Съдържание
- Защо политиката за корпоративни карти трябва да е отделен документ?
- Какви клаузи трябва да съдържа политиката за корпоративни карти?
- Какво става, ако служител плати лични разходи с корпоративната карта?
- Как се пишат правилата за документи и срокове при разходи с карта?
- Защо правилата за лимити при кеш и при карта са различни?
- Как работи това в Masraff?
- Често задавани въпроси
- Какви са правилата за използване на корпоративна карта?
- Какво прави компанията, когато служител плати лична покупка с корпоративна карта?
- Как се определят лимитите на корпоративната карта?
- Кога трябва да се предаде документът за покупка с корпоративна карта?
Корпоративната карта улеснява служителите да харчат от името на компанията. Но ако правилата не са записани, в края на месеца счетоводството получава извлечение с липсващи документи, неясни категории и понякога смесени лични покупки. Тази статия е за финансовите и счетоводните екипи на компании в Турция, които използват корпоративни карти. Тя дава примерни клаузи, които можете директно да копирате в политиката си, обяснява как да се третират личните разходи и защо правилата за лимити при кеш разходи и при разходи с карта трябва да са различни.
Защо политиката за корпоративни карти трябва да е отделен документ?
Политиката за корпоративни карти трябва да е отделна, защото при картата парите излизат от компанията в момента на покупката и контролът идва след разхода, а не преди одобрението.
При кеш разход служителят първо плаща със свои пари и после иска възстановяване; компанията не плаща нищо, докато не одобри. При картата редът е обратен: банката събира плащането, а документът и обяснението идват по-късно. Затова правилата на общата политика за разходи не стигат за картите. Политиката за карти трябва ясно да отговаря на три въпроса: кой държи карта и за какви разходи, кога и как се предават документите и какво става при покупка извън правилата.
Какви клаузи трябва да съдържа политиката за корпоративни карти?
Политиката за корпоративни карти трябва да съдържа поне притежание на картата, разрешени и забранени разходи, документи, лимити, лични разходи и връщане на картата.
Клаузите по-долу са начална чернова. Сумите и сроковете са примерни; адаптирайте ги към вашата компания.
| № | Тема | Примерен текст на клаузата |
|---|---|---|
| 1 | Притежание на картата | Картата се използва само от служителя, на чието име е издадена, и не се предоставя на други лица. |
| 2 | Цел | Картата се използва само за разходи, свързани с дейността на компанията. |
| 3 | Разрешени разходи | Пътувания, настаняване, бизнес хранения, транспорт и другите категории, изброени в тази политика. |
| 4 | Забранени разходи | Лични покупки, теглене на пари в брой и категориите, затворени по тази политика, не се плащат с картата. |
| 5 | Документи | За всяка покупка се взема фактура или касова бележка на името на компанията; POS бележката сама по себе си не е достатъчна. |
| 6 | Срок за документа | Документът се качва в системата до 5 работни дни (пример) след покупката. |
| 7 | Лимити | Лимитите по категории са в таблицата, приложена към политиката; всяко превишение се обосновава. |
| 8 | Лични разходи | Лична покупка, направена по грешка, се съобщава същия ден и сумата се възстановява от служителя. |
| 9 | Загуба и кражба | При загуба на картата служителят незабавно уведомява банката и финансовия екип. |
| 10 | Връщане | Служител, който напуска или сменя длъжността си, връща картата в последния си работен ден. |
Ако искате да започнете от готова рамка, шаблонът за политика за разходи е добра основа за добавяне на тези клаузи.
Какво става, ако служител плати лични разходи с корпоративната карта?
В Турция личните разходи с корпоративна карта не са разход на компанията; те се водят като вземане от служителя, докато бъдат възстановени.
Според турското данъчно законодателство разход, който не е свързан с придобиването на търговски доход, не може да се приспадне (Закон за данъка върху доходите № 193, чл. 40, Държавен вестник 06.01.1961; за дружествата чрез препратка в Закона за корпоративния данък № 5520, чл. 6, Държавен вестник 21.06.2006). ДДС по такъв разход също не може да се приспадне, защото приспадането се допуска за покупки, свързани с облагаеми операции (Закон за ДДС № 3065, чл. 29; в сила от 01.01.1985). В счетоводството сумата не отива в разходна сметка, а в сметка 135 Personelden Alacaklar (вземания от персонала) от турския Единен сметкоплан (Общо съобщение за прилагане на счетоводната система № 1, в сила от 01.01.1994).
Примерно осчетоводяване: служител е направил лична покупка за 1 200 TRY (пример) с картата.
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| 135 Вземания от персонала | 1 200 TRY | |
| Задължение по корпоративна карта (сметката, която компанията ви използва) | 1 200 TRY |
Как сумата се възстановява от служителя, например дали може да се удържи от заплатата, зависи от турското трудово право. Преди да запишете клаузата, потвърдете я с консултант по трудово право и със своя финансов съветник (mali müşavir).
Как се пишат правилата за документи и срокове при разходи с карта?
Правилото за документите трябва да определя заедно вида на документа, на чие име се издава, срока за качване и какво става, ако липсва.
Транзакциите, които се виждат в извлечението, но нямат документ, са мястото, където счетоводството губи най-много време в края на месеца. Можете да добавите този контролен списък към политиката си:
- Издаден ли е документът с името и данъчния номер на компанията?
- Съвпадат ли датата и сумата в документа с реда от извлечението?
- При разход във валута въведен ли е обменният курс?
- Посочени ли са в описанието бизнес целта и при нужда участниците?
- Качен ли е документът в срока, определен в политиката?
- Чие одобрение е нужно за документ, получен след приключване на периода?
Как редовете от извлечението се съпоставят с документите обясняваме стъпка по стъпка в статията за съгласуване на извлечението по корпоративна кредитна карта.
Защо правилата за лимити при кеш и при карта са различни?
При кеш разход превишението може да бъде блокирано преди плащане; при картата парите вече са излезли, затова превишението се прави видимо и се възстановява.
Спирането на кеш заявка над лимита е логично, защото компанията още не е платила. Спирането на разход с карта не отменя покупката, а само забавя осчетоводяването ѝ. Затова една и съща категория има нужда от две отделни правила:
| Начин на плащане | Категория | Лимит (пример) | Вид правило | Удръжка |
|---|---|---|---|---|
| В брой | Бизнес хранене | 400 TRY | Блокиране | Не |
| Корпоративна карта | Бизнес хранене | 400 TRY | Предупреждение | Да |
При кеш служителят не може да заяви повече от 400 TRY. При картата разходът се записва, одобряващият вижда предупреждението, а превишението подлежи на удръжка.
Как работи това в Masraff?
В Masraff политиката за корпоративни карти се прилага чрез правила по начин на плащане в Механизма за разходни политики.
- Правила по начин на плащане: За една и съща категория се задават отделни правила за разходи в брой и с корпоративна карта. Както в таблицата по-горе, можете да изберете блокиране за кеш и предупреждение за карта.
- Предупреждение или блокиране: Всяко правило има собствено съобщение; правилото или блокира процеса, или само показва предупреждение. Предупрежденията се показват както при въвеждане на разхода, така и във формуляра за разходи, който вижда одобряващият.
- Удръжка: При задаване на правилото избирате дали превишенията по него подлежат на удръжка. За да работи това правилно, вашата ERP система трябва да е готова да осчетоводява удръжки.
- Лимити: Лимитите се задават по категория, по ден или месец и по брой участници.
- Затворени категории и краен ден: С функцията за блокиране на категории категориите, които компанията не иска да се използват, се изваждат от употреба; с последния ден за приемане на разходи се определя последният ден, в който се приемат разходи.
- Съгласуване на извлечения: Excel извлечението, което получавате от банката, се качва, а редовете му се съпоставят с разходите по ID на картата, дата и сума. Служителите получават известие да качат документи за разходите, създадени от извлечението, а счетоводството вижда колко реда имат документ и колко още липсват.
Как работят качването на извлечения, съпоставянето и проследяването на липсващи документи, можете да видите на страницата за разходите с корпоративни карти и съгласуването на извлечения.
Често задавани въпроси
Какви са правилата за използване на корпоративна карта?
Основните правила са: картата се използва само за бизнес разходи и само от титуляря, за всяка покупка се взема документ на името на компанията, документите се качват в определения срок, а личните разходи се съобщават веднага.
Какво прави компанията, когато служител плати лична покупка с корпоративна карта?
Сумата не се осчетоводява като разход; в Турция тя се води в сметка 135 (вземания от персонала) и се възстановява от служителя. Тъй като начинът на възстановяване зависи от трудовото право, потвърдете клаузата с вашия консултант.
Как се определят лимитите на корпоративната карта?
Лимитите се определят по категория и период: например на покупка за бизнес хранения и на ден или месец за транспорт. При разходи с участници умножаването на лимита по броя на хората е справедлив подход.
Кога трябва да се предаде документът за покупка с корпоративна карта?
Срокът се определя от компанията, например 5 работни дни след покупката. Той трябва да изтича преди затварянето на извлечението и преди приключването на счетоводния период.