Змест
- Навошта выносіць палітыку па карпаратыўных картах у асобны дакумент?
- Якія пункты павінна мець палітыка па карпаратыўных картах?
- Што будзе, калі супрацоўнік аплаціць карпаратыўнай картай асабістую пакупку?
- Як прапісаць правілы па дакументах і тэрмінах для выдаткаў па карце?
- Чаму правілы лімітаў для наяўных і для карты адрозніваюцца?
- Як гэта працуе ў Masraff?
- Частыя пытанні
- Якія правілы карыстання карпаратыўнай картай?
- Што рабіць кампаніі, калі супрацоўнік аплаціў карпаратыўнай картай асабістую пакупку?
- Як устанаўліваюцца ліміты па карпаратыўнай карце?
- Калі трэба здаць дакумент па пакупцы карпаратыўнай картай?
Карпаратыўная картка дазваляе супрацоўнікам лёгка плаціць ад імя кампаніі. Але калі правілы не запісаныя, у канцы месяца бухгалтэрыя атрымлівае выпіску з адсутнымі дакументамі, незразумелымі катэгорыямі і часам з перамешанымі асабістымі пакупкамі. Гэты артыкул для фінансавых і бухгалтарскіх каманд кампаній у Турцыі, якія карыстаюцца карпаратыўнымі картамі. У ім сабраныя прыклады пунктаў, якія можна адразу перанесці ў палітыку, апісана, як ставіцца да асабістых выдаткаў, і паказана, чаму правілы лімітаў для наяўных выдаткаў і для аплат картай трэба наладжваць па-рознаму.
Навошта выносіць палітыку па карпаратыўных картах у асобны дакумент?
Палітыку па карпаратыўных картах варта выносіць асобна, бо па карце грошы сыходзяць з кампаніі ў момант пакупкі, і кантроль ідзе пасля выдатку, а не да зацвярджэння.
Пры наяўным выдатку супрацоўнік спачатку плаціць сваімі грашыма, а потым просіць кампенсацыю; кампанія нічога не плаціць, пакуль не зацвердзіць. З картай парадак адваротны: банк спісвае аплату, а дакумент і тлумачэнне прыходзяць пазней. Таму правілаў агульнай палітыкі выдаткаў для карт недастаткова. Палітыка па картах павінна дакладна адказваць на тры пытанні: у каго ёсць карта і на якія выдаткі, калі і як здаюцца дакументы і што адбываецца пры пакупцы па-за правіламі.
Якія пункты павінна мець палітыка па карпаратыўных картах?
Палітыка па карпаратыўных картах павінна мець прынамсі пункты пра ўладальніка карты, дазволеныя і забароненыя выдаткі, дакументы, ліміты, асабістыя выдаткі і вяртанне карты.
Пункты ніжэй — пачатковы чарнавік. Сумы і тэрміны прыведзены як прыклад; адаптуйце іх да сваёй кампаніі.
| № | Тэма | Прыклад фармулёўкі |
|---|---|---|
| 1 | Уладальнік карты | Картай карыстаецца толькі супрацоўнік, на імя якога яна выпушчана; перадаваць яе іншым нельга. |
| 2 | Прызначэнне | Карта выкарыстоўваецца толькі для выдаткаў, звязаных з дзейнасцю кампаніі. |
| 3 | Дазволеныя выдаткі | Камандзіроўкі, пражыванне, дзелавыя абеды, транспарт і іншыя катэгорыі, пералічаныя ў гэтай палітыцы. |
| 4 | Забароненыя выдаткі | Асабістыя пакупкі, зняцце наяўных і катэгорыі, закрытыя гэтай палітыкай, картай не аплачваюцца. |
| 5 | Дакументы | На кожную пакупку бярэцца рахунак-фактура або чэк на назву кампаніі; аднаго POS-чэка недастаткова. |
| 6 | Тэрмін здачы дакумента | Дакумент загружаецца ў сістэму на працягу 5 працоўных дзён (прыклад) пасля пакупкі. |
| 7 | Ліміты | Ліміты па катэгорыях пададзены ў табліцы, дададзенай да палітыкі; любое перавышэнне абгрунтоўваецца. |
| 8 | Асабістыя выдаткі | Пра памылковую асабістую пакупку паведамляецца ў той жа дзень, суму кампенсуе супрацоўнік. |
| 9 | Страта і крадзеж | Пры страце карты супрацоўнік неадкладна паведамляе ў банк і фінансавай службе. |
| 10 | Вяртанне | Супрацоўнік, які звальняецца або мяняе пасаду, здае карту ў апошні працоўны дзень. |
Калі хочаце пачаць з гатовай асновы, шаблон палітыкі выдаткаў добра падыходзіць, каб дадаць гэтыя пункты.
Што будзе, калі супрацоўнік аплаціць карпаратыўнай картай асабістую пакупку?
У Турцыі асабістая пакупка па карпаратыўнай карце не з'яўляецца выдаткам кампаніі; яна ўлічваецца як запазычанасць супрацоўніка да яе кампенсацыі.
Паводле турэцкага падатковага заканадаўства выдатак, не звязаны з атрыманнем камерцыйнага даходу, нельга аднесці на выдаткі (Закон аб падатку на даходы № 193, арт. 40, Афіцыйная газета 06.01.1961; для кампаній — праз спасылку ў Законе аб карпаратыўным падатку № 5520, арт. 6, Афіцыйная газета 21.06.2006). ПДВ па такім выдатку таксама нельга прыняць да вылічэння, бо вылічэнне даецца па пакупках, звязаных з аблагальнымі аперацыямі (Закон аб ПДВ № 3065, арт. 29; дзейнічае з 01.01.1985). У бухгалтарскім уліку сума адносіцца не на рахунак выдаткаў, а на рахунак 135 Personelden Alacaklar (разлікі з персаналам) адзінага плана рахункаў Турцыі (Агульнае паведамленне аб прымяненні сістэмы бухгалтарскага ўліку № 1, дзейнічае з 01.01.1994).
Прыклад праводкі: супрацоўнік аплаціў картай асабістую пакупку на 1 200 TRY (прыклад).
| Рахунак | Дэбет | Крэдыт |
|---|---|---|
| 135 Запазычанасць персаналу | 1 200 TRY | |
| Запазычанасць па карпаратыўнай карце (рахунак, які выкарыстоўвае ваша кампанія) | 1 200 TRY |
Як менавіта сума кампенсуецца супрацоўнікам, напрыклад ці можна ўтрымаць яе з заробку, залежыць ад турэцкага працоўнага права. Перш чым запісваць пункт, узгадніце яго з юрыстам па працоўным праве і са сваім фінансавым кансультантам (mali müşavir).
Як прапісаць правілы па дакументах і тэрмінах для выдаткаў па карце?
Правіла па дакументах павінна адначасова вызначаць від дакумента, на каго ён афармляецца, тэрмін загрузкі і наступствы, калі дакумента няма.
Аперацыі, якія ёсць у выпісцы, але без дакумента, забіраюць у бухгалтэрыі найбольш часу ў канцы месяца. У палітыку можна дадаць такі чэк-ліст:
- Ці аформлены дакумент на назву і падатковы нумар кампаніі?
- Ці супадаюць дата і сума ў дакуменце з радком выпіскі?
- Ці пазначаны курс валюты для выдаткаў у замежнай валюце?
- Ці пазначаны ў апісанні дзелавая мэта і, калі трэба, удзельнікі?
- Ці загружаны дакумент у тэрмін, устаноўлены палітыкай?
- Чыё зацвярджэнне патрэбна для дакумента, які прыйшоў пасля закрыцця перыяду?
Як супастаўляць радкі выпіскі з дакументамі, мы пакрокава расказалі ў артыкуле пра зверку выпіскі па карпаратыўнай крэдытнай карце.
Чаму правілы лімітаў для наяўных і для карты адрозніваюцца?
Па наяўных перавышэнне можна заблакаваць да аплаты; па карце грошы ўжо спісаныя, таму перавышэнне робяць бачным і кампенсуюць.
Спыніць заяўку на наяўныя звыш ліміту лагічна, бо кампанія яшчэ не заплаціла. Спыненне аперацыі па карце не адмяняе пакупку, а толькі затрымлівае яе ўлік. Таму для адной і той жа катэгорыі патрэбныя два асобныя правілы:
| Спосаб аплаты | Катэгорыя | Ліміт (прыклад) | Тып правіла | Утрыманне |
|---|---|---|---|---|
| Наяўныя | Дзелавы абед | 400 TRY | Блакаванне | Не |
| Карпаратыўная карта | Дзелавы абед | 400 TRY | Папярэджанне | Так |
Па наяўных супрацоўнік не можа заявіць больш за 400 TRY. Па карце выдатак запісваецца, той, хто зацвярджае, бачыць папярэджанне, а перавышэнне падлягае ўтрыманню.
Як гэта працуе ў Masraff?
У Masraff палітыка па карпаратыўных картах прымяняецца праз правілы па спосабе аплаты ў Механізме палітыкі выдаткаў.
- Правілы па спосабе аплаты: Для адной катэгорыі задаюцца асобныя правілы для наяўных і для карпаратыўнай карты. Як у табліцы вышэй, можна выбраць блакаванне для наяўных і папярэджанне для карты.
- Папярэджанне або блакаванне: У кожнага правіла сваё паведамленне; правіла або блакуе працэс, або толькі паказвае папярэджанне. Папярэджанні бачныя і пры ўводзе выдатку, і ў форме выдаткаў, якую бачыць той, хто зацвярджае.
- Утрыманне: Пры наладзе правіла вы выбіраеце, ці падлягаюць перавышэнні па ім утрыманню. Каб гэта працавала карэктна, ваша ERP-сістэма павінна быць гатовая фарміраваць праводкі па ўтрыманнях.
- Ліміты: Ліміты задаюцца па катэгорыі, па дні або месяцы і па колькасці ўдзельнікаў.
- Закрытыя катэгорыі і апошні тэрмін: Функцыяй блакавання катэгорый непатрэбныя кампаніі катэгорыі выводзяцца з выкарыстання; функцыяй апошняга дня прыёму выдаткаў задаецца апошні дзень, калі выдаткі прымаюцца.
- Зверка выпісак: Выпіска ў Excel, атрыманая з банка, загружаецца, і яе радкі супастаўляюцца з выдаткамі па ID карты, даце і суме. Супрацоўнікі атрымліваюць апавяшчэнне загрузіць дакументы па выдатках, створаных з выпіскі, а бухгалтэрыя бачыць, колькі радкоў ужо з дакументамі і колькі яшчэ не.
Як працуюць загрузка выпіскі, супастаўленне і кантроль адсутных дакументаў, можна паглядзець на старонцы пра выдаткі па карпаратыўных картах і зверку выпісак.
Частыя пытанні
Якія правілы карыстання карпаратыўнай картай?
Асноўныя правілы: картай карыстаецца толькі яе трымальнік і толькі для дзелавых выдаткаў, на кожную пакупку бярэцца дакумент на кампанію, дакументы загружаюцца ва ўстаноўлены тэрмін, а пра асабістыя выдаткі паведамляецца адразу.
Што рабіць кампаніі, калі супрацоўнік аплаціў карпаратыўнай картай асабістую пакупку?
Сума не адлюстроўваецца як выдатак; у Турцыі яна ўлічваецца на рахунку 135 (разлікі з персаналам) і кампенсуецца супрацоўнікам. Паколькі спосаб кампенсацыі залежыць ад працоўнага права, узгадніце пункт палітыкі з кансультантам.
Як устанаўліваюцца ліміты па карпаратыўнай карце?
Ліміты ўстанаўліваюцца па катэгорыі і перыядзе: напрыклад, на адну пакупку для дзелавых абедаў і на дзень або месяц для транспарту. Для выдаткаў з удзельнікамі справядліва памнажаць ліміт на колькасць людзей.
Калі трэба здаць дакумент па пакупцы карпаратыўнай картай?
Тэрмін устанаўлівае кампанія, напрыклад 5 працоўных дзён пасля пакупкі. Ён павінен заканчвацца да закрыцця выпіскі і да закрыцця ўліковага перыяду.