Inhaltsverzeichnis
- Warum braucht die Firmenkarte eine eigene Richtlinie?
- Welche Klauseln gehören in eine Firmenkarten-Richtlinie?
- Was passiert, wenn mit der Firmenkarte privat bezahlt wird?
- Wie formuliert man Beleg- und Fristregeln für Kartenzahlungen?
- Warum unterscheiden sich Limitregeln für Bargeld und Karte?
- Wie funktioniert das in Masraff?
- Häufig gestellte Fragen
- Welche Regeln gelten für die Nutzung einer Firmenkarte?
- Was tun, wenn ein Mitarbeitender mit der Firmenkarte privat eingekauft hat?
- Wie werden Limits für Firmenkarten festgelegt?
- Wann muss der Beleg für eine Firmenkartenzahlung eingereicht werden?
Eine Firmenkarte erleichtert es Mitarbeitenden, im Namen des Unternehmens zu bezahlen. Sind die Regeln aber nicht schriftlich festgehalten, landet am Monatsende eine Abrechnung bei der Buchhaltung, bei der Belege fehlen, Kategorien unklar sind und manchmal private Käufe dazwischen stehen. Dieser Artikel richtet sich an Finanz- und Buchhaltungsteams von Unternehmen in der Türkei, die Firmenkarten einsetzen. Er enthält Musterklauseln, die Sie direkt in Ihre Richtlinie übernehmen können, erklärt den Umgang mit privaten Ausgaben und zeigt, warum Limitregeln für Barauslagen und Kartenzahlungen unterschiedlich aufgebaut sein sollten.
Warum braucht die Firmenkarte eine eigene Richtlinie?
Die Firmenkarte braucht eine eigene Richtlinie, weil das Geld beim Kauf sofort das Unternehmen verlässt und die Kontrolle erst nach der Ausgabe stattfindet.
Bei einer Barauslage zahlt der Mitarbeitende zuerst selbst und beantragt dann die Erstattung; das Unternehmen zahlt erst nach der Genehmigung. Bei der Karte ist die Reihenfolge umgekehrt: Die Bank bucht ab, Beleg und Begründung kommen später. Deshalb reichen die Regeln einer allgemeinen Ausgabenrichtlinie für Karten nicht aus. Eine Kartenrichtlinie sollte drei Fragen klar beantworten: Wer hat eine Karte und wofür darf sie genutzt werden, wann und wie werden Belege eingereicht, und was passiert bei einer regelwidrigen Ausgabe?
Welche Klauseln gehören in eine Firmenkarten-Richtlinie?
Eine Firmenkarten-Richtlinie sollte mindestens Karteninhaberschaft, erlaubte und verbotene Ausgaben, Belege, Limits, private Ausgaben und die Rückgabe der Karte regeln.
Die folgenden Klauseln sind ein erster Entwurf. Beträge und Fristen sind Beispiele; passen Sie sie an Ihr Unternehmen an.
| Nr. | Thema | Musterklausel |
|---|---|---|
| 1 | Karteninhaber | Die Karte wird nur von der Person genutzt, auf die sie ausgestellt ist, und darf nicht weitergegeben werden. |
| 2 | Zweck | Die Karte wird nur für Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit genutzt. |
| 3 | Erlaubte Ausgaben | Reisen, Unterkunft, Geschäftsessen, Fahrten und die weiteren in dieser Richtlinie genannten Kategorien. |
| 4 | Verbotene Ausgaben | Private Einkäufe, Bargeldabhebungen und in dieser Richtlinie gesperrte Kategorien werden nicht mit der Karte bezahlt. |
| 5 | Belege | Für jede Ausgabe wird eine Rechnung oder Quittung auf den Firmennamen eingeholt; ein POS-Kartenbeleg allein reicht nicht aus. |
| 6 | Belegfrist | Der Beleg wird innerhalb von 5 Arbeitstagen (Beispiel) nach dem Kauf hochgeladen. |
| 7 | Limits | Die Kategorielimits stehen in der Tabelle im Anhang dieser Richtlinie; jede Überschreitung wird begründet. |
| 8 | Private Ausgaben | Ein versehentlicher privater Kauf wird noch am selben Tag gemeldet und vom Mitarbeitenden zurückgefordert. |
| 9 | Verlust und Diebstahl | Bei Verlust der Karte informiert der Mitarbeitende sofort die Bank und das Finanzteam. |
| 10 | Rückgabe | Wer das Unternehmen verlässt oder die Funktion wechselt, gibt die Karte am letzten Arbeitstag zurück. |
Wenn Sie mit einem fertigen Rahmen beginnen möchten, ist die Vorlage für eine Ausgabenrichtlinie eine gute Grundlage, um diese Klauseln zu ergänzen.
Was passiert, wenn mit der Firmenkarte privat bezahlt wird?
Eine private Ausgabe mit der Firmenkarte ist in der Türkei kein Betriebsaufwand; sie wird als Forderung gegenüber dem Mitarbeitenden geführt, bis sie beglichen ist.
Nach türkischem Steuerrecht können Ausgaben, die nicht mit der Erzielung betrieblicher Einkünfte zusammenhängen, nicht als Aufwand abgezogen werden (Einkommensteuergesetz Nr. 193, Art. 40, Amtsblatt vom 06.01.1961; für Kapitalgesellschaften über Art. 6 des Körperschaftsteuergesetzes Nr. 5520, Amtsblatt vom 21.06.2006). Auch die Vorsteuer ist nicht abziehbar, weil der Vorsteuerabzug nur für Käufe im Zusammenhang mit steuerpflichtigen Umsätzen gilt (Umsatzsteuergesetz Nr. 3065, Art. 29; in Kraft seit 01.01.1985). In der Buchhaltung wird der Betrag nicht auf ein Aufwandskonto, sondern auf das Konto 135 Personelden Alacaklar (Forderungen gegenüber Mitarbeitenden) des türkischen Einheitskontenrahmens gebucht (Allgemeine Mitteilung Nr. 1 zur Anwendung des Rechnungswesens, in Kraft seit 01.01.1994).
Beispielbuchung: Ein Mitarbeitender hat mit der Karte privat für 1.200 TRY (Beispiel) eingekauft.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 135 Forderungen gegenüber Mitarbeitenden | 1.200 TRY | |
| Verbindlichkeit aus Firmenkarte (das Konto, das Ihr Unternehmen nutzt) | 1.200 TRY |
Wie der Betrag vom Mitarbeitenden zurückgeholt wird, etwa ob er mit dem Gehalt verrechnet werden darf, richtet sich nach türkischem Arbeitsrecht. Klären Sie die Klausel vor dem Schreiben mit Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung und Ihrem Steuerberater (mali müşavir) ab.
Wie formuliert man Beleg- und Fristregeln für Kartenzahlungen?
Eine Belegregel sollte Belegart, Rechnungsempfänger, Frist für das Hochladen und die Folgen eines fehlenden Belegs gemeinsam festlegen.
Kartenumsätze, die auf der Abrechnung stehen, aber keinen Beleg haben, kosten die Buchhaltung am Monatsende die meiste Zeit. Diese Checkliste können Sie in Ihre Richtlinie aufnehmen:
- Ist der Beleg auf den Firmennamen und die Steuernummer ausgestellt?
- Stimmen Datum und Betrag auf dem Beleg mit der Zeile der Abrechnung überein?
- Ist bei Fremdwährungsausgaben der Wechselkurs eingetragen?
- Nennt die Beschreibung den geschäftlichen Zweck und gegebenenfalls die Teilnehmenden?
- Wurde der Beleg innerhalb der Frist der Richtlinie hochgeladen?
- Wessen Genehmigung ist für einen Beleg nötig, der nach dem Periodenabschluss eintrifft?
Wie Abrechnungszeilen mit Belegen abgeglichen werden, erklären wir Schritt für Schritt im Artikel zur Abstimmung der Firmenkreditkarten-Abrechnung.
Warum unterscheiden sich Limitregeln für Bargeld und Karte?
Bei Bargeld lässt sich eine Überschreitung vor der Zahlung sperren; bei der Karte ist das Geld schon weg, daher wird sie sichtbar gemacht und ausgeglichen.
Eine Barauslage über dem Limit zu stoppen ist sinnvoll, weil das Unternehmen noch nicht gezahlt hat. Eine Kartenzahlung zu stoppen macht den Kauf nicht rückgängig, sondern verzögert nur ihre Erfassung. Deshalb braucht dieselbe Kategorie zwei getrennte Regeln:
| Zahlungsart | Kategorie | Limit (Beispiel) | Regeltyp | Abzug |
|---|---|---|---|---|
| Bar | Geschäftsessen | 400 TRY | Sperre | Nein |
| Firmenkarte | Geschäftsessen | 400 TRY | Warnung | Ja |
Bei Bargeld kann der Mitarbeitende nicht mehr als 400 TRY geltend machen. Bei der Karte wird die Ausgabe erfasst, die genehmigende Person sieht die Warnung, und die Überschreitung unterliegt dem Abzug.
Wie funktioniert das in Masraff?
In Masraff wird eine Firmenkarten-Richtlinie über Regeln nach Zahlungsart in der Expense Policy Engine (Ausgabenrichtlinien-Engine) umgesetzt.
- Regeln nach Zahlungsart: Für Bar- und Firmenkartenausgaben derselben Kategorie werden getrennte Regeln angelegt. Wie in der Tabelle oben können Sie für Bargeld Sperre und für die Karte Warnung wählen.
- Warnung oder Sperre: Jede Regel hat eine eigene Warnmeldung; sie sperrt den Vorgang oder zeigt nur eine Warnung an. Warnungen erscheinen sowohl bei der Erfassung als auch im Spesenformular, das die genehmigende Person sieht.
- Abzug: Beim Anlegen einer Regel wählen Sie, ob Überschreitungen dieser Regel dem Abzug unterliegen. Damit das richtig funktioniert, muss Ihr ERP bereit sein, Abzugsbuchungen zu erzeugen.
- Limits: Limits werden nach Kategorie, pro Tag oder Monat und nach Teilnehmerzahl festgelegt.
- Gesperrte Kategorien und Stichtag: Mit „Kategorien sperren“ werden Kategorien, die das Unternehmen nicht nutzen möchte, außer Gebrauch gesetzt; mit dem „letzten Annahmetag für Spesen“ wird der letzte Tag festgelegt, an dem Ausgaben angenommen werden.
- Abrechnungsabstimmung: Die Excel-Abrechnung der Bank wird hochgeladen, und ihre Zeilen werden über Karten-ID, Datum und Betrag mit den Ausgaben abgeglichen. Für die aus der Abrechnung erzeugten Ausgaben erhalten die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung zum Hochladen der Belege, und die Buchhaltung sieht, wie viele Zeilen einen Beleg haben und wie viele noch fehlen.
Wie Abrechnungs-Upload, Abgleich und die Verfolgung fehlender Belege funktionieren, sehen Sie auf der Seite zu Firmenkartenausgaben und Abrechnungsabstimmung.
Häufig gestellte Fragen
Welche Regeln gelten für die Nutzung einer Firmenkarte?
Die Grundregeln lauten: Die Karte wird nur für geschäftliche Ausgaben und nur vom Karteninhaber genutzt, für jeden Kauf wird ein Beleg auf das Unternehmen eingeholt, Belege werden fristgerecht hochgeladen, und private Ausgaben werden sofort gemeldet.
Was tun, wenn ein Mitarbeitender mit der Firmenkarte privat eingekauft hat?
Der Betrag wird nicht als Aufwand gebucht; in der Türkei wird er auf Konto 135 (Forderungen gegenüber Mitarbeitenden) geführt und vom Mitarbeitenden zurückgefordert. Da der Rückforderungsweg vom Arbeitsrecht abhängt, stimmen Sie die Klausel mit Ihrer Beratung ab.
Wie werden Limits für Firmenkarten festgelegt?
Limits werden nach Kategorie und Zeitraum festgelegt: etwa pro Kauf für Geschäftsessen und pro Tag oder Monat für Fahrten. Bei Ausgaben mit Teilnehmenden ist es fair, das Limit mit der Personenzahl zu multiplizieren.
Wann muss der Beleg für eine Firmenkartenzahlung eingereicht werden?
Die Frist legt das Unternehmen fest, zum Beispiel 5 Arbeitstage nach dem Kauf. Sie sollte enden, bevor die Kartenabrechnung schließt und bevor die Buchhaltungsperiode abgeschlossen wird.