Sommario
- Perché la carta aziendale richiede una policy dedicata?
- Quali clausole deve contenere una policy per la carta aziendale?
- Cosa succede se un dipendente usa la carta aziendale per spese personali?
- Come si scrivono le regole su giustificativi e scadenze per la carta?
- Perché le regole sui limiti sono diverse per contanti e carta?
- Come funziona in Masraff?
- Domande frequenti
- Quali sono le regole per l'uso della carta aziendale?
- Cosa fare se un dipendente ha fatto un acquisto personale con la carta aziendale?
- Come si stabiliscono i limiti della carta aziendale?
- Entro quando va consegnato il giustificativo di una spesa con carta aziendale?
La carta aziendale permette ai dipendenti di pagare facilmente per conto dell'azienda. Ma se le regole non sono scritte, a fine mese l'ufficio contabilità riceve un estratto conto pieno di giustificativi mancanti, categorie poco chiare e, a volte, acquisti personali. Questo articolo è pensato per i team finanza e contabilità delle aziende in Turchia che usano carte aziendali. Propone clausole di esempio da copiare nella vostra policy, spiega come gestire le spese personali e mostra perché le regole sui limiti vanno impostate in modo diverso per le spese in contanti e per quelle con carta.
Perché la carta aziendale richiede una policy dedicata?
La carta aziendale richiede una policy dedicata perché il denaro esce dall'azienda al momento dell'acquisto e il controllo avviene dopo la spesa.
Con una spesa in contanti il dipendente paga prima di tasca propria e poi chiede il rimborso; l'azienda non paga nulla finché non approva. Con la carta l'ordine si inverte: la banca addebita l'importo, mentre giustificativo e spiegazione arrivano dopo. Per questo le regole di una politica di spesa aziendale generale non bastano per le carte. Una policy per la carta deve rispondere chiaramente a tre domande: chi ha una carta e per quali spese, quando e come si consegnano i giustificativi, e cosa succede quando una spesa viola le regole?
Quali clausole deve contenere una policy per la carta aziendale?
Una policy per la carta aziendale deve regolare almeno titolarità, spese consentite e vietate, giustificativi, limiti, spese personali e restituzione della carta.
Le clausole seguenti sono una prima bozza. Importi e scadenze sono esempi; adattateli alla vostra azienda.
| N. | Tema | Clausola di esempio |
|---|---|---|
| 1 | Titolarità | La carta è usata solo dal dipendente a cui è intestata e non può essere ceduta ad altri. |
| 2 | Finalità | La carta è usata solo per spese legate all'attività aziendale. |
| 3 | Spese consentite | Viaggi, alloggio, pranzi di lavoro, trasporti e le altre categorie indicate in questa policy. |
| 4 | Spese vietate | Acquisti personali, prelievi di contanti e categorie chiuse da questa policy non si pagano con la carta. |
| 5 | Giustificativi | Per ogni acquisto si ottiene una fattura o una ricevuta intestata all'azienda; lo scontrino del POS da solo non basta. |
| 6 | Scadenza | Il giustificativo viene caricato entro 5 giorni lavorativi (esempio) dall'acquisto. |
| 7 | Limiti | I limiti per categoria sono riportati nella tabella allegata a questa policy; ogni superamento va motivato. |
| 8 | Spese personali | Un acquisto personale fatto per errore viene segnalato lo stesso giorno e recuperato dal dipendente. |
| 9 | Smarrimento e furto | In caso di smarrimento il dipendente avvisa subito la banca e il team finanza. |
| 10 | Restituzione | Chi lascia l'azienda o cambia ruolo restituisce la carta l'ultimo giorno di lavoro. |
Se volete partire da una struttura pronta, il modello di politica di spesa è una buona base su cui aggiungere queste clausole.
Cosa succede se un dipendente usa la carta aziendale per spese personali?
In Turchia una spesa personale pagata con la carta aziendale non è un costo dell'azienda; si registra come credito verso il dipendente finché non viene recuperata.
Secondo il diritto tributario turco, una spesa non collegata alla produzione del reddito d'impresa non è deducibile come costo (Legge n. 193 sull'imposta sul reddito, art. 40, Gazzetta Ufficiale del 06.01.1961; per le società tramite l'art. 6 della Legge n. 5520 sull'imposta sulle società, Gazzetta Ufficiale del 21.06.2006). Nemmeno l'IVA è detraibile, perché la detrazione spetta solo per gli acquisti legati a operazioni imponibili (Legge IVA n. 3065, art. 29; in vigore dal 01.01.1985). In contabilità l'importo non va su un conto di costo ma sul conto 135 Personelden Alacaklar (crediti verso il personale) del piano dei conti uniforme turco (Comunicato generale n. 1 sull'applicazione del sistema contabile, in vigore dal 01.01.1994).
Registrazione di esempio: un dipendente ha fatto un acquisto personale di 1.200 TRY (esempio) con la carta.
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| 135 Crediti verso il personale | 1.200 TRY | |
| Debito per carta aziendale (il conto usato dalla vostra azienda) | 1.200 TRY |
Il modo in cui l'importo viene recuperato dal dipendente, per esempio se può essere trattenuto dallo stipendio, dipende dal diritto del lavoro turco. Prima di scrivere la clausola verificatela con il vostro consulente del lavoro e con il vostro commercialista (mali müşavir).
Come si scrivono le regole su giustificativi e scadenze per la carta?
Una regola sui giustificativi deve definire insieme il tipo di documento, l'intestatario, la scadenza di caricamento e cosa succede se manca.
Le operazioni che compaiono sull'estratto conto ma senza giustificativo sono ciò che fa perdere più tempo alla contabilità a fine mese. Potete aggiungere questa checklist alla policy:
- Il giustificativo riporta la ragione sociale e il codice fiscale dell'azienda?
- Data e importo del giustificativo coincidono con la riga dell'estratto conto?
- Per le spese in valuta estera è indicato il tasso di cambio?
- La descrizione riporta lo scopo aziendale e, se presenti, i partecipanti?
- Il giustificativo è stato caricato entro la scadenza della policy?
- Chi deve approvare un giustificativo arrivato dopo la chiusura del periodo?
Spieghiamo passo per passo come abbinare le righe dell'estratto conto ai giustificativi nell'articolo sulla riconciliazione dell'estratto conto della carta di credito aziendale.
Perché le regole sui limiti sono diverse per contanti e carta?
Con i contanti un superamento si può bloccare prima del pagamento; con la carta il denaro è già uscito, quindi il superamento viene reso visibile e recuperato.
Bloccare una richiesta in contanti oltre il limite ha senso perché l'azienda non ha ancora pagato. Bloccare una spesa con carta non annulla l'acquisto, ne ritarda solo la registrazione. Per questo la stessa categoria ha bisogno di due regole separate:
| Metodo di pagamento | Categoria | Limite (esempio) | Tipo di regola | Trattenuta |
|---|---|---|---|---|
| Contanti | Pranzo di lavoro | 400 TRY | Blocco | No |
| Carta aziendale | Pranzo di lavoro | 400 TRY | Avviso | Sì |
Con i contanti il dipendente non può dichiarare più di 400 TRY. Con la carta la spesa viene registrata, l'approvatore vede l'avviso e il superamento è soggetto a trattenuta.
Come funziona in Masraff?
In Masraff la policy per la carta aziendale si applica con regole definite per metodo di pagamento nell'Expense Policy Engine (motore delle politiche di spesa).
- Regole per metodo di pagamento: per la stessa categoria si scrivono regole separate per le spese in contanti e con carta aziendale. Come nella tabella sopra, potete scegliere il blocco per i contanti e l'avviso per la carta.
- Avviso o blocco: ogni regola ha un proprio messaggio; la regola blocca il processo oppure mostra solo un avviso. Gli avvisi compaiono sia all'inserimento della spesa sia nel modulo spese che vede l'approvatore.
- Trattenuta: quando definite una regola, scegliete se i superamenti di quella regola sono soggetti a trattenuta. Perché funzioni correttamente, il vostro ERP deve essere pronto a registrare le scritture di trattenuta.
- Limiti: i limiti si impostano per categoria, per giorno o mese e per numero di partecipanti.
- Categorie chiuse e scadenza: con «Blocca categorie» le categorie che l'azienda non vuole usare vengono disattivate; con l'«Ultimo giorno di accettazione delle spese» si fissa l'ultimo giorno in cui le spese vengono accettate.
- Riconciliazione dell'estratto conto: l'estratto conto Excel ricevuto dalla banca viene caricato e le sue righe vengono abbinate alle spese tramite ID carta, data e importo. I dipendenti ricevono una notifica per caricare i giustificativi delle spese create dall'estratto conto, e la contabilità vede quante righe hanno il giustificativo e quante mancano ancora.
Per vedere come funzionano caricamento dell'estratto conto, abbinamento e monitoraggio dei giustificativi mancanti, consultate la pagina su spese con carta aziendale e riconciliazione dell'estratto conto.
Domande frequenti
Quali sono le regole per l'uso della carta aziendale?
Le regole di base sono: la carta si usa solo per spese di lavoro e solo dal titolare, per ogni acquisto si ottiene un giustificativo intestato all'azienda, i giustificativi si caricano entro la scadenza e le spese personali si segnalano subito.
Cosa fare se un dipendente ha fatto un acquisto personale con la carta aziendale?
L'importo non si registra come costo; in Turchia si rileva sul conto 135 (crediti verso il personale) e si recupera dal dipendente. Poiché il metodo di recupero dipende dal diritto del lavoro, verificate la clausola con il vostro consulente.
Come si stabiliscono i limiti della carta aziendale?
I limiti si stabiliscono per categoria e periodo: per esempio per singolo acquisto per i pranzi di lavoro e per giorno o mese per i trasporti. Per le spese con partecipanti, moltiplicare il limite per il numero di persone è un metodo equo.
Entro quando va consegnato il giustificativo di una spesa con carta aziendale?
La scadenza la stabilisce l'azienda, per esempio 5 giorni lavorativi dopo l'acquisto. Deve scadere prima della chiusura dell'estratto conto e prima della chiusura del periodo contabile.