasətində ən azı kart sahibliyi, icazəli və qadağan xərclər, sənəd, limitlər, şəxsi xərc və kartın qaytarılması maddələri olmalıdır.
Aşağıdakı maddələr ilkin layihədir. Məbləğlər və müddətlər nümunədir; öz şirkətinizə uyğunlaşdırın.
| № | Mövzu | Nümunə maddə mətni |
|---|---|---|
| 1 | Kart sahibliyi | Kartdan yalnız adına verildiyi işçi istifadə edir; başqasına verilə bilməz. |
| 2 | İstifadə məqsədi | Kart yalnız şirkətin işi ilə bağlı xərclərdə istifadə olunur. |
| 3 | İcazəli xərclər | Səfər, yaşayış, işgüzar yemək, nəqliyyat və bu siyasətdə sadalanan digər kateqoriyalar. |
| 4 | Qadağan xərclər | Şəxsi alış-veriş, nağd pul çıxarılması və siyasətdə bağlı saxlanan kateqoriyalar kartla ödənilmir. |
| 5 | Sənəd | Hər xərc üçün şirkətin adına yazılmış faktura və ya çek alınır; POS qəbzi tək başına kifayət deyil. |
| 6 | Sənəd müddəti | Sənəd xərcdən sonrakı 5 iş günü ərzində (nümunə) sistemə yüklənir. |
| 7 | Limit | Kateqoriya üzrə limitlər bu siyasətə əlavə olunan cədvəldədir; aşım əsaslandırılır. |
| 8 | Şəxsi xərc | Səhvən edilən şəxsi xərc həmin gün bildirilir və işçidən geri alınır. |
| 9 | İtki və oğurluq | Kart itdikdə işçi dərhal banka və maliyyə komandasına xəbər verir. |
| 10 | Qaytarma | İşdən çıxan və ya vəzifəsi dəyişən işçi kartı son iş günündə təhvil verir. |
Hazır çərçivə ilə başlamaq istəyirsinizsə, xərc siyasəti şablonu bu maddələri əlavə etmək üçün yaxşı bir əsasdır.
Korporativ kartla şəxsi xərc edilərsə nə olur?
Türkiyədə korporativ kartla edilən şəxsi xərc şirkətin xərci sayılmır; işçidən debitor borc kimi izlənilir və geri alınana qədər bağlanmır.
Türkiyə vergi qanunvericiliyinə görə, kommersiya gəlirinin əldə edilməsi ilə əlaqəsi olmayan xərc gəlirdən çıxıla bilməz (193 saylı Gəlir Vergisi Qanunu, maddə 40, Rəsmi Qəzet 06.01.1961; şirkətlər üçün 5520 saylı Korporativ Vergi Qanunu, maddə 6 vasitəsilə, Rəsmi Qəzet 21.06.2006). Bu xərcin ƏDV-si də əvəzləşdirilə bilməz, çünki əvəzləşdirmə vergiyə cəlb olunan fəaliyyətlə bağlı alışlara tətbiq edilir (3065 saylı ƏDV Qanunu, maddə 29; 01.01.1985-dən qüvvədədir). Mühasibatda bu məbləğ xərc hesabına deyil, Türkiyənin Vahid Hesablar Planındakı 135 Personelden Alacaklar (işçilərdən debitor borclar) hesabına yazılır (Mühasibat Sisteminin Tətbiqi üzrə 1 saylı Ümumi Təbliğ, 01.01.1994-dən qüvvədədir).
Nümunə yazılış: işçi kartla 1.200 TRY (nümunə) məbləğində şəxsi alış-veriş etdi.
| Hesab | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 135 İşçilərdən debitor borclar | 1.200 TRY | |
| Korporativ kart borcu (şirkətinizin istifadə etdiyi hesab) | 1.200 TRY |
Məbləğin işçidən necə geri alınacağı, məsələn, maaşdan tutula bilib-bilməyəcəyi Türkiyə əmək hüququ qaydalarından asılıdır. Siyasət maddəsini yazmazdan əvvəl onu həm əmək hüququ məsləhətçiniz, həm də maliyyə məsləhətçiniz (mali müşavir) ilə təsdiqləyin.
Kart xərclərində sənəd və müddət qaydaları necə yazılır?
Sənəd qaydası sənədin növünü, kimin adına yazılacağını, hansı müddətdə yüklənəcəyini və çatışmadıqda nə olacağını birlikdə müəyyən etməlidir.
Çıxarışda görünən, lakin sənədi gəlməyən xərclər ay sonunda mühasibatın ən çox vaxt itirdiyi məsələdir. Siyasətə bu yoxlama siyahısını əlavə edə bilərsiniz:
- Sənəd şirkətin adı və vergi nömrəsi ilə yazılıbmı?
- Sənəddəki tarix və məbləğ çıxarışdakı sətirlə eynidirmi?
- Valyuta ilə xərcdə məzənnə məlumatı daxil edilibmi?
- İzahda xərcin iş məqsədi və varsa, iştirakçılar yazılıbmı?
- Sənəd siyasətdəki müddət ərzində yüklənibmi?
- Dövr bağlandıqdan sonra gələn sənəd üçün kimin təsdiqi lazımdır?
Çıxarış sətirlərinin sənədlərlə necə uyğunlaşdırılacağını korporativ kredit kartı çıxarışının üzləşdirilməsi yazısında addım-addım izah etmişik.
Nağd və kart xərclərində limit qaydası niyə fərqlidir?
Nağd xərcdə aşım ödənişdən əvvəl bloklana bilər; kartda pul artıq çıxdığı üçün aşım bloklanmır, görünən edilir və kompensasiya olunur.
Nağd xərcdə limitdən yuxarı bəyanı dayandırmaq məntiqlidir, çünki şirkət hələ ödəniş etməyib. Kart xərcini dayandırmaq isə alışı ləğv etmir, yalnız onun uçota düşməsini gecikdirir. Buna görə eyni kateqoriya üçün iki ayrı qayda yazmaq lazımdır:
| Ödəniş növü | Kateqoriya | Limit (nümunə) | Qayda növü | Tutulma |
|---|---|---|---|---|
| Nağd | İşgüzar yemək | 400 TRY | Blok | Yoxdur |
| Korporativ kart | İşgüzar yemək | 400 TRY | Xəbərdarlıq | Var |
Nağdda işçi 400 TRY-dən yuxarı məbləği bəyan edə bilməz. Kartda xərc qeydə alınır, təsdiqləyici xəbərdarlığı görür və aşım tutulmaya məruz qalır.
Masraff-da necə işləyir?
Masraff-da korporativ kart siyasəti Xərc Siyasəti Mühərrikində ödəniş növünə görə müəyyən edilən qaydalarla tətbiq olunur.
- Ödəniş növünə görə qayda: Eyni kateqoriya üçün nağd və korporativ kart xərclərinə ayrı qaydalar yazılır. Yuxarıdakı cədvəldə olduğu kimi, nağd üçün blok, kart üçün xəbərdarlıq seçilə bilər.
- Xəbərdarlıq və ya blok: Hər qayda üçün xüsusi mesaj daxil edilir; qayda ya prosesi bloklayır, ya da yalnız xəbərdarlıq göstərir. Xəbərdarlıqlar həm xərc daxil edilərkən, həm də təsdiqləyicinin gördüyü xərc formasında çıxır.
- Tutulma: Qayda müəyyən edilərkən həmin qaydadakı aşımların tutulmaya məruz qalıb-qalmayacağı seçilir. Bunun düzgün işləməsi üçün ERP tərəfi tutulma yazılışlarını qəbul etməyə hazır olmalıdır.
- Limitlər: Limitlər kateqoriya, gündəlik və aylıq müddət, həmçinin iştirakçı sayına görə təyin edilir.
- Bağlı kateqoriyalar və son tarix: Kateqoriyaları Blokla funksiyası ilə şirkətin istifadə etmək istəmədiyi kateqoriyalar istifadədən çıxarılır; Son Xərc Qəbul Günü ilə xərclərin qəbul ediləcəyi son gün müəyyən edilir.
- Çıxarış Üzləşdirməsi: Bankdan aldığınız Excel çıxarışı yüklənir, sətirlər kart ID, tarix və məbləğə görə xərclərlə uyğunlaşdırılır. Çıxarışdan yaranan xərclər üçün müvafiq işçiyə sənəd yükləmək barədə bildiriş gedir; mühasibat neçə sətirin sənədinin gəldiyini və neçəsinin çatışmadığını izləyir.
Çıxarışın yüklənməsi, uyğunlaşdırma və çatışmayan sənədlərin izlənməsinin necə işlədiyini korporativ kart xərcləri və Çıxarış Üzləşdirməsi səhifəsində görə bilərsiniz.
Tez-tez verilən suallar
Korporativ kartın istifadə qaydaları hansılardır?
Əsas qaydalar bunlardır: kart yalnız iş xərclərində və yalnız kart sahibi tərəfindən istifadə olunur, hər xərc üçün şirkət adına sənəd alınır, sənəd müəyyən müddətdə yüklənir və şəxsi xərc dərhal bildirilir.
Korporativ kartla şəxsi xərc edən işçiyə qarşı nə edilir?
Məbləğ xərc kimi yazılmır; Türkiyədə 135 (işçilərdən debitor borclar) hesabında izlənilir və işçidən geri alınır. Geri alma üsulu əmək hüququndan asılı olduğu üçün siyasət maddəsini məsləhətçinizlə təsdiqləyin.
Korporativ kart limiti necə müəyyən edilir?
Limit kateqoriya və dövr üzrə müəyyən edilir: məsələn, işgüzar yemək üçün hər xərcə, nəqliyyat üçün gündəlik və ya aylıq məbləğ. İştirakçılı xərclərdə limiti şəxs sayına vurmaq ədalətli üsuldur.
Korporativ kart xərcinin sənədi nə vaxt təqdim edilməlidir?
Sənəd müddətini şirkət müəyyən edir; məsələn, xərcdən sonrakı 5 iş günü. Müddət çıxarışın bağlanmasından və mühasibat dövrünün bağlanmasından əvvəl bitəcək şəkildə qurulmalıdır.