Table des matières
- Pourquoi la carte d'entreprise a-t-elle besoin de sa propre politique ?
- Quelles clauses une politique de carte d'entreprise doit-elle contenir ?
- Que se passe-t-il en cas de dépense personnelle avec la carte d'entreprise ?
- Comment rédiger les règles de justificatifs et de délais pour la carte ?
- Pourquoi les règles de plafond diffèrent-elles entre espèces et carte ?
- Comment cela fonctionne-t-il dans Masraff ?
- Questions fréquentes
- Quelles sont les règles d'utilisation d'une carte d'entreprise ?
- Que faire lorsqu'un collaborateur a fait un achat personnel avec la carte d'entreprise ?
- Comment fixer les plafonds d'une carte d'entreprise ?
- Quand faut-il remettre le justificatif d'un achat par carte d'entreprise ?
La carte d'entreprise permet aux collaborateurs de payer facilement au nom de la société. Mais si les règles ne sont pas écrites, l'équipe comptable reçoit en fin de mois un relevé plein de justificatifs manquants, de catégories floues et parfois d'achats personnels. Cet article s'adresse aux équipes finance et comptabilité des entreprises en Turquie qui utilisent des cartes d'entreprise. Il propose des clauses types à reprendre dans votre politique, explique comment traiter les dépenses personnelles et montre pourquoi les règles de plafond doivent être différentes pour les dépenses en espèces et par carte.
Pourquoi la carte d'entreprise a-t-elle besoin de sa propre politique ?
La carte d'entreprise a besoin de sa propre politique, car l'argent quitte la société au moment de l'achat et le contrôle intervient après la dépense.
Pour une dépense en espèces, le collaborateur paie d'abord puis demande son remboursement ; la société ne verse rien avant d'avoir approuvé. Avec la carte, l'ordre est inversé : la banque prélève, puis le justificatif et l'explication arrivent. C'est pourquoi les règles d'une politique de dépenses générale ne suffisent pas pour les cartes. Une politique de carte doit répondre clairement à trois questions : qui détient une carte et pour quelles dépenses, quand et comment les justificatifs sont remis, et que se passe-t-il en cas de dépense hors règles ?
Quelles clauses une politique de carte d'entreprise doit-elle contenir ?
Une politique de carte d'entreprise doit couvrir au minimum le titulaire, les dépenses autorisées et interdites, les justificatifs, les plafonds, les dépenses personnelles et la restitution de la carte.
Les clauses ci-dessous sont un premier projet. Les montants et délais sont des exemples ; adaptez-les à votre entreprise.
| N° | Sujet | Clause type |
|---|---|---|
| 1 | Titulaire | La carte est utilisée uniquement par le collaborateur à qui elle est délivrée et ne peut être confiée à personne d'autre. |
| 2 | Objet | La carte sert uniquement aux dépenses liées à l'activité de l'entreprise. |
| 3 | Dépenses autorisées | Déplacements, hébergement, repas d'affaires, transports et autres catégories citées dans cette politique. |
| 4 | Dépenses interdites | Les achats personnels, les retraits d'espèces et les catégories fermées par cette politique ne sont pas payés par carte. |
| 5 | Justificatifs | Une facture ou un reçu au nom de la société est obtenu pour chaque achat ; le ticket de carte bancaire seul ne suffit pas. |
| 6 | Délai | Le justificatif est téléversé dans les 5 jours ouvrés (exemple) suivant l'achat. |
| 7 | Plafonds | Les plafonds par catégorie figurent dans le tableau annexé à cette politique ; tout dépassement est justifié. |
| 8 | Dépense personnelle | Un achat personnel fait par erreur est signalé le jour même et récupéré auprès du collaborateur. |
| 9 | Perte et vol | En cas de perte, le collaborateur prévient immédiatement la banque et l'équipe finance. |
| 10 | Restitution | Le collaborateur qui quitte l'entreprise ou change de poste rend la carte à son dernier jour de travail. |
Pour partir d'un cadre prêt à l'emploi, le modèle de politique de dépenses est une bonne base pour ajouter ces clauses.
Que se passe-t-il en cas de dépense personnelle avec la carte d'entreprise ?
En Turquie, une dépense personnelle payée avec la carte d'entreprise n'est pas une charge de la société ; elle est suivie comme une créance sur le collaborateur jusqu'à son remboursement.
Selon le droit fiscal turc, une dépense sans lien avec l'obtention du revenu commercial ne peut pas être déduite comme charge (loi n° 193 sur l'impôt sur le revenu, art. 40, Journal officiel du 06.01.1961 ; applicable aux sociétés via l'art. 6 de la loi n° 5520 sur l'impôt sur les sociétés, Journal officiel du 21.06.2006). La TVA n'est pas non plus déductible, car la déduction ne vaut que pour les achats liés à des opérations taxables (loi n° 3065 sur la TVA, art. 29 ; en vigueur depuis le 01.01.1985). En comptabilité, le montant ne va pas dans un compte de charges mais au compte 135 Personelden Alacaklar (créances sur le personnel) du plan comptable uniforme turc (Communiqué général n° 1 sur l'application du système comptable, en vigueur depuis le 01.01.1994).
Exemple d'écriture : un collaborateur a fait un achat personnel de 1 200 TRY (exemple) avec la carte.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 135 Créances sur le personnel | 1 200 TRY | |
| Dette de carte d'entreprise (compte utilisé par votre société) | 1 200 TRY |
La manière de récupérer le montant, par exemple par retenue sur salaire, relève du droit du travail turc. Faites valider la clause par votre conseil en droit du travail et par votre expert-comptable (mali müşavir) avant de la rédiger.
Comment rédiger les règles de justificatifs et de délais pour la carte ?
Une règle de justificatif doit définir ensemble le type de document, son destinataire, le délai de téléversement et la conséquence s'il manque.
Les opérations visibles sur le relevé mais sans justificatif sont ce qui fait perdre le plus de temps à la comptabilité en fin de mois. Vous pouvez ajouter cette liste de contrôle à votre politique :
- Le justificatif porte-t-il la raison sociale et le numéro fiscal de la société ?
- La date et le montant du justificatif correspondent-ils à la ligne du relevé ?
- Pour une dépense en devises, le taux de change est-il renseigné ?
- La description indique-t-elle l'objet professionnel et, le cas échéant, les participants ?
- Le justificatif a-t-il été téléversé dans le délai prévu par la politique ?
- Quelle approbation faut-il pour un justificatif arrivé après la clôture de la période ?
Nous expliquons pas à pas comment rapprocher les lignes du relevé des justificatifs dans notre article sur le rapprochement du relevé de carte de crédit d'entreprise.
Pourquoi les règles de plafond diffèrent-elles entre espèces et carte ?
En espèces, un dépassement peut être bloqué avant paiement ; avec la carte, l'argent est déjà parti, donc le dépassement est rendu visible et régularisé.
Bloquer une note de frais en espèces au-dessus du plafond a du sens, car la société n'a pas encore payé. Bloquer une dépense par carte n'annule pas l'achat, cela retarde seulement son enregistrement. C'est pourquoi une même catégorie a besoin de deux règles distinctes :
| Mode de paiement | Catégorie | Plafond (exemple) | Type de règle | Retenue |
|---|---|---|---|---|
| Espèces | Repas d'affaires | 400 TRY | Blocage | Non |
| Carte d'entreprise | Repas d'affaires | 400 TRY | Avertissement | Oui |
En espèces, le collaborateur ne peut pas déclarer plus de 400 TRY. Avec la carte, la dépense est enregistrée, l'approbateur voit l'avertissement et le dépassement fait l'objet d'une retenue.
Comment cela fonctionne-t-il dans Masraff ?
Dans Masraff, la politique de carte d'entreprise s'applique par des règles définies selon le mode de paiement dans l'Expense Policy Engine (moteur de politique de dépenses).
- Règles par mode de paiement : des règles distinctes sont créées pour les dépenses en espèces et par carte dans une même catégorie. Comme dans le tableau ci-dessus, vous pouvez choisir le blocage pour les espèces et l'avertissement pour la carte.
- Avertissement ou blocage : chaque règle a son propre message ; elle bloque le processus ou affiche seulement un avertissement. Les avertissements apparaissent à la saisie de la dépense et dans la note de frais que voit l'approbateur.
- Retenue : en créant une règle, vous choisissez si les dépassements de cette règle font l'objet d'une retenue. Pour que cela fonctionne correctement, votre ERP doit être prêt à passer les écritures de retenue.
- Plafonds : les plafonds se définissent par catégorie, par jour ou par mois, et selon le nombre de participants.
- Catégories fermées et date limite : avec « Bloquer des catégories », les catégories que la société ne veut pas utiliser sont mises hors service ; avec le « dernier jour d'acceptation des dépenses », on fixe le dernier jour où les dépenses sont acceptées.
- Rapprochement des relevés : le relevé Excel fourni par la banque est téléversé et ses lignes sont rapprochées des dépenses par identifiant de carte, date et montant. Les collaborateurs reçoivent une notification pour téléverser les justificatifs des dépenses créées à partir du relevé, et la comptabilité voit combien de lignes ont un justificatif et combien en manquent encore.
Pour voir comment fonctionnent le téléversement du relevé, le rapprochement et le suivi des justificatifs manquants, consultez la page dépenses par carte d'entreprise et rapprochement des relevés.
Questions fréquentes
Quelles sont les règles d'utilisation d'une carte d'entreprise ?
Les règles de base sont : la carte sert uniquement aux dépenses professionnelles et uniquement au titulaire, un justificatif au nom de la société est obtenu pour chaque achat, les justificatifs sont téléversés dans le délai fixé et toute dépense personnelle est signalée immédiatement.
Que faire lorsqu'un collaborateur a fait un achat personnel avec la carte d'entreprise ?
Le montant n'est pas comptabilisé en charge ; en Turquie, il est suivi au compte 135 (créances sur le personnel) et récupéré auprès du collaborateur. Comme le mode de récupération dépend du droit du travail, faites valider la clause par votre conseil.
Comment fixer les plafonds d'une carte d'entreprise ?
Les plafonds se fixent par catégorie et par période : par exemple par achat pour les repas d'affaires et par jour ou par mois pour les transports. Pour les dépenses avec participants, multiplier le plafond par le nombre de personnes est une méthode équitable.
Quand faut-il remettre le justificatif d'un achat par carte d'entreprise ?
La société fixe le délai, par exemple 5 jours ouvrés après l'achat. Le délai doit expirer avant la clôture du relevé et avant la clôture de la période comptable.