İçindekiler
- Kurumsal kart politikası neden ayrı yazılmalı?
- Kurumsal kart politikasında hangi maddeler olmalı?
- Kurumsal kartla kişisel harcama yapılırsa ne olur?
- Kart harcamasında belge ve süre kuralları nasıl yazılır?
- Nakit ve kart harcamasında limit kuralı neden farklıdır?
- Masraff'ta nasıl işler?
- Sıkça sorulan sorular
- Kurumsal kart kullanım kuralları nelerdir?
- Kurumsal kartla kişisel harcama yapan çalışana ne yapılır?
- Kurumsal kart limiti nasıl belirlenir?
- Kurumsal kart harcamasının belgesi ne zaman teslim edilmelidir?
Kurumsal kart, çalışanın şirket adına harcama yapmasını kolaylaştırır; ama kuralları yazılı değilse ay sonunda muhasebeye belgesi eksik, kategorisi belirsiz ve bazen kişisel harcamalarla karışmış bir ekstre gelir. Bu yazı, kurumsal kartı olan şirketlerin finans ve muhasebe ekipleri için hazırlandı. Politikaya doğrudan kopyalanabilecek örnek maddeleri, kişisel harcamanın nasıl ele alınacağını ve nakit masraflarla kart harcamaları için limit kurallarının neden farklı kurulması gerektiğini anlatıyor.
Kurumsal kart politikası neden ayrı yazılmalı?
Kurumsal kart politikası ayrı yazılmalıdır, çünkü kartta para harcama anında şirketten çıkar ve kontrol, onaydan sonra değil harcamadan sonra yapılır.
Nakit masrafta çalışan önce kendi parasını harcar, sonra geri ödeme ister; şirket onay vermeden para ödemez. Kartta sıra tersinedir: banka tahsilatı yapar, belge ve açıklama sonradan gelir. Bu yüzden genel gider politikası kuralları kart için yeterli olmaz. Kart politikası üç soruya net yanıt vermelidir: kart kimde ve hangi harcamalarda kullanılır, belge ne zaman ve nasıl teslim edilir, kural dışı harcamada ne olur?
Kurumsal kart politikasında hangi maddeler olmalı?
Kurumsal kart politikasında en az kart sahipliği, izinli ve yasak harcamalar, belge teslimi, limitler, kişisel harcama ve kartın iadesi maddeleri olmalıdır.
Aşağıdaki maddeler bir başlangıç taslağıdır. Tutarlar ve süreler örnektir; kendi şirketinizin yapısına göre değiştirin.
| No | Konu | Örnek madde metni |
|---|---|---|
| 1 | Kart sahipliği | Kart, adına düzenlendiği çalışan tarafından kullanılır; başkasına verilemez. |
| 2 | Kullanım amacı | Kart yalnız şirket işiyle ilgili harcamalarda kullanılır. |
| 3 | İzinli harcamalar | Seyahat, konaklama, iş yemeği, yol ve bu politikada sayılan diğer kategoriler. |
| 4 | Yasak harcamalar | Kişisel alışveriş, nakit çekme ve politikada kapalı tutulan kategoriler kartla yapılmaz. |
| 5 | Belge | Her harcama için şirket unvanına düzenlenmiş fatura ya da fiş alınır; POS slibi tek başına yeterli değildir. |
| 6 | Belge süresi | Belge, harcamadan sonraki 5 iş günü içinde (örnek) sisteme yüklenir. |
| 7 | Limit | Kategori bazlı limitler bu politikanın ekindeki tabloda yer alır; aşım gerekçelendirilir. |
| 8 | Kişisel harcama | Yanlışlıkla yapılan kişisel harcama aynı gün bildirilir ve çalışandan geri alınır. |
| 9 | Kayıp ve çalıntı | Kart kaybolduğunda çalışan bankayı ve finans ekibini hemen bilgilendirir. |
| 10 | İade | İşten ayrılan ya da görevi değişen çalışan kartı son iş gününde teslim eder. |
Hazır bir çerçeveyle başlamak isterseniz gider politikası şablonu bu maddeleri eklemek için uygun bir zemin sunar.
Kurumsal kartla kişisel harcama yapılırsa ne olur?
Kurumsal kartla yapılan kişisel harcama şirketin gideri sayılmaz; çalışandan alacak olarak izlenir ve geri alınana kadar kapatılmaz.
Ticari kazancın elde edilmesiyle ilgisi olmayan bir harcama gider olarak indirilemez (193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu md. 40, Resmî Gazete 06.01.1961; kurumlar için 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu md. 6 yollamasıyla, Resmî Gazete 21.06.2006). Bu harcamanın KDV'si de indirilemez, çünkü indirim, vergiye tabi işlemlerle ilgili alımlara tanınır (3065 sayılı KDV Kanunu, md. 29; yürürlük 01.01.1985). Muhasebede bu tutar gider hesabına değil, Tekdüzen Hesap Planı'ndaki 135 Personelden Alacaklar hesabına alınır (1 Sıra No'lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği, yürürlük 01.01.1994).
Örnek kayıt: çalışan kartla 1.200 TL'lik (örnek) kişisel alışveriş yaptı.
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 135 Personelden Alacaklar | 1.200 TL | |
| Kurumsal kart borcu (şirketinizin kullandığı hesap) | 1.200 TL |
Tutarın çalışandan nasıl geri alınacağı, örneğin ücretten mahsup edilip edilemeyeceği, iş hukuku kurallarına bağlıdır. Politika maddesini yazmadan önce hem iş hukuku danışmanınızla hem de mali müşavirinizle teyit edin.
Kart harcamasında belge ve süre kuralları nasıl yazılır?
Belge kuralı; belgenin türünü, kime düzenleneceğini, hangi sürede yükleneceğini ve eksik kalırsa ne olacağını birlikte tanımlamalıdır.
Ay sonunda ekstrede görünen ama belgesi gelmeyen harcama, muhasebenin en çok zaman kaybettiği konudur. Politikaya şu kontrol listesini ekleyebilirsiniz:
- Belge şirket unvanı ve vergi numarasıyla düzenlenmiş mi?
- Belgedeki tarih ve tutar ekstredeki satırla aynı mı?
- Dövizli harcamada kur bilgisi girilmiş mi?
- Harcamanın iş amacı ve varsa katılımcılar açıklamada yazıyor mu?
- Belge, politikadaki süre içinde yüklenmiş mi?
- Dönem kapandıktan sonra gelen belge için kimin onayı gerekiyor?
Ekstredeki satırların belgelerle nasıl eşleştirileceğini kurumsal kredi kartı ekstre mutabakatı yazısında adım adım anlattık.
Nakit ve kart harcamasında limit kuralı neden farklıdır?
Nakit masrafta aşım ödeme yapılmadan engellenebilir; kartta para çoktan çıktığı için aşım engellenmez, görünür kılınır ve telafi edilir.
Nakit masrafta limitin üzerindeki beyanı durdurmak mantıklıdır, çünkü şirket henüz ödeme yapmamıştır. Kart harcamasını durdurmak ise harcamayı ortadan kaldırmaz, yalnızca kayda girmesini geciktirir. Bu yüzden aynı kategori için iki ayrı kural yazmak gerekir:
| Ödeme tipi | Kategori | Limit (örnek) | Kural tipi | Kesinti |
|---|---|---|---|---|
| Nakit | İş yemeği | 400 TL | Blok | Yok |
| Kurumsal kart | İş yemeği | 400 TL | Uyarı | Var |
Nakitte çalışan 400 TL'nin üzerindeki tutarı beyan edemez. Kartta harcama kaydedilir, onaylayıcı uyarıyı görür ve aşım kesintiye konu olur.
Masraff'ta nasıl işler?
Masraff'ta kurumsal kart politikası, Gider Politikası Motoru'nda ödeme tipine göre tanımlanan kurallarla uygulanır.
- Ödeme tipine göre kural: Aynı kategori için nakit ve kurumsal kart harcamasına ayrı kural yazılır. Yukarıdaki tablodaki gibi nakitte blok, kartta uyarı seçilebilir.
- Uyarı ya da blok: Her kural için özel bir uyarı mesajı girilir; kural ya süreci bloklar ya da yalnız uyarı gösterir. Uyarılar hem masraf girilirken hem de onaylayıcının gördüğü masraf formunda çıkar.
- Kesinti: Kural tanımlanırken o kuraldaki aşımların kesintiye uğrayıp uğramayacağı seçilir. Bunun doğru çalışması için ERP tarafının kesinti kaydı atmaya hazır olması gerekir.
- Limitler: Kategori, günlük ve aylık zaman ile katılımcı sayısına göre limit tanımlanır.
- Kapalı kategoriler ve süre: Kategorileri Blokla ile şirketin kullanmak istemediği kategoriler kullanım dışı bırakılır; Son Masraf Kabul Günü ile masrafların kabul edileceği son gün belirlenir.
- Ekstre Mutabakatı: Bankadan aldığınız Excel ekstresi yüklenir; satırlar kart ID, tarih ve tutarla masraflarla eşleştirilir. Ekstreden oluşan masraflar için ilgili çalışana belge yüklemesi için bildirim gider; muhasebe, kaç kalemin belgesinin geldiğini ve kaçının eksik olduğunu izler.
Ekstre yükleme, eşleştirme ve eksik belge takibinin nasıl çalıştığını kurumsal kart harcamalarının takibi ve Ekstre Mutabakatı sayfasında görebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Kurumsal kart kullanım kuralları nelerdir?
Temel kurallar şunlardır: kart yalnız iş harcamasında ve yalnız kart sahibi tarafından kullanılır, her harcama için şirket adına belge alınır, belge belirlenen sürede yüklenir ve kişisel harcama hemen bildirilir.
Kurumsal kartla kişisel harcama yapan çalışana ne yapılır?
Tutar gider yazılmaz, 135 Personelden Alacaklar hesabında izlenir ve çalışandan geri alınır. Geri alma yöntemi iş hukukuna bağlı olduğu için politika maddesini danışmanınızla teyit edin.
Kurumsal kart limiti nasıl belirlenir?
Limit, kategori ve dönem bazında belirlenir: örneğin iş yemeği için harcama başına, yol için günlük ya da aylık tutar. Katılımcılı harcamalarda limiti kişi sayısıyla çarpmak adil bir yöntemdir.
Kurumsal kart harcamasının belgesi ne zaman teslim edilmelidir?
Belge süresini şirket belirler; örneğin harcamadan sonraki 5 iş günü. Süre, ekstrenin kapanışından ve muhasebe döneminin kapanışından önce bitecek şekilde ayarlanmalıdır.