Innehållsförteckning
- Varför behöver företagskortet en egen policy?
- Vilka klausuler bör en policy för företagskort innehålla?
- Vad händer om en medarbetare använder företagskortet privat?
- Hur skriver man regler för kvitton och frister vid kortköp?
- Varför skiljer sig beloppsgränserna mellan kontanter och kort?
- Hur fungerar det i Masraff?
- Vanliga frågor
- Vilka regler gäller för användning av företagskort?
- Vad ska företaget göra när en medarbetare har handlat privat med företagskortet?
- Hur sätts beloppsgränser för företagskort?
- När ska kvittot för ett kortköp lämnas in?
Ett företagskort gör det enkelt för medarbetare att betala för företagets räkning. Men om reglerna inte är nedskrivna får ekonomiavdelningen vid månadsskiftet ett kontoutdrag med saknade kvitton, oklara kategorier och ibland privata köp. Den här artikeln vänder sig till ekonomi- och redovisningsteam på företag i Turkiet som använder företagskort. Den ger exempel på klausuler som du kan kopiera in i din policy, förklarar hur privata köp hanteras och visar varför beloppsgränser för kontantutlägg och kortköp bör byggas upp olika.
Varför behöver företagskortet en egen policy?
Företagskortet behöver en egen policy eftersom pengarna lämnar företaget direkt vid köpet och kontrollen därför sker efter köpet, inte före godkännandet.
Vid ett kontantutlägg betalar medarbetaren först själv och begär sedan ersättning; företaget betalar ingenting förrän det har godkänt. Med kort är ordningen den omvända: banken drar beloppet, och kvitto och förklaring kommer senare. Därför räcker inte reglerna i en allmän utgiftspolicy för kort. En kortpolicy bör ge tydliga svar på tre frågor: vem har kort och för vilka köp, när och hur lämnas kvitton in, och vad händer när ett köp bryter mot reglerna?
Vilka klausuler bör en policy för företagskort innehålla?
En policy för företagskort bör minst innehålla kortinnehav, tillåtna och förbjudna köp, kvitton, beloppsgränser, privata köp och återlämning av kortet.
Klausulerna nedan är ett första utkast. Belopp och frister är exempel; anpassa dem efter ert företag.
| Nr | Område | Exempel på klausul |
|---|---|---|
| 1 | Kortinnehav | Kortet används bara av den medarbetare det är utfärdat till och får inte lämnas över till någon annan. |
| 2 | Syfte | Kortet används bara för köp som hör till företagets verksamhet. |
| 3 | Tillåtna köp | Resor, logi, affärsmåltider, transporter och övriga kategorier som anges i denna policy. |
| 4 | Förbjudna köp | Privata inköp, kontantuttag och kategorier som är stängda enligt denna policy betalas inte med kortet. |
| 5 | Kvitton | För varje köp tas en faktura eller ett kvitto ut på företagets namn; en kortslip räcker inte ensam. |
| 6 | Kvittofrist | Kvittot laddas upp inom 5 arbetsdagar (exempel) efter köpet. |
| 7 | Beloppsgränser | Gränserna per kategori finns i tabellen i bilagan till denna policy; varje överskridande ska motiveras. |
| 8 | Privata köp | Ett privat köp som gjorts av misstag anmäls samma dag och återkrävs från medarbetaren. |
| 9 | Förlust och stöld | Om kortet försvinner meddelar medarbetaren omedelbart banken och ekonomiavdelningen. |
| 10 | Återlämning | Den som slutar eller byter roll lämnar tillbaka kortet sin sista arbetsdag. |
Vill du börja från en färdig ram är mallen för utgiftspolicy en bra grund att lägga till de här klausulerna i.
Vad händer om en medarbetare använder företagskortet privat?
Ett privat köp med företagskortet är i Turkiet ingen kostnad för företaget; det redovisas som en fordran på medarbetaren tills beloppet har betalats tillbaka.
Enligt turkisk skatterätt får utgifter som inte hänger samman med att förvärva rörelseinkomst inte dras av som kostnad (inkomstskattelagen nr 193, art. 40, Resmî Gazete 06.01.1961; för bolag via bolagsskattelagen nr 5520, art. 6, Resmî Gazete 21.06.2006). Momsen får inte heller dras av, eftersom avdrag för ingående moms bara gäller inköp som hör till skattepliktig verksamhet (momslagen nr 3065, art. 29; i kraft sedan 01.01.1985). I bokföringen förs beloppet inte till ett kostnadskonto utan till konto 135 Personelden Alacaklar (fordringar på anställda) i den turkiska enhetliga kontoplanen (Allmänt meddelande nr 1 om tillämpning av redovisningssystemet, i kraft sedan 01.01.1994).
Exempel på bokföring: en medarbetare har handlat privat för 1 200 TRY (exempel) med kortet.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 135 Fordringar på anställda | 1 200 TRY | |
| Skuld för företagskort (det konto ert företag använder) | 1 200 TRY |
Hur beloppet återkrävs från medarbetaren, till exempel om det får kvittas mot lönen, styrs av turkisk arbetsrätt. Stäm av klausulen med er arbetsrättsliga rådgivare och er redovisningskonsult (mali müşavir) innan ni skriver den.
Hur skriver man regler för kvitton och frister vid kortköp?
En kvittoregel bör samtidigt ange typ av underlag, vem det ska utfärdas till, fristen för uppladdning och vad som händer om det saknas.
Korttransaktioner som syns på kontoutdraget men saknar kvitto är det som tar mest tid för redovisningen vid månadsskiftet. Den här checklistan kan ni lägga till i policyn:
- Är kvittot utfärdat med företagets namn och skattenummer?
- Stämmer datum och belopp på kvittot med raden på kontoutdraget?
- Är växelkursen angiven vid köp i utländsk valuta?
- Anger beskrivningen affärssyftet och, i förekommande fall, deltagarna?
- Laddades kvittot upp inom policyns frist?
- Vems godkännande krävs för ett kvitto som kommer efter att perioden stängts?
Hur rader på kontoutdraget matchas mot kvitton förklarar vi steg för steg i artikeln om avstämning av företagskreditkortets kontoutdrag.
Varför skiljer sig beloppsgränserna mellan kontanter och kort?
Vid kontantutlägg kan ett överskridande stoppas före betalning; med kort har pengarna redan gått, så överskridandet synliggörs och regleras i stället.
Att stoppa ett kontantutlägg över gränsen är rimligt eftersom företaget ännu inte har betalat. Att stoppa ett kortköp gör inte köpet ogjort, det fördröjer bara bokföringen. Därför behöver samma kategori två separata regler:
| Betalningssätt | Kategori | Gräns (exempel) | Regeltyp | Avdrag |
|---|---|---|---|---|
| Kontant | Affärsmåltid | 400 TRY | Blockering | Nej |
| Företagskort | Affärsmåltid | 400 TRY | Varning | Ja |
Vid kontantutlägg kan medarbetaren inte redovisa mer än 400 TRY. Med kortet registreras utgiften, attestanten ser varningen och överskridandet blir föremål för avdrag.
Hur fungerar det i Masraff?
I Masraff tillämpas en policy för företagskort genom regler per betalningssätt i Expense Policy Engine (motorn för utgiftspolicy).
- Regler per betalningssätt: Separata regler skrivs för kontant- och kortköp i samma kategori. Som i tabellen ovan kan du välja blockering för kontanter och varning för kort.
- Varning eller blockering: Varje regel har ett eget varningsmeddelande; regeln blockerar antingen processen eller visar bara en varning. Varningarna visas både när utgiften registreras och i utläggsformuläret som attestanten ser.
- Avdrag: När en regel skapas väljer du om överskridanden av regeln ska bli föremål för avdrag. För att det ska fungera korrekt måste ert ERP vara redo att bokföra avdragsposter.
- Beloppsgränser: Gränser sätts per kategori, per dag eller månad och efter antal deltagare.
- Stängda kategorier och sista dag: Med ”Blockera kategorier” tas kategorier som företaget inte vill använda ur bruk; med ”Sista dag för utläggsinlämning” bestäms den sista dagen då utgifter tas emot.
- Avstämning av kontoutdrag: Excel-utdraget från banken laddas upp och raderna matchas mot utgifter med kort-ID, datum och belopp. Medarbetare får en avisering om att ladda upp kvitton för de utgifter som skapats från utdraget, och redovisningen ser hur många rader som har kvitto och hur många som fortfarande saknas.
Hur uppladdning, matchning och uppföljning av saknade kvitton fungerar ser du på sidan om företagskortsutgifter och avstämning av kontoutdrag.
Vanliga frågor
Vilka regler gäller för användning av företagskort?
Grundreglerna är: kortet används bara för affärsköp och bara av kortinnehavaren, ett kvitto på företagets namn tas ut för varje köp, kvitton laddas upp inom fristen och privata köp anmäls direkt.
Vad ska företaget göra när en medarbetare har handlat privat med företagskortet?
Beloppet bokförs inte som kostnad; i Turkiet förs det på konto 135 (fordringar på anställda) och återkrävs från medarbetaren. Eftersom sättet att återkräva beror på arbetsrätten bör klausulen stämmas av med er rådgivare.
Hur sätts beloppsgränser för företagskort?
Gränser sätts per kategori och period: till exempel per köp för affärsmåltider och per dag eller månad för transporter. Vid utgifter med deltagare är det rimligt att multiplicera gränsen med antalet personer.
När ska kvittot för ett kortköp lämnas in?
Företaget bestämmer fristen, till exempel 5 arbetsdagar efter köpet. Fristen bör löpa ut innan kontoutdraget stängs och innan redovisningsperioden stängs.